Service și intervenții,
cu istoric pe fiecare echipament
Sesizările devin intervenții cu responsabil, stare și termen. Fiecare lucrare se leagă de clientul și de echipamentul deservit, iar piesele și manopera consemnate ajung în factură fără recopiere. Procesul-verbal se generează din datele lucrării și se poate semna pe un link public, de pe telefonul clientului.
Situația actuală, când intervențiile se țin în mesaje și pe hârtie
Activitatea de service nu se pierde din lipsă de oameni, ci din lipsă de evidență. Costul apare la facturare și la reclamații.
- Sesizările vin pe canale diferiteTelefon, e-mail, mesaje. Fără un registru unic, o parte din sesizări nu ajunge la planificare, iar clientul sună a doua oară.
- Nu se știe ce s-a făcut la ultima vizităIstoricul rămâne în memoria tehnicianului. La o reclamație, compania nu poate demonstra ce s-a înlocuit și ce s-a recomandat.
- Piesele consumate nu se scad din stocMaterialele pleacă din depozit pe baza unei discuții. Inventarul nu corespunde, iar costul real al lucrării rămâne necunoscut.
- Manopera nu se facturează integralFără consemnarea orelor pe lucrare, o parte din timpul lucrat nu ajunge pe factură. Pierderea este constantă și greu de observat.
- Procesele-verbale se pierdDocumentele semnate pe hârtie se scanează târziu sau niciodată. La un litigiu, dovada executării lipsește.
- Echipamentele nu au fișă proprieAceeași instalație este reparată de trei tehnicieni diferiți, fiecare pornind de la zero, fără să știe ce s-a schimbat anterior.
Ce conține modulul de service din ediția standard
Modulul adaugă două registre noi, legate de clienți: intervențiile și echipamentele, plus procesul-verbal public.
Registru de intervenții
Fiecare lucrare are o fișă proprie, urmărită până la închidere.
- Stare și prioritate
- Responsabil alocat
- Descrierea sesizării și a soluției
- Istoric al modificărilor
Registru de echipamente
Lucrările se leagă de utilajul sau instalația deservită.
- Echipamente pe client
- Serie, model, date tehnice
- Istoricul intervențiilor pe echipament
- Import din fișiere existente
Piese și manoperă pe lucrare
Costul lucrării se formează din execuție.
- Piese consumate din catalog
- Ore de manoperă consemnate
- Alte costuri atribuibile
- Legătură cu stocul, când modulul e activ
Proces-verbal cu link public
Documentul se generează din datele lucrării.
- Pagină publică pentru client
- Semnare de pe telefonul clientului
- Document atașat lucrării
- Trimitere pe e-mail
Planificare în calendar
Lucrările intră în programul echipei.
- Programare pe dată și interval
- Vizibile în calendarul comun
- Sarcini de revenire
- Reamintiri pentru responsabil
Facturare din lucrare
Ce s-a executat ajunge în document.
- Piese și ore preluate în proformă
- Fără reintroducere manuală
- Lucrări nefacturate, vizibile
- Legătură cu modulul de facturare
Ce se schimbă în prima lună după activarea modulul de service
Efecte directe ale faptului că fiecare lucrare și fiecare echipament au o înregistrare proprie.
Nicio sesizare pierdută
Toate cererile intră în același registru.
- Registru unic de intervenții
- Stare vizibilă pentru echipă
- Responsabil stabilit la înregistrare
- Lucrări neatribuite, vizibile
Facturare completă
Ce s-a lucrat ajunge integral pe factură.
- Piese și ore din fișa lucrării
- Lucrări finalizate și nefacturate
- Document generat din lucrare
- Diferențele devin vizibile
Istoric pe echipament
Al treilea tehnician pornește informat.
- Intervenții anterioare pe utilaj
- Piese înlocuite în trecut
- Recomandări consemnate
- Argument la discuția cu clientul
Dovada executării
Reclamațiile se tratează cu documente.
