Pe scurt: Un sistem CRM pentru freelanceri și consultanți ține într-un singur loc clienții, propunerile trimise, proiectele în lucru, orele consumate și facturile emise. Arată în orice moment ce a fost trimis și cui, ce este de livrat și ce sume sunt de încasat; pentru întârzierile de plată dintre profesioniști, legea permite dobânda penalizatoare și o despăgubire minimă de 40 de euro pe creanță.
Un sistem CRM pentru freelanceri și consultanți ține într-un singur loc clienții, propunerile trimise, proiectele în lucru, orele consumate și facturile emise. Nu vă aduce clienți și nu vă ține contabilitatea. Rezolvă altceva: să știți în orice moment ce ați trimis și cui, ce aveți de livrat săptămâna asta și ce bani aveți de încasat.
Zarina CRM se instalează pe găzduirea companiei sau pe o găzduire pe care o închiriați dumneavoastră, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, fără abonament lunar.
Ce puteți cere legal când un client nu plătește
Cea mai frecventă problemă a unui freelancer nu este lipsa clienților, ci încasarea. Iar aici legea vă dă mai mult decât știu majoritatea celor care lucrează pe cont propriu.
Legea nr. 72/2013 reglementează plățile între profesioniști. Potrivit art. 5 alin. (1), termenul de plată nu poate depăși 60 de zile calendaristice, iar o clauză care prevede mai mult poate fi considerată abuzivă. Dacă în contract nu ați prevăzut nicio penalitate, se aplică dobânda legală penalizatoare, stabilită la nivelul ratei dobânzii de referință a Băncii Naționale plus 8 puncte procentuale. În plus, art. 10 alin. (1) vă dă dreptul la o despăgubire minimă de 40 de euro, în echivalent lei, pentru cheltuielile de recuperare — fără să trebuiască să dovediți cuantumul lor.
Ca să puteți invoca oricare dintre ele, aveți nevoie de un lucru banal: să știți exact data facturii, data scadenței și ce ați comunicat clientului între timp. Asta e evidență, nu drept. Dacă aveți o notificare de plată trimisă la data corectă, discuția arată altfel decât un mesaj pe WhatsApp la trei săptămâni după scadență.
Ce rezolvă efectiv aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Fișa de client | Datele, contractul, tarifele convenite și tot istoricul discuțiilor într-un singur ecran. Când un client revine după doi ani, nu reconstruiți din memorie. |
| Propuneri și oferte | Ofertele se generează din șabloane și se poate vedea dacă au fost deschise, prin oferta web cu urmărire. Util pentru a ști când merită o revenire. |
| Stadiul discuțiilor | Fiecare oportunitate are o etapă vizibilă, într-un pipeline vizual. Vedeți ce a rămas fără răspuns, fără să răsfoiți inbox-ul. |
| Proiecte și livrabile | Proiectul se împarte în etape cu termene proprii, urmărite prin gestiunea sarcinilor. |
| Ore lucrate | Timpul se consemnează pe client și pe proiect, cu evidența orelor lucrate. Baza pentru a ști dacă tariful dumneavoastră acoperă efortul real. |
| Documente | Contractele, brief-urile și livrabilele stau legate de client, nu în conversații — vedeți documentele atașate fișei. |
| Facturare și scadențe | Factura se emite din proiect și pleacă în SPV prin integrarea cu RO e-Factura, obligatorie în relația cu firmele. |
| Urmărirea încasărilor | Facturile depășite apar într-o listă, iar reamintirile pot pleca programat, prin automatizarea mesajelor de urmărire. Nu mai cereți dumneavoastră banii de fiecare dată. |
Vă configurăm o instanță de test cu structura dumneavoastră reală: tipurile de proiecte, tarifele, etapele pe care le urmăriți. Fără prezentare comercială și fără obligație.
