Factura proformă este documentul prin care anunți un client cât va avea de plătit, înainte să existe o factură propriu-zisă. Seamănă cu o factură, conține aceleași informații, dar nu produce niciun efect fiscal: nu se înregistrează în contabilitate, nu generează TVA de plată și nu se transmite în sistemul e-Factura.
Este, în cel mai simplu limbaj, o ofertă fermă cu aspect de factură. Rolul ei practic e să dea clientului un document pe baza căruia să plătească — mai ales când plata se face în avans.
Când se emite o proformă
- Plată în avans. Clientul are nevoie de un document cu sumă și cont bancar ca să facă plata; factura fiscală se emite după încasare sau după livrare.
- Aprobare internă la client. Departamentele financiare cer un document oficial înainte de a aproba o cheltuială.
- Clienți noi, fără istoric. Livrarea începe după confirmarea plății.
- Colaborări externe. În comerțul internațional, proforma este documentul standard pentru comenzi și formalități bancare.
- Fluxuri cu emitent separat. Când documentul se pregătește într-un sistem, iar factura fiscală se emite în altul.
Proformă și factură fiscală: ce le desparte
| Factură proformă | Factură fiscală | |
|---|---|---|
| Valoare fiscală | Nu are | Are |
| Se înregistrează în contabilitate | Nu | Da |
| Generează TVA | Nu | Da |
| Se transmite în RO e-Factura | Nu | Da, în condițiile legii |
| Serie și numerotare | Serie proprie, separată | Serie fiscală, continuă |
| Obligă la plată | Nu, este o propunere | Da |
Regula pe care merită să o reții: proforma nu se stornează, pentru că nu a produs nimic. Dacă renunți la ea, pur și simplu nu o transformi în factură.
Model factură proformă
[DENUMIRE FIRMĂ] S.R.L. [DENUMIRE CLIENT]
CUI: [___] · Nr. Reg. Com.: [___] CUI/CNP: [___]
Sediu: [___] Adresa: [___]
Banca: [___] Persoană de contact: [___]
IBAN: [___]
FACTURĂ PROFORMĂ
Seria PRF nr. [___] / [ZZ.LL.AAAA]
Valabilă până la: [ZZ.LL.AAAA]
┌────┬───────────────────────────────┬──────┬─────────┬───────────┬────────────┐
│ Nr │ Denumirea produsului/serviciu │ U.M. │ Cant. │ Preț unit.│ Valoare │
├────┼───────────────────────────────┼──────┼─────────┼───────────┼────────────┤
│ 1 │ │ │ │ │ │
│ 2 │ │ │ │ │ │
│ 3 │ │ │ │ │ │
└────┴───────────────────────────────┴──────┴─────────┴───────────┴────────────┘
Total fără TVA: [________] lei
TVA [__]%: [________] lei
TOTAL DE PLATĂ: [________] lei
Modalitate de plată: [ordin de plată / numerar / card]
Termen de plată: [___ zile de la emitere]
Menționați la plată: PRF nr. [___]
MENȚIUNI OBLIGATORII
Prezentul document este o factură proformă. Nu are valoare fiscală,
nu se înregistrează în contabilitate și nu ține loc de factură.
Factura fiscală se emite [la încasarea plății / la livrare].
Întocmit, Am luat la cunoștință,
[Nume, funcție] [Client]
Ce trebuie să scrie neapărat pe ea
- Cuvintele „factură proformă”, vizibil. Un document care arată ca o factură și nu spune ce este creează confuzie la contabilitatea clientului.
- Mențiunea că nu are valoare fiscală. Te protejează de situația în care clientul o înregistrează din greșeală și își deduce TVA-ul.
- Serie distinctă. Nu folosi seria facturilor fiscale. O serie separată, de tip PRF, ține evidența curată.
- Termen de valabilitate. Prețurile nu rămân valabile la infinit; o proformă fără termen se întoarce peste șase luni, cu cererea de a fi onorată.
- Contul bancar complet. Este, de fapt, motivul principal pentru care clientul a cerut documentul.
Proforma ca punte între două sisteme
Există un motiv mai puțin discutat pentru care proforma e utilă: separă locul unde se pregătește documentul de locul unde se emite factura fiscală.
Într-o firmă care ține clienții, ofertele și serviciile prestate într-un sistem propriu, dar facturează prin SmartBill, Oblio sau FGO, proforma e piesa care leagă cele două: se generează din fișa clientului, cu tot ce s-a prestat deja completat, și pleacă mai departe către programul de facturare, unde se emite documentul fiscal. Contabilul lucrează exact ca înainte, iar nimeni nu retastează date. Așa funcționează integrarea cu SmartBill și cu ceilalți furnizori de facturare.
În cabinetele medicale, unde documentul de plată depinde de pachete de ședințe, abonamente și de plătitori care nu sunt întotdeauna pacientul, mecanismul e descris pe larg în pagina despre facturarea pentru cabinete și clinici.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu să emit factură proformă?
Nu. Proforma este un document comercial opțional, nereglementat fiscal. O emiți doar când ai nevoie de ea — de regulă, pentru plăți în avans sau pentru aprobări interne la client.
Clientul a plătit pe baza proformei. Ce fac mai departe?
Emiți factura fiscală, cu aceleași produse și sume, și menționezi în ea încasarea în avans. Proforma rămâne doar în evidența ta comercială, nu se înregistrează în contabilitate.
Se transmite proforma în sistemul e-Factura?
Nu. În RO e-Factura se transmit facturile fiscale, nu documentele comerciale fără efect fiscal. Detaliile despre ce intră efectiv în sistem sunt în ghidul complet despre e-Factura.
Pot modifica o proformă după ce am trimis-o?
Da, pentru că nu are efecte fiscale. Practica sănătoasă este să emiți o proformă nouă, cu alt număr, și să o marchezi pe cea veche ca anulată, ca să nu circule două documente cu sume diferite.
Precizare. Modelul de mai sus este orientativ și trebuie adaptat la situația concretă a firmei tale. Nu ține loc de consultanță juridică sau contabilă — pentru cazuri atipice, cere părerea contabilului sau a unui specialist.
Vrei să nu mai introduci datele de două ori? Vezi modulul de facturare cu transmitere în e-Factura — emiți proforma din CRM și o transmiți prin SmartBill, FGO sau Oblio.
Testează platforma →