- Proces-verbal semnat de client
- Dată și oră consemnate
- Document atașat lucrării
- Consultabil oricând
Costul real al lucrării
Marja pe intervenție devine calculabilă.
- Piese la costul din stoc
- Manopera consemnată
- Comparație cu valoarea facturată
- Lucrări nerentabile identificate
Activitate măsurabilă
Deciziile de personal se iau pe cifre.
- Lucrări finalizate pe responsabil
- Durata pe tip de lucrare
- Volum pe perioadă
- Export pentru analiză
Traseul unei lucrări, pas cu pas
Același flux pentru o reparație urgentă și pentru o verificare programată.
- Sesizarea intră în registruCererea ajunge din telefon, e-mail sau din portalul clientului și primește număr, client, echipament și prioritate.
- Lucrarea se planificăSe alocă responsabilul și intervalul. Lucrarea apare în calendarul comun, astfel încât suprapunerile să fie vizibile.
- Tehnicianul are datele necesareFișa lucrării cuprinde adresa, persoana de contact, echipamentul și istoricul intervențiilor anterioare pe acel echipament.
- Execuția se consemneazăSe completează soluția aplicată, piesele consumate și orele de manoperă. Fotografiile relevante se atașează lucrării.
- Clientul semnează procesul-verbalDocumentul se generează din datele lucrării, iar clientul îl poate semna pe o pagină publică, de pe telefon.
- Lucrarea trece la facturarePiesele și manopera formează proforma. Contabilitatea nu mai reconstituie nimic din discuții sau din bonuri scrise de mână.
Registrul de echipamente: istoricul care face diferența
Pentru o firmă de service, valoarea nu stă în lista de clienți, ci în istoricul tehnic al echipamentelor deservite.
Fișă pe fiecare echipament
Utilajul devine o înregistrare, nu o notă în descriere.
- Serie, model, producător
- Client și adresă de instalare
- Date de punere în funcțiune
- Documente atașate
Istoric complet al intervențiilor
Fiecare lucrare rămâne legată de echipament.
- Toate intervențiile, în ordine
- Piese înlocuite
- Soluții aplicate
- Recomandări consemnate
Import din evidența actuală
Nu se introduce manual, echipament cu echipament.
- Import din fișiere CSV sau XLSX
- Mapare automată a coloanelor
- Verificare înainte de salvare
- Posibilitate de anulare
Legătura cu clientul
Fișa clientului arată ce deserviți la el.
- Echipamente pe client
- Acces din fișa clientului
- Util la ofertare
- Util la discuția de reînnoire
Ce există în plus în ediția dedicată Zarina CRM Servicii
Pentru firmele a căror activitate principală este service-ul, există o ediție separată, cu funcții pe care modulul standard nu le conține. Le enumerăm explicit, ca să nu existe neclarități la achiziție.
- Contracte de service și abonamenteEchipamente acoperite, frecvența reviziilor, termene de răspuns asumate, inclus și exclus, reînnoire și facturare recurentă, profitabilitate pe contract.
- Dispecerat cu tablă și hartăPlanificare tehnicieni pe zile, cu mutare prin tragere, semnalarea conflictelor de program și hartă cu locațiile lucrărilor.
- Aplicația tehnicianului, cu funcționare offlineAgenda zilei, marcarea deplasării, check-in cu poziție, listă de verificări pe tip de lucrare, fotografii înainte și după, semnătură și proces-verbal pe loc.
- Stoc pe mașinăDepozit separat pentru fiecare tehnician, cu transferuri din depozitul central și consum direct pe lucrare.
- Cod QR pe echipament și locații multipleClientul scanează eticheta și deschide o sesizare; un client poate avea mai multe puncte de lucru, fiecare cu echipamentele lui.
- Notificări către client și plată pe locConfirmare, reamintire, anunțul „tehnicianul este pe drum", cerere de recenzie, plus plata prin link sau cod QR direct din procesul-verbal. Detalii: Zarina CRM Servicii.
Ce reduce munca administrativă în ediția standard
Mecanisme disponibile în modulul de service, fără funcțiile ediției dedicate.