CRM pentru PFA: ce se schimbă față de un SRL
Pentru o persoană fizică autorizată (PFA), un întreprinzător individual sau o profesie liberală, munca cu clienții arată la fel ca la o firmă mică: cereri, oferte, contracte, ore lucrate și facturi. Diferențele țin de evidență și de volum, nu de procesul comercial.
| Situația unui PFA | Ce ajută în CRM |
|---|---|
| Un singur om face vânzarea, livrarea și facturarea | Toate sunt în aceeași fișă de client: discuția, oferta, orele lucrate și factura. Reamintirile de follow-up și de plată pornesc singure, la termen. |
| Evidența încasărilor și plăților | Încasările înregistrate pe fiecare factură dau o situație la zi a sumelor încasate și restante, utilă la completarea evidenței contabile. CRM-ul nu înlocuiește registrul obligatoriu și nici contabilul. |
| Facturi către firme | Factura se emite din CRM și se poate transmite în RO e-Factura. Regulile care se aplică exact activității proprii se confirmă cu contabilul. |
| Plătitor sau neplătitor de TVA | Facturile se configurează pentru situația fiscală a fiecărui PFA. Depășirea plafonului se urmărește din totalul facturat; detalii în ghidul despre plafonul de TVA. |
| Primul colaborator | Utilizatorii sunt nelimitați, deci un colaborator sau un asistent primește cont propriu, cu drepturi limitate, fără cost suplimentar. |
Pentru un PFA la început de drum, cu câțiva clienți pe lună, un tabel bine ținut sau un CRM gratuit poate fi suficient. Licența unică începe să aibă sens când numărul de clienți și de facturi crește sau când activitatea se transformă în firmă cu angajați, iar istoricul nu trebuie mutat dintr-un sistem în altul.
Onest despre preț: pentru cine are sens și pentru cine nu
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Pentru o firmă cu zece oameni este o sumă mică. Pentru un freelancer la început de drum este o sumă mare, și nu are rost să pretindem altceva.
Nu are sens dacă lucrați singur, aveți sub zece clienți și un flux previzibil. Un tabel bine ținut și o aplicație de facturare vă rezolvă problema la o fracțiune din cost, iar noi vă spunem asta înainte, nu după.
Are sens în trei situații. Prima: aveți deja colaboratori și informația începe să se fragmenteze între voi. A doua: lucrați cu clienți care cer confidențialitate contractuală și trebuie să puteți spune unde stau datele lor. A treia: faceți socoteala pe cinci ani și comparați cu un abonament lunar per utilizator — pragul de rentabilitate apare mai devreme decât pare, mai ales dacă intenționați să creșteți echipa.
Ce nu face
Nu vă aduce clienți. Nu este o platformă de proiecte, nu generează lead-uri și nu face promovare. Organizează ce intră, nu produce intrări.
Nu ține contabilitatea. Nu calculează impozite, nu depune declarații și nu înlocuiește contabilul. Emite facturi și urmărește încasările, atât.
Nu vă economisește „două ore pe zi”. Nu avem cum să știm asta și nici nu am măsurat-o. Ce putem spune este ce dispare concret: căutarea unui document vechi, reconstituirea unei discuții de acum un an și lista mentală a facturilor neîncasate.
Unde stau datele
Aplicația rulează pe un server pe care îl controlați. Nu există o instanță comună mai multor utilizatori, iar furnizorul nu are acces la baza dumneavoastră de date decât dacă i-l acordați explicit, pentru o intervenție punctuală. Detalii în pagina despre instalarea pe găzduirea companiei.
Pentru un consultant, argumentul devine relevant atunci când semnați acorduri de confidențialitate. Clauza „datele rămân la prestator” e greu de susținut dacă ele stau, de fapt, la un furnizor terț ales de dumneavoastră.
Surse oficiale
- Legea nr. 72/2013 — termenul de plată între profesioniști (art. 5), dobânda penalizatoare, despăgubirea de 40 de euro (art. 10)
- ANAF — obligațiile fiscale ale PFA și ale societăților, documentația RO e-Factura
- ANSPDCP — obligațiile operatorului de date cu caracter personal
Articole conexe
Întrebări frecvente
Ce este un sistem CRM pentru freelanceri?
