Pe scurt: Un soft CRM pentru agenții SEO și social media ține evidența clienților pe retainer, a livrabilelor promise, a orelor consumate pe fiecare cont, a accesurilor deținute și a raportărilor lunare. Nu face SEO și nu înlocuiește instrumentele de analiză, dar arată ce s-a promis, cât a costat livrarea și ce depinde de client.
Un soft CRM pentru agenții SEO și social media ține evidența clienților pe retainer, a livrabilelor promise, a orelor consumate pe fiecare cont, a accesurilor deținute și a raportărilor lunare. Nu face SEO, nu înlocuiește instrumentele de analiză și nu produce rapoarte de performanță. Rezolvă partea administrativă în care agențiile pierd cel mai des bani: ce ați promis, cât v-a costat să livrați și pe cine așteptați.
Citiți o pagină de vânzare scrisă pentru oameni care fac SEO profesionist. Presupunem că veți observa fiecare tehnică folosită aici, așa că nu am folosit niciuna care nu ar rezista la o privire atentă: fără sinonime înșirate, fără densitate forțată, fără promisiuni nemăsurate.
Unde pierde bani o agenție pe retainer
Modelul de abonament lunar are o proprietate incomodă: prețul e fix, efortul nu. Un client cu 1.500 de lei pe lună poate consuma opt ore într-o lună și douăzeci și cinci în următoarea, fără ca nimeni să observe până la analiza de la sfârșitul anului.
Extinderea tăcută a scopului. Cererea „ne mai faci și o postare pentru lansare” nu ajunge niciodată într-un contract. Se acumulează. După șase luni, jumătate din livrabilele unui client nu sunt în oferta inițială, iar renegocierea pornește dintr-o poziție slabă pentru că nu aveți lista.
Ore neconsemnate. Un call de patruzeci de minute, o revizie neplanificată, o discuție pe grup — nimic din toate acestea nu se înregistrează, dar toate consumă capacitate. Fără ore pe client, nu puteți răspunde la singura întrebare care contează: care client vă aduce marjă și care vă consumă echipa.
Raportarea lunară, înmulțită cu portofoliul. Zece clienți înseamnă zece termene de raportare, fiecare la altă dată, fiecare cu alt format convenit. Este cea mai previzibilă cauză de nemulțumire într-o relație pe retainer, și e pur administrativă.
Problema accesurilor, pe care nimeni nu o discută
O agenție digitală acumulează, în timp, acces la proprietăți care nu îi aparțin: conturi de analiză a traficului, proprietăți din consola de căutare, manageri de business pentru rețele sociale, conturi de publicitate, panouri de administrare a site-urilor. Uneori zeci, pentru zeci de clienți.
Două întrebări la care puține agenții pot răspunde imediat. Prima: la ce anume aveți acces, pentru fiecare client în parte? A doua: ce se întâmplă când pleacă persoana care a configurat totul?
Sistemul ține o evidență a accesurilor: pentru fiecare client, ce tip de acces există, cine din echipă îl deține și de când. La încheierea colaborării, aveți lista de retras. La plecarea unui coleg, aveți lista de transferat.
Vă configurăm o instanță de test cu structura reală a agenției: pachetele de servicii, livrabilele lunare, tarifele și echipa. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Ce face concret aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Fișa de client | Contractul, pachetul de servicii, livrabilele lunare convenite și tot istoricul discuțiilor într-un singur ecran. |
| Livrabile lunare | Lista celor promise, cu stare și responsabil, urmărită prin gestiunea sarcinilor pe echipă. Baza discuției la renegociere. |
| Ore pe client | Timpul se consemnează pe cont și pe tip de activitate, cu evidența orelor lucrate și modulul de pontaj. |
| Rentabilitate pe cont | Orele consumate comparate cu retainerul facturat, în modulul de rapoarte. |
| Termene de raportare | Fiecare client are propria dată lunară, cu notificare, în calendarul de activități. |
| Evidența accesurilor | Ce tip de acces există pentru fiecare client, cine îl deține și din ce dată. Fără parole. |
| Propuneri noi | Ofertele se generează din pachete predefinite prin modulul de ofertare și pot fi trimise cu urmărirea deschiderii. |
| Pipeline comercial | Discuțiile în derulare, pe etape, într-un pipeline vizual. |
| Colaboratori externi | Freelancerii cu care lucrați, tarifele și lucrările alocate, prin modulul de parteneri, cu acces limitat. |
| Documente | Contracte, acorduri de prelucrare și brief-uri legate de client — vedeți documentele atașate fișei. |
| Facturare | Retainerele lunare se emit din fișa clientului și pleacă în SPV prin integrarea cu RO e-Factura. |
| Drepturi pe roluri | Cine vede ce cont se stabilește prin administrarea rolurilor, util când lucrați cu clienți concurenți. |
Sunteți, cel mai probabil, persoană împuternicită
Când administrați conturile de publicitate ale unui client, gestionați liste de abonați sau aveți acces la datele lui de trafic, prelucrați date cu caracter personal în numele lui. În limbajul regulamentului european, dumneavoastră sunteți persoană împuternicită de operator, iar clientul este operatorul.