Numerotare și evidență automată
Fiecare lucrare primește identitate proprie.
- Numerotare consecutivă
- Dată și autor consemnate
- Stare urmărită
- Istoric al modificărilor
Sarcini și reamintiri
Revenirile promise nu se uită.
- Sarcină legată de lucrare
- Termen și responsabil
- Apare în calendar
- Reamintire în aplicație
Document generat din date
Procesul-verbal nu se scrie de mână.
- Date preluate din lucrare
- Șablon de document propriu
- Link public pentru semnare
- Trimitere pe e-mail
Proformă din lucrare
Facturarea pornește din execuție.
- Piese și ore preluate
- Fără reintroducere
- Verificare înainte de emitere
- Legătură cu modulul de facturare
Notificări interne
Echipa află de lucrările noi.
- Notificare la alocare
- Contor în meniu
- Sunet pentru evenimente noi
- Configurabil pe utilizator
Import și export
Datele circulă fără muncă manuală.
- Import de echipamente
- Export de lucrări în CSV
- Filtre și căutare
- Rapoarte pe perioadă
Accesul la lucrări respectă rolurile din companie
Datele operaționale urmează aceleași reguli de vizibilitate ca restul informațiilor comerciale.
- Drepturi pe roluriAccesul la intervenții, echipamente și documente se acordă pe roluri, prin matricea de acces la module.
- Vizibilitate legată de clientUn utilizator care nu are drept pe un client nu ajunge la lucrările acestuia.
- Pagina publică a procesului-verbal este protejatăLinkul de semnare conține un element secret, imposibil de ghicit, iar accesul nu expune alte date din aplicație.
- Modificările rămân consemnateSchimbările de stare, de piese sau de ore rămân în istoricul lucrării, cu autor și dată.
- Date pe serverul companieiLucrările, documentele și fotografiile rămân în instalarea proprie, fără copie la un furnizor extern.
- Cereri privind datele personaleDatele persoanelor de contact din lucrări intră în căutarea, exportul și anonimizarea la cerere.
Ce trebuie pregătit pentru punerea în funcțiune a modulul de service
Configurarea o realizăm noi la implementare, pe procesele reale ale companiei.
Tipurile de lucrări
Fluxul se configurează pe activitatea reală.
- Tipuri de intervenții folosite
- Stări prin care trece o lucrare
- Priorități
- Câmpuri proprii, dacă e nevoie
Lista echipamentelor
Istoricul se construiește pe ele.
- Echipamente cu serie și model
- Clientul și adresa
- Fișier pentru import
- Verificare înainte de salvare
Catalog de piese și servicii
Consumul și facturarea se bazează pe el.
- Articole folosite frecvent
- Unități de măsură și prețuri
- Legătura cu stocul, dacă e activ
- Import din evidența actuală
Șablonul de proces-verbal
Documentul arată ca al companiei.
- Date obligatorii
- Identitate vizuală
- Text de confirmare
- Configurat la implementare
Echipa și drepturile
Alocarea depinde de structura reală.
- Utilizatori și roluri
- Responsabili pe tipuri de lucrări
- Acces la module
- Revizuibile ulterior
Sarcini programate pe server
Pentru reamintiri și documente.
- Sarcină programată activă
- Site configurat pentru linkuri publice
- Verificat la implementare
- Fără dependență de servicii externe
Limitele modulului de service, enunțate explicit
Modulul standard organizează intervențiile și echipamentele. Funcțiile de field service complet aparțin ediției dedicate.
- Nu include dispecerat sau aplicație de terenPlanificarea pe tablă de tehnicieni, aplicația offline pentru teren și stocul pe mașină se găsesc în ediția Zarina CRM Servicii, nu în modulul standard.
- Nu include contracte de mentenanțăGenerarea automată a reviziilor din contract și urmărirea termenelor asumate aparțin ediției dedicate.
- Nu urmărește vehiculeModulul nu este un sistem de monitorizare a flotei și nu urmărește permanent poziția mașinilor.