Este o aplicație care ține evidența clienților, a propunerilor trimise, a proiectelor în lucru, a orelor consumate și a facturilor emise. Spre deosebire de un CRM corporativ, nu presupune o echipă de vânzări; este construit în jurul unei singure persoane sau al unui grup mic care lucrează pe proiecte.
Merită pentru cineva care lucrează singur?
Nu întotdeauna, și e corect să o spunem. Dacă aveți sub zece clienți și un flux previzibil, un tabel bine ținut plus o aplicație de facturare rezolvă problema la un cost mult mai mic. Devine util când aveți colaboratori, când numărul de proiecte simultane crește sau când clienții cer garanții contractuale privind locul în care stau datele.
Cât costă și există abonament lunar?
Licența costă 2.990 € plus TVA, plătită o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există abonament lunar și nici cost per utilizator. Serviciile opționale — implementare extinsă, dezvoltări specifice, mentenanță — se contractează separat, doar la cerere.
Ce pot cere dacă un client nu plătește la timp?
În relația dintre profesioniști, Legea nr. 72/2013 prevede un termen de plată de cel mult 60 de zile calendaristice. În lipsa unei clauze contractuale, se aplică dobânda legală penalizatoare, la nivelul ratei de referință a Băncii Naționale plus 8 puncte procentuale. Puteți cere și o despăgubire minimă de 40 de euro pentru cheltuielile de recuperare, fără a dovedi cuantumul lor.
Aplicația trimite singură reamintirile de plată?
Da. Facturile depășite apar într-o listă, iar mesajele de reamintire pot pleca programat, la intervalele pe care le stabiliți. Textul îl scrieți dumneavoastră o singură dată; ce se schimbă e momentul, nu tonul, ceea ce scoate discuția despre bani din zona personală.
Îmi aduce clienți noi?
Nu. Nu este o platformă de proiecte, nu generează cereri și nu face promovare. Organizează ce intră deja: propuneri trimise, discuții în derulare, proiecte în lucru. Dacă problema dumneavoastră este lipsa cererilor, un CRM nu o rezolvă.
Înlocuiește contabilul sau programul de contabilitate?
Nu. Nu calculează impozite, nu depune declarații și nu ține evidența contabilă. Emite facturi, le transmite în SPV prin integrarea cu RO e-Factura și urmărește încasările. Partea fiscală rămâne la contabil.
Pot urmări cât timp consum pe fiecare client?
Da. Orele se înregistrează pe client și pe proiect. Este singura modalitate onestă de a afla dacă tariful pe care l-ați stabilit acoperă efortul real, mai ales la proiectele cu preț fix, unde depășirea nu se vede în factură.
Unde sunt stocate datele clienților mei?
Pe un server pe care îl controlați dumneavoastră — propriu sau închiriat. Nu există o instanță partajată între mai mulți utilizatori. Furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție tehnică punctuală.
Ce se întâmplă când angajez primul colaborator?
Nu se schimbă nimic în cost, pentru că licența nu se calculează per utilizator. Colaboratorul primește acces la istoricul clienților și proiectelor din prima zi, iar drepturile se pot limita pe roluri, astfel încât să vadă doar ce îi este necesar.
Funcționează pentru orice tip de activitate independentă?
Structura de bază — clienți, propuneri, proiecte, ore, facturi — este comună majorității activităților de consultanță și prestări servicii. Câmpurile și etapele se configurează la implementare, iar modulele nefolosite pot fi ascunse, ca interfața să rămână simplă.
Trebuie să folosesc e-Factura ca freelancer?
În relația cu persoane juridice, transmiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura este obligatorie. Aplicația poate emite factura și o poate trimite în Spațiul Privat Virtual. Pentru regulile aplicabile situației dumneavoastră concrete, verificați documentația ANAF sau întrebați contabilul.
Domenii conexe
Aceleași fluxuri — clienți, proiecte, ore lucrate, facturi — configurate pentru alte profesii din servicii:
Dacă pregătești un proiect de finanțare: situația fondurilor de digitalizare pe cele 8 regiuni — cu denumirile exacte ale apelurilor, bugetele și calendarele verificate în documentele oficiale.
Vezi apelurile deschise →