Instruire mai rapidă
Angajatul nou devine productiv mai repede.
- Materiale pe roluri
- Ordine de parcurgere
- Fără ocuparea colegilor
- Verificabil ce a parcurs
- contact@zarinacrm.ro
- 0758.068.538
Inclus de la pachetul START
Documentație și manuale, procedurile firmei, într-un singur loc
Procedurile interne, manualele de produs, instrucțiunile de lucru și răspunsurile la întrebările frecvente stau într-o bibliotecă structurată, cu categorii, căutare și drepturi pe roluri. Articolele pot fi publicate și pentru clienți, iar echipa nouă se instruiește din materiale actualizate, nu din explicații repetate de colegi.
De la 2.490 € + TVAplată unică, fără abonament lunar- Proceduri într-un singur loc
- Drepturi pe roluri
- Articole publice, opțional
- Legături din tichete
- Actualizare centralizată
Proceduri într-un singur loc
Drepturi pe roluri
Articole publice, opțional
Pe scurt
Documentație și manuale interne, într-un singur loc. Procedurile interne, manualele de produs, instrucțiunile de lucru și răspunsurile la întrebările frecvente stau într-o bibliotecă structurată, cu categorii, căutare și drepturi pe roluri. Inclus de la pachetul START. Licență definitivă, instalare pe serverul firmei și utilizatori nelimitați.
Funcționează împreună cu: CRM multilingv, Portalul clientului, HR și pontaj.
Problema
Situația actuală, când procedurile sunt în capul oamenilor
Cunoașterea nescrisă pare gratuită până în ziua în care persoana care o deține pleacă sau lipsește.
- Fiecare lucrează după cum a învățat Aceeași operațiune se execută în trei moduri diferite, în funcție de cine a instruit angajatul.
- Instruirea consumă timpul celor buni Un angajat nou ocupă săptămâni din timpul celui mai experimentat coleg.
- Documentele sunt împrăștiate Proceduri pe un disc partajat, instrucțiuni într-un e-mail, restul în discuții.
- Nu se știe care versiune e valabilă Procedura actualizată circulă într-un fișier, iar echipa lucrează după varianta veche.
- Clienții întreabă același lucru Întrebările frecvente ocupă suportul, deși răspunsul ar putea fi public.
- Cunoașterea pleacă cu angajatul La plecarea cuiva, firma redescoperă cum se făcea o operațiune.
Ce face modulul
Ce conține modulul de documentație
Modulul adaugă o bibliotecă de articole, cu structură, căutare, drepturi și publicare opțională.
01 / 06
Articole structurate
Informația are o ordine.
- Categorii și subcategorii
- Articole cu titlu și conținut
- Ordonare proprie
- Căutare pe text
02 / 06
Drepturi pe roluri
Nu toate procedurile sunt pentru toți.
- Acces pe roluri
- Categorii restrânse
- Articole interne
- Articole publice, opțional
03 / 06
Publicare pentru clienți
Întrebările frecvente, rezolvate singure.
- Pagini publice pe domeniul firmei
- Articole selectate
- Legături trimise din suport
- Reduce volumul de solicitări
04 / 06
Atașamente
Documentele însoțesc explicația.
- Fișiere atașate articolelor
- Formate uzuale
- Descărcare controlată
- Versiune curentă vizibilă
05 / 06
Actualizare centralizată
O modificare, într-un singur loc.
- Articol actualizat central
- Echipa vede varianta curentă
- Istoric al modificărilor
- Autor consemnat
06 / 06
Legături din aplicație
Documentația ajunge unde e nevoie.
- Legături din tichete
- Legături din sarcini
- Trimitere către client
- Context păstrat
Ce se schimbă
Ce se schimbă în primele luni după activarea modulul de documentație
Efecte directe ale faptului că procedurile sunt scrise, actualizate și accesibile.
Operațiuni consecvente
Aceeași procedură, pentru toți.
- Instrucțiuni unice
- Varianta curentă, vizibilă
- Mai puține erori
- Calitate predictibilă
Suport mai puțin încărcat
Întrebările frecvente se rezolvă singure.
- Articole publice
- Legături trimise clienților
- Volum în scădere
- Răspunsuri consecvente
Cunoaștere care rămâne
Plecările nu mai golesc firma.
- Proceduri documentate
- Independent de persoane
- Actualizate periodic
- Context păstrat
Conformitate mai simplă
Procedurile pot fi arătate.
- Documente actualizate
- Istoric al modificărilor
- Acces controlat
- Util la audit
Timp recuperat
Explicațiile nu se mai repetă.
