Documente fără greșeli preluate
Dispare clasicul nume rămas din contractul anterior.
- Date completate din fișă
- Verificare înainte de generare
- Format identic
- Imagine profesională
- contact@zarinacrm.ro
- 0758.068.538
Inclus de la pachetul START
Generare documente, din șabloane, cu datele clientului completate
Contractele, procesele-verbale, împuternicirile și anexele se generează din șabloane proprii, cu datele clientului, ale ofertei și ale produselor completate automat. Documentul rezultat se trimite pentru semnare online, se arhivează pe fișa clientului și rămâne consultabil, fără fișiere rătăcite pe calculatoarele echipei.
De la 2.490 € + TVAplată unică, fără abonament lunar- Inclus de la pachetul START
- Șabloane proprii
- Completare din date
- Semnare online cu cod
- Arhivă pe fișa clientului
Inclus de la pachetul START
Șabloane proprii
Completare din date
Pe scurt
Generare documente din șabloane: contracte și procese-verbale. Contractele, procesele-verbale, împuternicirile și anexele se generează din șabloane proprii, cu datele clientului, ale ofertei și ale produselor completate automat. Inclus de la pachetul START. Licență definitivă, instalare pe serverul firmei și utilizatori nelimitați.
Funcționează împreună cu: Oferta web cu tracking, Centralizare fișiere, Parteneri.
Problema
Situația actuală, când documentele se fac prin copiere
Fiecare contract compus manual pornește de la un fișier vechi și preia erorile lui.
- Se copiază contractul altui client Rămân nume, sume sau clauze din documentul anterior. Clientul observă, iar impresia e greu de reparat.
- Nu se știe care este varianta aprobată Pe calculatoarele echipei există cinci versiuni ale aceluiași model, iar nimeni nu poate spune care este cea validă.
- Datele se tastează de mână Denumire, cod fiscal, adresă, reprezentant: fiecare câmp este o ocazie de greșeală.
- Semnarea cere tipărire și curier Contractul circulă pe hârtie, iar fiecare etapă adaugă zile.
- Documentele semnate se pierd Scanările ajung în cutii poștale, nu într-o arhivă. La nevoie, nimeni nu le găsește rapid.
- Modificările de clauze nu se propagă O schimbare de condiții comerciale trebuie dusă manual în fiecare model folosit de echipă.
Ce face modulul
Ce conține modulul de generare documente
Face parte din pachetul START și lucrează pe datele deja existente în CRM.
01 / 06
Șabloane proprii
Modelele companiei, nu formulare impuse.
- Contracte, procese-verbale, anexe
- Text și formatare proprii
- Mai multe șabloane pe tipuri
- Modificabile oricând
02 / 06
Completare automată din date
Documentul se umple singur.
- Date de client și reprezentant
- Linii din ofertă sau din comandă
- Sume, termene, scadențe
- Fără retastare
03 / 06
Generare în PDF
Un singur format, consecvent.
- Document final în PDF
- Identitate vizuală a firmei
- Numerotare, unde este nevoie
- Descărcabil și trimisibil
04 / 06
Semnare online
Semnătura nu mai cere tipărire.
- Link de semnare pentru client
- Confirmare prin cod pe e-mail
- Document semnat, arhivat automat
- Istoric al semnăturilor
05 / 06
Arhivă pe fișa clientului
Documentele nu se mai caută.
- Atașate clientului
- Căutare pe criterii
- Acces pe roluri
- Reconsultabile oricând
06 / 06
Versiuni și actualizări
Clauzele se schimbă într-un singur loc.
- Șablon actualizat central
- Documentele vechi rămân neatinse
- Istoric al modificărilor
- Fără variante paralele
Ce se schimbă
Ce se schimbă în prima lună după activarea modulul de generare a documentelor
Efecte directe ale faptului că documentele se generează din date, nu din copiere.
Timp administrativ recuperat
Un contract se face în minute.