- Nu înlocuiește programul de contabilitateModulul produce proforme și documente comerciale. Înregistrarea contabilă rămâne în programul dumneavoastră.
- Semnătura pe ecran nu este semnătură calificatăProcesul-verbal semnat are valoare de dovadă a executării. Pentru documente care cer semnătură electronică calificată se folosesc instrumente dedicate.
- Nu optimizează traseeNu promitem optimizare automată a rutelor. Nici ediția dedicată nu face acest lucru: dispecerul alocă, ajutat de hartă.
Când are sens acest modul și când nu
Preferăm să spunem din start în ce situații modulul nu își merită costul, ca discuția comercială să nu plece de la așteptări greșite.
Are sens dacă
Situațiile în care modulul se amortizează rapid.
- Aveți tehnicieni pe teren și intervenții planificate zilnic
- Procesele-verbale se completează pe hârtie
- Nu se știe ce piese s-au consumat la fiecare lucrare
- Clienții întreabă des care este stadiul intervenției
Nu are sens dacă
Situațiile în care vă recomandăm să nu îl luați acum.
- Interveniți ocazional, la sediul propriu
- Nu aveți echipă de teren
- Lucrările sunt proiecte lungi, nu intervenții
- Nu facturați pe bază de deviz sau de manoperă
Cum se licențiază modulul de service
Modulul are manifest propriu și se activează prin licență, fără a afecta restul instalării.
Modul licențiabil separat
Conține registrul de intervenții, registrul de echipamente și procesul-verbal public.
Ce presupune nucleul
Nucleul obligatoriu aduce utilizatori și roluri, clienți și contacte, pipeline de leaduri și vânzări, oferte, documente, sarcini și calendar.
Când se justifică ediția dedicată
Dacă service-ul este activitatea principală, cu tehnicieni pe teren și contracte de mentenanță, ediția Zarina CRM Servicii este varianta corectă, nu modulul standard.
Preț și configurații
Compoziția pachetelor și prețurile pe ediții se găsesc în pagina de prețuri.
Întrebări despre modulul de service și intervenții
Care este diferența dintre modulul de service și ediția Zarina CRM Servicii?
Tehnicienii pot completa lucrarea de pe telefon?
Clientul poate semna procesul-verbal?
Piesele consumate scad automat din stoc?
Se generează automat reviziile din contracte?
Pot urmări echipamente aflate la mai multe adrese ale aceluiași client?
Se poate factura direct din lucrare?
Pot importa echipamentele existente?
Cine are acces la intervenții?
Cât durează implementarea?
Module și pagini legate de activitatea de service
Modulul își arată valoarea împreună cu stocul, facturarea și planificarea.
Stoc și inventar
Piesele consumate scad din depozit. Modulul de stoc și inventar
Calendar și activități
Planificarea lucrărilor în programul echipei. Modulul de calendar activități
Suport și tichete
Sesizările care nu presupun deplasare. Modulul de suport clienți
Facturare
Piesele și manopera devin factură. Modulul de facturare
Portalul clientului
Sesizări și documente, la dispoziția clientului. Portalul clientului
Ediția pentru service
Dispecerat, aplicație de teren și contracte. Zarina CRM Servicii
Primiți fișa completă a produsului, pe e-mail
Un document de șapte pagini cu tot ce trebuie știut înainte de o discuție comercială. Fără obligații și fără apel de vânzare.
- Nucleul platformei și cele 13 pachete de module, cu ce conține fiecare
- Cele 6 ediții pe domenii de activitate și modulele proprii fiecăreia
- Prețurile complete și ce intră în preț: instalare, instruire, import de date, garanție
- Integrările native disponibile și situațiile în care platforma nu este potrivită
🎃 Halloween −15%
Preluați controlul operațional, o singură dată
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea dumneavoastră, îl configurăm pe fluxul propriu de lucru și vă instruim echipa. De la acel moment, aplicația devine un activ al companiei, nu o cheltuială recurentă.