- Răspuns prin legătură
- Materiale gata scrise
- Actualizare într-un loc
- Mai puține întreruperi
În aplicație
Cum se construiește biblioteca, pas cu pas
Nu se scrie totul de la început. Se scrie ce se explică cel mai des.
- 1
Se identifică ce se repetă
Întrebările pe care echipa și clienții le pun săptămânal sunt primele articole. Nu se începe cu manualul complet.
- 2
Se stabilesc categoriile
O structură simplă, pe roluri și pe tipuri de operațiuni, pentru ca articolele să se găsească.
- 3
Se scriu articolele scurt
Un articol rezolvă o problemă. Procedurile lungi se împart, pentru a putea fi citite efectiv.
- 4
Se stabilesc drepturile
Articolele interne rămân interne. Cele utile clienților se pot publica, selectiv.
- 5
Se leagă din aplicație
Articolele se trimit din tichete, se atașează sarcinilor și ajung la client cu o legătură, nu cu o explicație rescrisă.
- 6
Se actualizează la schimbare
Când o procedură se modifică, articolul se actualizează central, iar întreaga echipă vede varianta curentă.
Prezentare video
Documentație, pe scurt, în aplicație
În curândPrezentarea video a modulului este în pregătire.
Organizare
Ce intră în bibliotecă și ce nu
O bibliotecă cu de toate nu se folosește. Selecția îi dă valoarea.
Proceduri de lucru
Cum se execută operațiunile.
- Pași concreți
- Responsabili
- Excepții
- Actualizate la schimbare
Manuale de produs sau serviciu
Ce vindeți, explicat.
- Caracteristici
- Instrucțiuni de utilizare
- Întrebări frecvente
- Utile și în vânzare
Răspunsuri pentru clienți
Materialele care reduc suportul.
- Întrebări frecvente
- Instrucțiuni de configurare
- Publicabile
- Legături din tichete
Ce nu intră aici
Dosarele clienților au alt loc.
- Documente contractuale
- Fișiere de client
- Documente de personal
- Rămân în modulele lor
Acces
Cine citește ce
Procedurile interne și materialele pentru clienți nu au același regim.
- Articole interne Vizibile numai utilizatorilor aplicației, pe roluri și categorii.
- Articole pe roluri Un operator de suport, un consultant de vânzări și un tehnician văd materialele care îi privesc.
- Articole publice Selectiv, pe pagini publice de pe domeniul companiei, pentru întrebările frecvente ale clienților.
- Atașamentele urmează articolul Fișierele se servesc în aceleași condiții de acces ca articolul care le conține.
- Modificările rămân consemnate Se vede cine a actualizat un articol și când, util pentru proceduri care trebuie să fie trasabile.
- Date pe serverul companiei Biblioteca rămâne în instalarea proprie, nu la un furnizor extern de documentație.
Automatizări
Ce reduce munca de întreținere
Mecanisme care păstrează biblioteca utilă fără efort constant.
Articole din soluții de suport
Documentația crește din activitate.
- Soluția dintr-un tichet devine articol
- Fără rescriere
- Legătură păstrată
- Util pentru cazuri repetate
Legături trimise clienților
Răspunsul nu se mai scrie de la zero.
- Articol atașat răspunsului
- Legătură publică
- Consemnat în tichet
- Răspunsuri consecvente
Căutare în bibliotecă
Articolele se găsesc.
- Căutare pe text
- Filtrare pe categorii
- Rezultate pe drepturi
- Fără liste lungi de parcurs
Materiale pentru angajați noi
Instruirea are un traseu.
- Articole grupate pe roluri
- Ordine de parcurgere
- Legături din sarcini de integrare
- Verificabil
Actualizare centralizată
O modificare ajunge la toți.
- Articol actualizat o singură dată
- Varianta curentă, vizibilă
- Istoric păstrat
- Fără versiuni paralele
Rapoarte de utilizare
Se vede ce se caută.
- Articole consultate
- Căutări fără rezultat
- Subiecte de completat
- Export pentru analiză
Cine vede ce
Protecția materialelor
Procedurile interne sunt, uneori, informație confidențială.
- Acces pe roluri și categorii Materialele sensibile se restrâng explicit, nu rămân vizibile tuturor utilizatorilor.
- Publicarea este o decizie Un articol devine public numai prin acțiune explicită, nu implicit.
- Atașamentele sunt protejate Fișierele se servesc prin aplicație, cu verificarea drepturilor, nu prin adrese publice.
- Modificările rămân trasabile Autorul și data fiecărei actualizări se consemnează.
- Fără indexare pentru articolele interne Materialele interne nu apar în motoarele de căutare.
- Date pe serverul companiei Biblioteca și atașamentele rămân în instalarea proprie.