- Fără compunere manuală
- Fără căutarea modelului corect
- Generare dintr-un pas
- Trimitere din aplicație
Semnare în aceeași zi
Ciclul de contractare se scurtează.
- Link de semnare
- Fără tipărire și scanare
- Confirmare prin cod
- Document arhivat automat
O singură variantă validă
Clauzele sunt controlate central.
- Șablon unic pe tip de document
- Actualizare într-un loc
- Fără versiuni pe calculatoare
- Conformitate mai simplă
Arhivă utilizabilă
Documentele se găsesc când e nevoie.
- Atașate clientului
- Căutare rapidă
- Export pe perioadă
- Util la verificări și litigii
Control pe ce semnează firma
Nimic nu pleacă în afara modelului.
- Drepturi pe șabloane
- Modificări consemnate
- Documente urmărite
- Evidență completă
În aplicație
Traseul unui document, pas cu pas
Același flux pentru un contract-cadru și pentru un proces-verbal scurt.
- 1
Se alege șablonul potrivit
Modelele sunt definite în prealabil, pe tipuri de document, deci nu se caută fișiere pe calculator.
- 2
Datele se completează automat
Clientul, reprezentantul, obiectul, sumele și termenele se preiau din fișa clientului și din oferta sau comanda asociată.
- 3
Se verifică și se completează manual ce lipsește
Câmpurile care nu pot fi deduse rămân vizibile pentru completare, înainte de generare.
- 4
Documentul se generează în PDF
Rezultatul are formatarea și identitatea firmei, iar conținutul corespunde datelor din sistem.
- 5
Clientul semnează online
Se trimite un link de semnare, iar confirmarea se face cu un cod primit pe e-mail. Semnătura rămâne consemnată cu dată și oră.
- 6
Documentul semnat intră în arhivă
Varianta semnată se atașează clientului și rămâne consultabilă, independent de modificările ulterioare ale șablonului.
Prezentare video
Generare documente, pe scurt, în aplicație
În curândPrezentarea video a modulului este în pregătire.
Șabloane de documente
Șabloanele: unde se construiește consecvența
Un document bun se scrie o singură dată și se folosește de o mie de ori.
Câmpuri din CRM
Datele se inserează, nu se scriu.
- Date de firmă și de client
- Reprezentanți și persoane de contact
- Sume, termene, scadențe
- Linii de produse sau servicii
Tabele de poziții
Documentele comerciale au liste.
- Produse sau servicii din ofertă
- Cantități și prețuri
- Totaluri calculate
- Formatare consecventă
Mai multe limbi
Util pentru clienți din afara țării.
- Șabloane pe limbi
- Selectabile la generare
- Aceleași câmpuri
- Formatare adaptată
Drepturi pe șabloane
Nu oricine schimbă clauzele.
- Editare restrânsă pe roluri
- Modificări consemnate
- Documentele emise rămân neatinse
- Control asupra conținutului juridic
Semnare
Semnarea online și valoarea ei
Spunem explicit ce este și ce nu este semnătura din acest modul.
- Clientul semnează dintr-un link Nu are nevoie de cont, de aplicație sau de tipărire. Deschide linkul și confirmă.
- Confirmarea se face cu un cod Codul pleacă la adresa de e-mail din fișa clientului, deci semnătura devine atribuibilă unei persoane.
- Se păstrează dovada Documentul în forma semnată, data, ora și adresa folosită la confirmare rămân consemnate.
- Nu este semnătură electronică calificată Are valoare de dovadă a acordului. Pentru documentele care cer semnătură calificată se folosesc instrumente dedicate.
- Documentul semnat nu se modifică O schimbare ulterioară a șablonului nu afectează documentele deja semnate.
- Istoricul rămâne la companie Documentele și dovezile de semnare rămân în instalarea proprie, nu la un furnizor extern.
