- contact@zarinacrm.ro
- 0758.068.538
Soft pentru distribuție, cu stocul care se mișcă singur din facturi și recepții
Într-o firmă de distribuție, stocul din program nu seamănă niciodată cu stocul din depozit — pentru că nimeni nu are timp să introducă de două ori aceeași marfă. Rezultatul se vede la vânzare: promiteți din ce nu aveți și comandați ce aveți deja. Zarina CRM leagă mișcările de documentele care le produc: recepția de la furnizor intră, factura iese, inventarul ajustează, iar fiecare mișcare rămâne cu tipul și cu documentul ei. Necesarul de comandă se calculează pe consumul real al ultimelor săptămâni, nu pe un minim scris o dată și uitat. Se instalează pe serverul dumneavoastră, cu licență definitivă.
Soft CRM pentru distribuție
O aplicație CRM pentru distribuție ține evidența clienților B2B, a grilelor de preț pe fiecare partener, a comenzilor luate de agenți din teren, a stocului pe depozite, a livrărilor și a soldurilor neîncasate. Nu conduce depozitul în locul dumneavoastră și nu ține contabilitatea. Rezolvă lanțul dintre comandă și încasare — locul în care o firmă de distribuție pierde cel mai des marja.
Zarina CRM se instalează pe găzduirea firmei, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, fără abonament lunar. Într-o firmă cu agenți de teren, numărul de utilizatori este exact costul care crește cel mai repede în modelele pe abonament.
Ce diferențiază distribuția de comerțul cu amănuntul
Un magazin vinde unui cumpărător care plătește pe loc. O firmă de distribuție vinde altor firme, pe credit comercial, prin agenți, cu prețuri diferite pentru fiecare client. Din această diferență decurge tot ce contează.
Nu aveți un preț, aveți o grilă. Același produs pleacă la trei prețuri către trei clienți, în funcție de volum, de contract și de vechimea relației. Agentul din teren trebuie să vadă prețul corect pentru clientul din fața lui, nu prețul de listă.
Vindeți înainte să încasați. Marfa pleacă azi, banii vin la treizeci sau șaizeci de zile. Fiecare client are un sold curent și, ideal, o limită dincolo de care nu ar trebui să mai primească marfă. Fără această limită vizibilă la momentul comenzii, decizia se ia din memorie.
Comanda se ia acolo unde e clientul. Într-un depozit, comanda se scrie pe hârtie și se introduce seara. Diferența dintre stocul real și cel promis se descoperă a doua zi dimineață, când marfa nu mai e.
Marfa se și întoarce. Retur de produse expirate, marfă refuzată la recepție, ambalaje returnabile. Fiecare are un traseu propriu și un efect asupra soldului clientului.
Trei obligații care se decid în depozit, nu la contabilitate
Codul UIT pentru transport. Sistemul RO e-Transport, reglementat prin OUG nr. 41/2022, cere declararea transporturilor rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat pe teritoriul național și a tuturor transporturilor internaționale de bunuri. Codul UIT se poate genera cu cel mult 3 zile înainte de transport și rămâne valabil 5 zile calendaristice. După plecarea vehiculului, datele declarate nu mai pot fi modificate.
De ce contează pentru evidența firmei.20.000–100.000 leiFactura electronică. În relația cu persoane juridice, transmiterea prin sistemul RO e-Factura este obligatorie. Pentru un distribuitor cu câteva sute de facturi lunare, diferența dintre a le transmite una câte una și a le trimite din documentul care le-a generat se măsoară în zile de muncă.
Trasabilitatea lotului. Dacă distribui alimente, operatorii din sectorul alimentar au obligația de a putea identifica furnizorul de la care au primit un produs și clientul căruia i l-au livrat — principiul „un pas înainte, un pas înapoi" din Regulamentul (CE) nr. 178/2002. Practic, la o retragere de lot trebuie să puteți spune în câteva minute cine a primit ce.
Vă configurăm o instanță de test cu structura reală a firmei: grilele de preț pe client, categoriile de marfă, agenții și traseele. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Cere o instanță de test →Ce face concret aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Fișa clientului B2B | Datele firmei, punctele de livrare, persoanele de contact, contractul și grila de preț aplicabilă — peste modulul de gestiune a clienților. |
| Grile de preț și discounturi | Prețuri diferite pe client sau pe categorie de partener, cu discounturi pe volum, aplicate automat în ofertele generate din sistem. |
| Sold și limită de credit | Soldul curent al clientului și facturile depășite sunt vizibile în momentul comenzii, nu după livrare — prin modulul de încasări. |
| Comenzi de la agenți | Agentul introduce comanda de pe tabletă sau telefon, iar stocul se verifică pe loc. Fluxul se urmărește într-un panou vizual de comenzi. |
| Stoc multi-depozit | Cantități pe fiecare depozit sau punct de lucru, cu transferuri interne și rezervare la confirmarea comenzii — vedeți modulul de stocuri și inventar. |
| Aprovizionare | Comenzi către furnizori, recepții și evidența scadențelor, prin modulul de parteneri și furnizori. |
| Documente de livrare | Avize și documente de însoțire generate din comandă, cu generarea automată de documente. Datele necesare declarării transportului sunt deja în comandă. |
| Facturare | Factura se emite din comandă prin modulul de facturare și pleacă în SPV prin integrarea cu RO e-Factura sau prin conectarea cu platformele de facturare. |
| Retururi | Marfa refuzată sau returnată se înregistrează pe client, reintră în stoc sau în regim separat și se reflectă în sold. |
| Alerte | Stoc sub minim, client peste limita de credit, factură scadentă — prin centrul de notificări. |
| Acces pe roluri | Agentul vede doar portofoliul lui, depozitul doar comenzile de pregătit, prin administrarea rolurilor. |
| Rapoarte | Vânzări pe agent și pe rută, rotația stocului, marja pe produs și pe client, în modulul de rapoarte. |
Banii blocați în creanțe
Pentru o firmă de distribuție, cea mai mare sumă din bilanț nu stă în depozit, ci la clienți. Iar aici legea vă dă mai mult decât se folosește în practică.