De ce aveți nevoie
Ce trebuie pregătit pentru punerea în funcțiune a modulul de documentație
Configurarea o realizăm noi la implementare. Conținutul rămâne al companiei.
01
Lista subiectelor repetitive
Punctul de pornire.
- Întrebări frecvente ale echipei
- Întrebări frecvente ale clienților
- Operațiuni critice
- Stabilite împreună
02
Structura de categorii
Decide dacă articolele se găsesc.
- Categorii simple
- Pe roluri și operațiuni
- Fără ierarhii adânci
- Revizuibilă ulterior
03
Materialele existente
Multe sunt deja scrise.
- Proceduri în fișiere
- Manuale de produs
- Instrucțiuni din e-mailuri
- Preluate la implementare
04
Drepturile de acces
Se stabilește ce e intern.
- Roluri cu acces
- Categorii restrânse
- Articole publicabile
- Revizuibile ulterior
05
Responsabil pe conținut
O bibliotecă fără proprietar se învechește.
- Persoană responsabilă
- Ritm de revizuire
- Procedura de actualizare
- Agreată intern
06
Adresa instalării, pentru paginile publice
Necesară doar la publicare.
- Adresă configurată
- Certificat valid
- Pagini accesibile
- Verificate la implementare
Ce nu face
Limitele modulului de documentație, enunțate explicit
Modulul găzduiește și structurează documentația. Nu o scrie și nu o menține singur.
- Nu scriem procedurile dumneavoastră Structura, categoriile și migrarea le facem la implementare. Conținutul operațional rămâne al companiei.
- Nu este sistem de management al calității Fluxurile de aprobare a documentelor, controlul edițiilor și circuitele de semnături din standardele de calitate nu fac parte din acest modul.
- Nu caută în interiorul fișierelor atașate Căutarea se face în textul articolelor, nu în conținutul documentelor atașate.
- Nu urmărește parcurgerea obligatorie Nu generăm dovezi de instruire de tip test cu certificat. Parcurgerea se poate urmări prin sarcini, nu prin certificare.
- O bibliotecă fără responsabil se învechește Dacă nimeni nu actualizează articolele, modulul devine o arhivă de proceduri depășite.
- Nu înlocuiește instruirea practică Materialele reduc timpul de instruire, nu îl elimină, mai ales în activitățile tehnice.
Pentru cine este
Când are sens acest modul și când nu
Preferăm să spunem din start în ce situații modulul nu își merită costul, ca discuția comercială să nu plece de la așteptări greșite.
Are sens dacă
Situațiile în care modulul se amortizează rapid.
- Aceleași întrebări vin la suport, zilnic
- Instruirea colegilor noi se face verbal, de fiecare dată
- Vreți articole publice la care să trimiteți clienții
- Procedurile interne există, dar nu le găsește nimeni
Nu are sens dacă
Situațiile în care vă recomandăm să nu îl luați acum.
- Produsul sau serviciul nu cere explicații
- Aveți deja o bază de cunoștințe folosită de clienți
- Nu aveți cine să scrie și să întrețină articolele
- Volumul de întrebări este mic
Cum se achiziționează
În ce pachet este inclus modulul de documentație
Modulul nu se vinde separat. Este inclus de la pachetul START în sus. Ce conține fiecare pachet găsiți pe pagina de prețuri.
Inclus de la pachetul START
2.490 € + TVA, plătit o singură dată, pentru toată firma și cu utilizatori nelimitați.
Inclus în toate cele 3 pachete
START, PRO și BUSINESS conțin acest modul. Diferența dintre pachete stă în celelalte module și în perioada de suport inclusă.
Fără abonament, fără plată pe utilizator
Licența este definitivă. Echipa poate crește fără ca prețul licenței să se schimbe.
Datele rămân la dumneavoastră
CRM-ul se instalează pe serverul companiei, iar licența se verifică local, fără să depindă de serverele noastre.
Implementări soft CRM
Companii care au avut încredere în Zarina CRM
Preț, garanții și implementare
Documentație: cât costă și ce primiți
Plătiți o singură dată. Tot ce urmează e scris aici, nu în condiții ascunse.
Prețul
Modulul Documentație este inclus de la pachetul START: 2.490 € + TVA, plătit o singură dată, pentru toată firma.
Același CRM, în 3 pachete. Fiecare pachet include tot ce are cel anterior:
- STARTInclus2.490 €
- PROInclus2.990 €
- BUSINESSInclus3.990 €
Prețuri + TVA, plată unică, utilizatori nelimitați. Ce conține fiecare pachet găsiți pe pagina de prețuri.