Automatizări
Ce reduce munca administrativă în modulul de generare a documentelor
Mecanisme care scurtează drumul de la acord la document semnat.
Generare din ofertă acceptată
Contractul pornește din vânzare.
- Linii și sume preluate
- Client și reprezentant completați
- Un pas, nu un proces
- Legătura rămâne vizibilă
Trimitere din aplicație
Documentul ajunge la client direct.
- E-mail cu document sau link
- Șablon de mesaj
- Consemnat în istoric
- Jurnal al expedierilor
Reamintire la semnare
Documentele în așteptare nu se uită.
- Reveniri programate
- Oprire la semnare
- Vizibile în activitatea responsabilului
- Configurabile
Arhivare automată
Dovada se păstrează singură.
- Document semnat atașat clientului
- Dată și oră consemnate
- Reconsultabil oricând
- Fără pași manuali
Documente din portal
Clientul poate semna din spațiul lui.
- Documente de semnat afișate în portal
- Semnare din aceeași pagină
- Notificare către consultant
- Istoric comun
Export pentru verificări
Dosarele se pregătesc rapid.
- Export pe perioadă
- Filtre pe tip de document
- Documente incluse
- Util la audit
Cine vede ce
Accesul la documente și la șabloane
Documentele contractuale sunt printre cele mai sensibile informații din aplicație.
- Acces pe roluri Generarea și consultarea documentelor se acordă explicit, pe roluri și pe tipuri de document.
- Editarea șabloanelor este restrânsă Clauzele juridice nu se modifică de orice utilizator. Modificările rămân consemnate.
- Documentele se servesc prin legături verificate Fișierele nu sunt accesibile public și nu se pot ghici.
- Linkul de semnare are element secret Nu se poate ajunge la documentul altui client prin modificarea adresei.
- Documentele semnate sunt imuabile Varianta semnată se păstrează separat, pentru ca dovada să nu depindă de modificări ulterioare.
- Date pe serverul companiei Șabloanele, documentele și dovezile rămân în instalarea proprie.
De ce aveți nevoie
Ce trebuie pregătit pentru punerea în funcțiune a modulul de generare a documentelor
Configurarea șabloanelor o realizăm noi la implementare, pe documentele dumneavoastră reale.
01
Modelele folosite în prezent
Punctul de pornire al șabloanelor.
- Contracte-cadru
- Procese-verbale
- Anexe și împuterniciri
- În forma agreată juridic
02
Datele obligatorii pe fiecare model
Decid ce se completează automat.
- Câmpuri din fișa clientului
- Linii din ofertă
- Termene și sume
- Stabilite împreună
03
Fișe de client complete
Completarea automată depinde de ele.
- Denumire și cod fiscal corecte
- Reprezentant legal
- Adrese actualizate
- Curățate la implementare
04
Server de e-mail configurat
Documentele și codurile pleacă prin el.
- Cont de trimitere activ
- Domeniu cu reputație configurată
- Jurnal al expedierilor
- Verificat la implementare
05
Drepturi pe documente
Se stabilește cine generează și cine editează.
- Roluri cu drept de generare
- Roluri cu drept pe șabloane
- Vizibilitate pe tipuri
- Revizuibile ulterior
06
Politica de arhivare
Documentele trebuie regăsite.
- Durată de păstrare
- Reguli de denumire
- Export periodic, dacă se dorește
- Agreată la implementare
Ce nu face
Limitele modulului de generare a documentelor, enunțate explicit
Modulul generează și arhivează documente. Nu oferă consultanță juridică și nu produce semnătură calificată.
- Nu redactăm clauze juridice Șabloanele se construiesc pe documentele agreate de dumneavoastră sau de consilierul dumneavoastră juridic. Nu oferim consultanță juridică.
- Semnătura nu este calificată Confirmarea cu cod are valoare de dovadă a acordului. Pentru semnătură electronică calificată se folosesc instrumente dedicate.