Legea nr. 72/2013 reglementează plățile între profesioniști. Termenul de plată nu poate depăși, ca regulă, 60 de zile calendaristice, iar o clauză care prevede mai mult poate fi considerată abuzivă. În lipsa unei clauze contractuale de penalizare se aplică dobânda legală penalizatoare, la nivelul ratei dobânzii de referință a Băncii Naționale plus 8 puncte procentuale. În plus, puteți cere o despăgubire minimă de 40 de euro pentru cheltuielile de recuperare, fără să dovediți cuantumul lor.
Ca să le puteți invoca, aveți nevoie de date exacte: ce factură, ce scadență, ce s-a comunicat și când. Un model de notificare de plată trimis la data corectă schimbă complet tonul discuției cu un client care întârzie sistematic.
Ce nu face
Nu transmite declarația de transport în locul dumneavoastră. Datele necesare — expeditor, destinatar, bunuri, cantități, vehicul — se adună în comandă și pot fi exportate, dar obținerea codului UIT rămâne în procedura dumneavoastră actuală, prin platforma ANAF sau prin furnizorul pe care îl folosiți.
Nu este un sistem de management al depozitului. Nu optimizează amplasarea în rafturi, nu conduce terminale de picking și nu înlocuiește un WMS într-un depozit mare, cu fluxuri automatizate. Ține cantități și mișcări, nu topologia depozitului.
Nu ține contabilitatea. Emite documente comerciale și urmărește încasările; evidența contabilă rămâne în programul contabil și la contabil.
În comerț, granița dintre un CRM și un ERP se subțiază: stocul și facturarea contează la fel de mult ca relația cu clientul. Dacă doriți să înțelegeți ce parte vă trebuie efectiv, vedeți explicația despre ce înseamnă un sistem ERP.
Documente utile, gratuite
Independent de software, pe site găsiți modele pe care le puteți folosi imediat: nota de recepție și constatare de diferențe, avizul de însoțire a mărfii și factura proformă.
Unde stau datele
Aplicația rulează pe găzduirea firmei sau pe o mașină închiriată de firmă. Nu există o instanță comună mai multor distribuitori, iar furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție punctuală. Arhitectura este descrisă în pagina despre instalarea pe găzduirea companiei.
Pentru un distribuitor, miza e concretă și comercială: baza de clienți, grilele de preț și adaosurile practicate sunt informația pe care un concurent ar plăti-o. Nu e o discuție despre conformitate, ci despre unde stă lista dumneavoastră de prețuri.
O precizare necesară.Cât costă
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per agent, per gestionar sau per punct de lucru și nici abonament lunar.
Pentru distribuție, aici e diferența cea mai vizibilă față de alternative: numărul de utilizatori crește odată cu rețeaua de agenți, exact când extindeți acoperirea. Într-un model pe abonament per utilizator, fiecare agent nou adăugat este un cost lunar permanent. Detaliile sunt în pagina de licențiere, iar pentru fluxuri care nu există în varianta standard există o variantă dezvoltată pe măsură.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la nomenclatorul dumneavoastră de produse, de la grilele de preț existente și de la structura de agenți și trasee, nu de la un șablon. Baza de clienți, articolele și soldurile se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Etapele sunt descrise în pagina despre implementarea sistemului.
Surse oficiale
- ANAF — RO e-Transport, pentru categoriile de bunuri, praguri și procedura de obținere a codului UIT
- OUG nr. 41/2022 privind sistemul național RO e-Transport
- Legea nr. 72/2013 — termenele de plată între profesioniști și dobânda penalizatoare
- Regulamentul (CE) nr. 178/2002 — trasabilitatea în sectorul alimentar
- Nu ține stocul pe loturi și termene de valabilitate. Stocul se urmărește pe produs, nu pe lot. Pentru distribuție alimentară, farmaceutică sau orice marfă la care lotul și data de expirare sunt obligatorii, este o dezvoltare separată. În ediția Medical, loturile există, pentru vaccinuri și consumabile.