Abonament sau licență
Cât plătiți în timp pentru un CRM în abonament
În 3 ani, abonamentul costă 9.000 €; licența Zarina START costă 2.490 €, o singură dată.
Comparație orientativă: introduceți prețul abonamentului pe care îl plătiți acum. Licența nu crește cu numărul de utilizatori.
Ce primiți
- Licență definitivă, fără abonament și fără plată pe utilizator
- Utilizatori nelimitați, pe aceeași licență
- 6 luni de garanție de bună funcționare: remedierea erorilor și a neconcordanțelor
- Implementarea, configurarea pe fluxul companiei și ghidurile video pentru echipă, incluse în preț
- Licența se verifică local, pe serverul dumneavoastră: aplicația nu depinde de serverele noastre ca să funcționeze
Cât durează și ce trebuie
- 3 zile lucrătoare în configurația standard; până la 7 zile lucrătoare cu ajustări pe fluxul companiei
- Server propriu sau găzduire web cu cPanel, cu certificat SSL
- PHP 7.4 sau mai nou (recomandat 8.x) și MySQL / MariaDB
- Extensiile PHP mysqli, json, mbstring; curl, gd și zip pentru integrări, PDF și exporturi
- O sarcină cron, pentru remindere și automatizări
Unde stau datele
- Datele stau pe serverul dumneavoastră și nu trec prin serverele noastre
- Roluri și drepturi pe fiecare utilizator, autentificare în doi pași
- Jurnal de audit și limitarea încercărilor de autentificare
- Consimțăminte și cereri ale persoanelor vizate, gestionate în aplicație
- Actualizări semnate digital și backup din aplicație
Întrebări frecvente
Întrebări despre modulul de documentație
Pot publica unele articole pentru clienți?
Da, selectiv. Articolele publicate apar pe pagini publice, pe domeniul companiei, iar cele interne rămân vizibile numai utilizatorilor aplicației.
Cine poate citi procedurile interne?
Utilizatorii cărora li se acordă acces, pe roluri și pe categorii. Materialele sensibile se restrâng explicit.
Pot atașa fișiere la articole?
Da, în formatele uzuale. Atașamentele urmează aceleași reguli de acces ca articolul care le conține.
Se poate căuta în documentele atașate?
Nu. Căutarea funcționează în textul articolelor. Recunoașterea textului din fișiere atașate nu face parte din modul.
Cum se leagă documentația de suport?
Operatorii trimit articole ca răspuns la tichete, iar soluțiile frecvente pot deveni articole noi, fără a fi rescrise.
Pot urmări dacă un angajat a parcurs materialele?
Parcurgerea se poate urmări prin sarcini de integrare. Modulul nu generează teste și nu emite certificate de instruire.
Cine are grijă ca informația să fie actuală?
Un responsabil din firma dumneavoastră. Fără proprietar al conținutului, orice bibliotecă se învechește în câteva luni.
Articolele interne apar în Google?
Nu. Doar articolele publicate explicit apar public; restul nu sunt indexate.
Migrați procedurile existente?
Da, la implementare preluăm materialele pe care le aveți deja, le încadrăm în categorii și le facem căutabile.
Înlocuiește un sistem de management al calității?
Nu. Controlul edițiilor, aprobările formale și circuitele de semnături din standardele de calitate nu fac parte din acest modul.
Mai departe
Module și pagini legate de documentație
Biblioteca de proceduri își arată valoarea împreună cu suportul și cu echipa.
Suport și tichete
Articolele trimise ca răspuns. Modulul de suport clienți
Centralizare fișiere
Dosarele clienților, separate de bibliotecă. Modulul de centralizare fișiere
Task management
Sarcinile de integrare a angajaților noi. Modulul de task management
HR și pontaj
Traseul angajatului în companie. Modulul de HR și pontaj
Portalul clientului
Materialele utile, la dispoziția clientului. Portalul clientului
Service și intervenții
Instrucțiunile de lucru pentru teren. Modulul de service
Fișa produsului
Primiți fișa completă a produsului, pe e-mail
Un document de șase pagini cu tot ce trebuie știut înainte de o discuție comercială. Fără obligații și fără apel de vânzare.
- Toate modulele platformei și pachetul care include fiecare modul
- Funcțiile și modulele proprii ediției alese, plus integrările disponibile
- Cele 3 pachete și ce intră în preț: instalare, ghiduri video, migrarea datelor, garanție
- Integrările native disponibile și situațiile în care platforma nu este potrivită
Fără abonament lunar
Preluați controlul operațional, o singură dată
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea dumneavoastră, îl configurăm pe fluxul propriu de lucru și vă pregătim ghidurile video pentru echipă. De la acel moment, aplicația devine un activ al companiei, nu o cheltuială recurentă.