- Nu editează documente încărcate Modulul generează documente din șabloane proprii. Nu modifică fișiere primite din exterior.
- Formatarea complexă are limite Documentele cu machetare tipografică avansată se realizează mai bine în instrumente dedicate. Verificăm formatul la implementare.
- Depinde de calitatea datelor Un reprezentant legal lipsă în fișă înseamnă un câmp necompletat în contract. Curățarea datelor face parte din implementare.
- Nu urmărește obligațiile contractuale Modulul produce documentul. Urmărirea termenelor din contract se face prin sarcini, calendar sau, pentru service, prin contractele din ediția dedicată.
Pentru cine este
Când are sens acest modul și când nu
Preferăm să spunem din start în ce situații modulul nu își merită costul, ca discuția comercială să nu plece de la așteptări greșite.
Are sens dacă
Situațiile în care modulul se amortizează rapid.
- Folosiți contracte, anexe sau procese-verbale cu structură repetitivă
- Datele se retastează acum din CRM în Word
- Vreți versiuni și istoric pe fiecare document emis
- Mai multe persoane produc aceleași tipuri de documente
Nu are sens dacă
Situațiile în care vă recomandăm să nu îl luați acum.
- Fiecare document este unic, redactat de la zero
- Documentele vin gata făcute de la client sau de la avocat
- Emiteți sub câteva documente pe lună
- Nu aveți șabloane și nici timp să le pregătiți
Cum se achiziționează
În ce pachet este inclus modulul de documente
Modulul nu se vinde separat. Este inclus de la pachetul START în sus. Ce conține fiecare pachet găsiți pe pagina de prețuri.
Inclus de la pachetul START
2.490 € + TVA, plătit o singură dată, pentru toată firma și cu utilizatori nelimitați.
Inclus în toate cele 3 pachete
START, PRO și BUSINESS conțin acest modul. Diferența dintre pachete stă în celelalte module și în perioada de suport inclusă.
Fără abonament, fără plată pe utilizator
Licența este definitivă. Echipa poate crește fără ca prețul licenței să se schimbe.
Datele rămân la dumneavoastră
CRM-ul se instalează pe serverul companiei, iar licența se verifică local, fără să depindă de serverele noastre.
Implementări soft CRM
Companii care au avut încredere în Zarina CRM
Preț, garanții și implementare
Generare documente: cât costă și ce primiți
Plătiți o singură dată. Tot ce urmează e scris aici, nu în condiții ascunse.
Prețul
Modulul Generare documente este inclus de la pachetul START: 2.490 € + TVA, plătit o singură dată, pentru toată firma.
Același CRM, în 3 pachete. Fiecare pachet include tot ce are cel anterior:
- STARTInclus2.490 €
- PROInclus2.990 €
- BUSINESSInclus3.990 €
Prețuri + TVA, plată unică, utilizatori nelimitați. Ce conține fiecare pachet găsiți pe pagina de prețuri.
Abonament sau licență
Cât plătiți în timp pentru un CRM în abonament
În 3 ani, abonamentul costă 9.000 €; licența Zarina START costă 2.490 €, o singură dată.
Comparație orientativă: introduceți prețul abonamentului pe care îl plătiți acum. Licența nu crește cu numărul de utilizatori.
