Model factură proformă

Factura proformă este documentul prin care anunțați un client cât va avea de plătit, înainte să existe o factură propriu-zisă. Seamănă cu o factură, conține aceleași informații, dar nu produce niciun efect fiscal: nu se înregistrează în contabilitate, nu generează TVA de plată și nu se transmite în sistemul e-Factura.

Este, în cel mai simplu limbaj, o ofertă fermă cu aspect de factură. Rolul ei practic e să dea clientului un document pe baza căruia să plătească — mai ales când plata se face în avans.

Când se emite o proformă

• Plată în avans. Clientul are nevoie de un document cu sumă și cont bancar ca să facă plata; factura fiscală se emite după încasare sau după livrare.
• Aprobare internă la client. Departamentele financiare cer un document oficial înainte de a aproba o cheltuială.
• Clienți noi, fără istoric. Livrarea începe după confirmarea plății.
• Colaborări externe. În comerțul internațional, proforma este documentul standard pentru comenzi și formalități bancare.
• Fluxuri cu emitent separat. Când documentul se pregătește într-un sistem, iar factura fiscală se emite în altul.

Proformă și factură fiscală: ce le desparte

Regula pe care merită să o rețineți: proforma nu se stornează, pentru că nu a produs nimic. Dacă renunțați la ea, pur și simplu nu o transformați în factură.

Model factură proformă

Clientul plătește proforma înainte de livrare: factura de avans, pas cu pas

Situația cea mai frecventă în practică: proforma este achitată, dar marfa sau serviciul vin mai târziu. Plata devine, fiscal, un avans, iar ordinea documentelor contează.

Exemplu. Pe 5 octombrie 2026, un client plătește o proformă de 12.100 lei (10.000 lei + TVA 21%). Marfa se livrează pe 20 noiembrie 2026.

1. Factura de avans: se emite pentru 12.100 lei (10.000 lei + 2.100 lei TVA) cel târziu până pe 15 noiembrie 2026 și se transmite în RO e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere. TVA-ul de 2.100 lei se colectează în decontul lunii octombrie, luna încasării.
2. Factura finală: la livrare, pe 20 noiembrie, se emite factura pentru marfa livrată, care cuprinde și un rând de stornare a avansului (−10.000 lei și −2.100 lei TVA), cu trimitere la factura de avans. Diferența de plată devine zero, dacă livrarea are aceeași valoare.
3. Dacă valoarea livrării diferă, factura finală stornează integral avansul și facturează valoarea reală, iar clientul plătește sau primește diferența.

Pentru plătitorii de TVA care aplică sistemul TVA la încasare, regulile de exigibilitate diferă; în rest, proforma achitată nu trebuie lăsată „în aer” până la livrare, pentru că decontul de TVA al lunii încasării ar fi incomplet.

Ce trebuie să scrie neapărat pe ea

1. Cuvintele „factură proformă”, vizibil. Un document care arată ca o factură și nu spune ce este creează confuzie la contabilitatea clientului.
2. Mențiunea că nu are valoare fiscală. Vă protejează de situația în care clientul o înregistrează din greșeală și își deduce TVA-ul.
3. Serie distinctă. Nu folosiți seria facturilor fiscale. O serie separată, de tip PRF, ține evidența curată.
4. Termen de valabilitate. Prețurile nu rămân valabile la infinit; o proformă fără termen se întoarce peste șase luni, cu cererea de a fi onorată.
5. Contul bancar complet. Este, de fapt, motivul principal pentru care clientul a cerut documentul.

Proforma ca punte între două sisteme

Există un motiv mai puțin discutat pentru care proforma e utilă: separă locul unde se pregătește documentul de locul unde se emite factura fiscală.

Într-o firmă care ține clienții, ofertele și serviciile prestate într-un sistem propriu, dar facturează prin SmartBill, Oblio sau FGO, proforma e piesa care leagă cele două: se generează din fișa clientului, cu tot ce s-a prestat deja completat, și pleacă mai departe către programul de facturare, unde se emite documentul fiscal. Contabilul lucrează exact ca înainte, iar nimeni nu retastează date. Așa funcționează integrarea cu SmartBill și cu ceilalți furnizori de facturare.

În cabinetele medicale, unde documentul de plată depinde de pachete de ședințe, abonamente și de plătitori care nu sunt întotdeauna pacientul, mecanismul e descris pe larg în pagina despre facturarea pentru cabinete și clinici.

Surse și cadru legal

• Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), art. 319 – factura; proforma nu este un document fiscal reglementat și nu se transmite în RO e-Factura.
• Legea contabilității nr. 82/1991, republicată.

Textele actualizate ale actelor normative se pot consulta pe portalul oficial legislatie.just.ro. Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța juridică, fiscală sau contabilă pentru situația concretă a firmei.

Întrebări frecvente

Precizare. Modelul de mai sus este orientativ și trebuie adaptat la situația concretă a firmei dumneavoastră. Nu ține loc de consultanță juridică sau contabilă — pentru cazuri atipice, cere părerea contabilului sau a unui specialist.