Articolul 28 din regulament cere ca relația să fie reglementată printr-un contract scris, care să prevadă obiectul și durata prelucrării, natura și scopul, tipul de date, categoriile de persoane vizate și obligațiile părților. Includeți și condiții pentru subcontractare — relevante dacă lucrați cu freelanceri.
Practic: acordurile de prelucrare a datelor cu clienții dumneavoastră nu sunt formalități de arhivă, ci documente pe care trebuie să le puteți găsi. Se atașează fișei de client, alături de contractul comercial.
Ce nu face
Nu face SEO și nu produce rapoarte de performanță. Nu se conectează la instrumentele de analiză a traficului, nu extrage poziții și nu generează grafice de trafic. Continuați să folosiți instrumentele dumneavoastră.
Nu programează postări. Nu este un instrument de publicare pe rețele sociale și nu înlocuiește aplicațiile pe care le folosiți pentru asta.
Nu stochează parole. Ține evidența accesurilor, nu credențialele.
Ceea ce face este stratul dintre instrumentele dumneavoastră și clienții dumneavoastră: ce ați promis, cine lucrează, cât a durat, ce s-a facturat și când e următorul termen.
Cât costă
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per om și nici abonament lunar.
Pentru o agenție, calculul e simplu de făcut și îl puteți face singur: numărul de oameni cu acces, înmulțit cu tariful lunar al alternativei, înmulțit cu numărul de luni în care intenționați să folosiți sistemul. Includeți și colaboratorii externi, pentru că în modelele pe utilizator ei costă la fel ca angajații. Detaliile sunt în pagina de licențiere, iar dacă aveți nevoie de fluxuri care nu există în varianta standard, există o variantă dezvoltată pe măsură.
Unde stau datele
Aplicația rulează pe serverul agenției sau pe o mașină închiriată de agenție. Nu există o instanță comună mai multor agenții, iar furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție punctuală. Arhitectura este descrisă în pagina despre instalarea pe găzduirea companiei.
Argumentul are greutate specifică aici: dacă lucrați cu doi clienți din aceeași industrie, separarea informației nu e o preferință, ci o obligație contractuală. Iar întrebarea „unde ajung datele noastre” vine de la clienții corporativi în procesul de selecție a furnizorilor, nu după.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la pachetele de servicii pe care le vindeți și de la livrabilele pe care le-ați convenit deja, nu de la un șablon. Portofoliul se importă din Excel sau din aplicația anterioară. Etapele sunt descrise în pagina despre implementarea sistemului, iar cererile venite de la clienți pot intra într-un flux dedicat prin modulul de solicitări.
Surse oficiale
- Regulamentul (UE) 2016/679 — articolul 28, obligațiile persoanei împuternicite și conținutul contractului de prelucrare
- ANSPDCP — ghiduri și decizii ale autorității române de supraveghere
- ANAF — documentația privind sistemul RO e-Factura
Articole conexe
- De ce este important un CRM pentru agenție imobiliară?
- Program CRM pentru agenții de turism și ticketing
- Ce este CSR (Corporate Social Responsibility)
În Zarina CRM: Email marketing.
Întrebări frecvente
Ce este un soft CRM pentru agenții SEO și social media?