Ce primiți
- Licență definitivă, fără abonament și fără plată pe utilizator
- Utilizatori nelimitați, pe aceeași licență
- 6 luni de garanție de bună funcționare: remedierea erorilor și a neconcordanțelor
- Implementarea, configurarea pe fluxul companiei și ghidurile video pentru echipă, incluse în preț
- Licența se verifică local, pe serverul dumneavoastră: aplicația nu depinde de serverele noastre ca să funcționeze
Cât durează și ce trebuie
- 3 zile lucrătoare în configurația standard; până la 7 zile lucrătoare cu ajustări pe fluxul companiei
- Server propriu sau găzduire web cu cPanel, cu certificat SSL
- PHP 7.4 sau mai nou (recomandat 8.x) și MySQL / MariaDB
- Extensiile PHP mysqli, json, mbstring; curl, gd și zip pentru integrări, PDF și exporturi
- O sarcină cron, pentru remindere și automatizări
Unde stau datele
- Datele stau pe serverul dumneavoastră și nu trec prin serverele noastre
- Roluri și drepturi pe fiecare utilizator, autentificare în doi pași
- Jurnal de audit și limitarea încercărilor de autentificare
- Consimțăminte și cereri ale persoanelor vizate, gestionate în aplicație
- Actualizări semnate digital și backup din aplicație
Întrebări frecvente
Întrebări despre generarea documentelor
Pot folosi contractele mele actuale ca șabloane?
Da, și aceasta este metoda recomandată. Pornim de la documentele agreate juridic de dumneavoastră și marcăm câmpurile care se completează automat din CRM.
Ce date se completează automat?
Datele clientului și ale reprezentantului, obiectul, liniile din ofertă sau comandă, sumele, termenele și scadențele. Ce nu poate fi dedus rămâne vizibil pentru completare manuală.
Clientul poate semna fără să tipărească?
Da. Primește un link, confirmă cu un cod trimis pe e-mail, iar documentul semnat se arhivează automat pe fișa lui.
Semnătura are valoare juridică?
Are valoare de dovadă a acordului: documentul, data, ora și adresa de e-mail folosită la confirmare. Nu este semnătură electronică calificată.
Ce se întâmplă dacă modific șablonul după semnare?
Nimic. Documentele deja semnate se păstrează în forma lor, independent de modificările ulterioare ale șablonului.
Pot avea documente în mai multe limbi?
Da. Se definesc șabloane pe limbi, cu aceleași câmpuri, iar limba se alege la generare.
Cine poate modifica clauzele din șabloane?
Numai rolurile cărora li se acordă explicit acest drept. Modificările rămân consemnate, iar documentele emise nu sunt afectate.
Documentele semnate se găsesc ușor?
Da. Rămân atașate fișei clientului, cu căutare pe criterii și export pe perioadă, util la verificări sau în litigii.
Modulul oferă consultanță juridică?
Nu. Generează documentele pe baza modelelor dumneavoastră. Conținutul juridic rămâne responsabilitatea companiei și a consilierului dumneavoastră.
Este inclus în preț sau se cumpără separat?
Inclus de la pachetul START, la 2.490 € + TVA, plătit o singură dată.
Mai departe
Module și pagini legate de documente
Generarea documentelor își arată valoarea împreună cu ofertarea și cu relația cu clientul.
Creare oferte
Oferta din care pornește contractul. Modulul de creare oferte
Centralizare fișiere
Documentele primite de la clienți. Modulul de centralizare fișiere
Portalul clientului
Documentele de semnat, la dispoziția clientului. Portalul clientului
Facturare
Documentele fiscale care urmează contractului. Modulul de facturare
Service și intervenții
Procesele-verbale de lucrare. Modulul de service
Recrutare și cariere
Documentele de personal la angajare. Modulul de recrutare
Fișa produsului
Primiți fișa completă a produsului, pe e-mail
Un document de șase pagini cu tot ce trebuie știut înainte de o discuție comercială. Fără obligații și fără apel de vânzare.
- Toate modulele platformei și pachetul care include fiecare modul
- Funcțiile și modulele proprii ediției alese, plus integrările disponibile
- Cele 3 pachete și ce intră în preț: instalare, ghiduri video, migrarea datelor, garanție
- Integrările native disponibile și situațiile în care platforma nu este potrivită
Fără abonament lunar
Preluați controlul operațional, o singură dată
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea dumneavoastră, îl configurăm pe fluxul propriu de lucru și vă pregătim ghidurile video pentru echipă. De la acel moment, aplicația devine un activ al companiei, nu o cheltuială recurentă.