- Nu are gestiuni separate. Produsul are un câmp de locație, pentru raft sau zonă, dar stocul este unul singur pe firmă. Dacă lucrați cu două depozite care trebuie să aibă evidențe distincte, nu este acoperit în pachetul standard.
Magazinele, curierii și serviciile la care se conectează CRM-ul
Comenzile intră din toate canalele în aceeași listă, iar documentele de transport se generează fără retastarea adreselor.
eMAG
Comenzile din eMAG, WooCommerce, Shopify, PrestaShop și Gomag intră cu produse, cantități și date de livrare, iar stocul se întoarce în magazin după fiecare ieșire. Documentul de transport se face direct din comandă la Sameday, FAN Courier, Cargus, GLS sau DPD, cu adresa și rambursul preluate din fișa clientului, iar starea coletului se actualizează până la livrare. Facturile pleacă în SPV prin e-Factura ANAF, iar la livrările cu plata în avans se trimite link de plată NETOPIA. Lista completă este pe pagina de conectori și API.
Întrebări frecvente
Ce este o aplicație CRM pentru distribuție?
Este o aplicație care ține evidența clienților B2B, a grilelor de preț pe fiecare partener, a comenzilor luate de agenți, a stocului pe depozite, a livrărilor și a soldurilor neîncasate. Spre deosebire de un CRM de vânzări clasic, este construită în jurul mărfii și al creditului comercial, nu doar al relației cu clientul.
Poate afișa prețuri diferite pentru fiecare client?
Da. Grilele de preț se definesc pe client sau pe categorie de partener, cu discounturi pe volum. Agentul vede prețul aplicabil clientului din fața lui, nu prețul de listă, iar oferta se generează cu valorile corecte.
Agenții pot lua comenzi din teren?
Da, din browser, de pe telefon sau tabletă. Comanda intră direct în sistem, iar disponibilitatea în stoc se verifică în momentul introducerii. Astfel nu se mai promite marfă care a plecat deja către alt client.
Se poate bloca livrarea către un client care a depășit limita de credit?
Soldul curent și facturile depășite sunt vizibile la momentul comenzii, iar sistemul poate avertiza când clientul trece de limita stabilită. Decizia de a livra sau nu rămâne a dumneavoastră; ce se schimbă este că informația există înainte de livrare, nu după.
Aplicația generează codul UIT pentru e-Transport?
Nu. Datele necesare declarării — expeditor, destinatar, bunuri, cantități, vehicul — se adună în comandă și pot fi exportate, dar obținerea codului UIT rămâne în procedura dumneavoastră actuală, prin platforma ANAF sau prin furnizorul pe care îl folosiți.
Cât timp este valabil codul UIT?
Codul UIT se poate genera cu cel mult 3 zile înainte de transport și rămâne valabil 5 zile calendaristice. După plecarea vehiculului, datele declarate nu mai pot fi modificate. Verifică procedura în vigoare la ANAF, pentru că regulile s-au modificat de mai multe ori.
Ce amenzi există dacă un transport nu este declarat?
Potrivit OUG nr. 41/2022, amenda pentru persoane juridice este de 20.000–100.000 lei, iar pentru conducătorul auto de 5.000–10.000 lei. La contravenții repetate în 12 luni se pot aplica și confiscări progresive din valoarea bunurilor nedeclarate. Pragurile și categoriile de bunuri se verifică la sursă, fiind modificate periodic.
Ține evidența loturilor și a termenelor de valabilitate?
Da, la nivelul mișcărilor de marfă: ce lot a intrat, de la ce furnizor și către ce client a plecat. Este informația necesară pentru principiul „un pas înainte, un pas înapoi" din reglementarea europeană privind trasabilitatea alimentelor.
Înlocuiește un sistem de management al depozitului?
Nu. Nu optimizează amplasarea în rafturi, nu conduce terminale de picking și nu înlocuiește un WMS dintr-un depozit mare, automatizat. Ține cantități, loturi și mișcări între gestiuni, nu topologia depozitului.
Ce pot cere unui client care plătește cu întârziere?
În relația dintre profesioniști, Legea nr. 72/2013 prevede un termen de plată de cel mult 60 de zile calendaristice. În lipsa unei clauze contractuale se aplică dobânda legală penalizatoare, la nivelul ratei de referință a Băncii Naționale plus 8 puncte procentuale, și puteți cere o despăgubire minimă de 40 de euro pentru cheltuielile de recuperare.
Câți agenți pot folosi aplicația?
Nelimitați. Licența nu se calculează per utilizator, deci extinderea rețelei de agenți nu schimbă costul programului. Fiecare agent poate fi limitat, prin drepturi pe roluri, la portofoliul propriu.
Pot importa nomenclatorul de produse și soldurile clienților?
Da. Articolele cu coduri, prețuri și grile, clienții cu punctele de livrare și soldurile existente se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Structura se mapează pe câmpurile din sistem în etapa de configurare.
Domenii conexe
Aceeași platformă, configurată pentru celelalte forme de comerț:
Distribuția dumneavoastră, pe serverul propriu
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea companiei, îl configurăm pe fluxul de depozit și vânzare și vă pregătim ghidurile video pentru echipă. De la acel moment, aplicația devine un activ al firmei.