Este o aplicație care ține evidența clienților pe retainer, a livrabilelor promise, a orelor consumate pe fiecare cont, a accesurilor deținute și a termenelor de raportare. Nu face SEO, nu produce rapoarte de performanță și nu programează postări; se ocupă de stratul administrativ dintre instrumentele agenției și clienții ei.
Se conectează la instrumentele de analiză a traficului?
Nu. Nu extrage poziții, trafic sau indicatori de performanță și nu generează rapoarte pentru clienți. Analiza rămâne în instrumentele pe care le folosiți deja. Sistemul urmărește livrabilele, orele, termenele și facturarea.
Cum ajută la problema retainerelor neprofitabile?
Orele se înregistrează pe client și pe tip de activitate, iar raportul compară timpul consumat cu suma facturată. Este singurul mod de a afla care conturi vă aduc marjă și care vă consumă echipa, înainte ca situația să devină vizibilă în rezultatul anual.
Stochează parolele conturilor clienților?
Nu, și este o alegere deliberată. Baza de date a unei aplicații de gestiune nu este locul potrivit pentru credențialele clienților. Sistemul ține evidența accesurilor — ce tip de acces există pentru fiecare client, cine îl deține și din ce dată — iar pentru credențiale ar trebui să folosiți un manager de parole dedicat.
Ce se întâmplă cu accesurile când pleacă un coleg?
Aveți lista completă a accesurilor pe care le deținea, pe fiecare client, cu data de la care le are. Transferul devine o procedură, nu o reconstituire. Aceeași listă este utilă și la încheierea unei colaborări, când trebuie să retrageți accesurile.
Agenția mea este persoană împuternicită de operator?
Cel mai probabil da, atunci când administrează conturi de publicitate, liste de abonați sau date de trafic în numele clientului. Articolul 28 din regulamentul european cere ca relația să fie reglementată printr-un contract scris, cu un conținut minim prevăzut de text. Pentru situația concretă, verifică regulamentul sau consultă un specialist în protecția datelor.
Aplicația mă face conform cu GDPR?
Nu, și niciun furnizor nu poate promite corect acest lucru. Instalarea pe găzduirea companiei vă dă control asupra locului în care stau datele și asupra accesului, ceea ce este o parte a conformității. Restul depinde de măsurile agenției: acordurile de prelucrare cu clienții, evidența prelucrărilor, condițiile de subcontractare.
Pot lucra cu freelanceri fără să plătesc în plus?
Da. Licența nu se calculează per utilizator, deci colaboratorii externi nu adaugă niciun cost. Accesul lor se poate limita la lucrările alocate, prin drepturi pe roluri, ceea ce contează când lucrați simultan cu clienți din aceeași industrie.
Cât costă și există abonament lunar?
Licența costă 2.990 € plus TVA, plătită o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există abonament lunar și nici cost per utilizator. Serviciile opționale — implementare extinsă, dezvoltări specifice, mentenanță — se contractează separat, doar la cerere.
Unde sunt stocate datele clienților agenției?
Pe serverul agenției sau pe o mașină închiriată de agenție. Nu există o instanță partajată între mai multe agenții și nu se folosește un cloud public comun. Furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție tehnică punctuală.
Ajută la controlul extinderii scopului într-un contract?
Da, prin evidență. Livrabilele convenite se înregistrează pe client, iar cererile suplimentare se adaugă ca sarcini distincte, cu ore proprii. La renegociere aveți lista a ceea ce livrați efectiv, comparată cu ce ați contractat, în loc de o discuție bazată pe impresii.
Este potrivit pentru o agenție de doi-trei oameni?
Depinde de portofoliu, nu de mărimea echipei. Cu cinci clienți pe retainer și livrabile simple, un tabel bine ținut poate fi suficient. Devine util când numărul de conturi crește, când lucrați cu freelanceri sau când clienții încep să ceară garanții contractuale privind prelucrarea datelor.
Domenii conexe
Aceleași fluxuri — clienți, proiecte, ore lucrate, facturi — configurate pentru alte profesii din servicii:
Dacă pregătești un proiect de finanțare: situația fondurilor de digitalizare pe cele 8 regiuni — cu denumirile exacte ale apelurilor, bugetele și calendarele verificate în documentele oficiale.
Vezi apelurile deschise →