Patul
Fiecare pat se definește ca unitate separată, cu disponibilitate, tarif și alocare proprii.
- Se vinde individual, pe nopți
- Are tariful lui pe sezon
- Are oaspetele lui, cu istoric
- Revine în vânzare la plecare
- contact@zarinacrm.ro
- 0758.068.538
Zarina CRM Hotel · profilul Hostel
Soft pentru hostel, în care se vinde patul, nu camera
Într-un hostel, aceeași cameră are șase oaspeți care nu se cunosc, sosesc în zile diferite și pleacă pe rând. Un program făcut pentru hoteluri vede doar „camera 12 ocupată” și nu mai poate vinde cele cinci paturi rămase libere. Zarina CRM lucrează cu patul ca unitate: fiecare pat are disponibilitatea, tariful și oaspetele lui, iar dormitorul rămâne camera în care stau. Se instalează pe serverul firmei, cu licență definitivă.
Fluxul unei șederi
De la rezervare la eliberarea patului, în 6 pași
Fiecare pas există ca atare în aplicație. Nu este o schemă de prezentare, este ordinea în care se completează datele.
1
Rezervarea
Intră de pe site-ul hostelului, din Booking.com sau Airbnb, ori se introduce la recepție.
2
Patul alocat
Se alege un pat liber din dormitorul potrivit, pentru nopțile cerute, fără să blocheze restul camerei.
3
Confirmarea
Pleacă cu tariful pe noapte al patului și, dacă e cazul, cu avansul încasat online.
4
Check-in
Datele oaspetelui intră o singură dată, iar fișa de anunțare a sosirii se completează din ele.
5
Extra-opțiuni
Lenjeria, prosopul, locker-ul sau micul dejun se adaugă pe nota oaspetelui, nu pe hârtie.
6
Plecarea
Patul se marchează de curățat și revine în vânzare, chiar dacă ceilalți din dormitor rămân.
Vocabularul aplicației
Unitatea de vânzare este patul
Profilul Hostel schimbă termenii din toată aplicația: unde un hotel vede „Camere”, dumneavoastră vedeți „Paturi”, iar dormitorul rămâne camera fizică. Se alege din setări, fără cod și fără licență separată.
Dormitorul
Tipul de unitate descrie dormitorul: câte paturi are, dacă e mixt sau doar pentru femei, ce facilități are.
- Dormitor mixt de 6 sau 8
- Dormitor doar pentru femei
- Cameră privată, vândută întreagă
- Fotografii și descriere proprii
Grupurile
Școlile, echipele și grupurile organizate se vând altfel decât turistul care vine singur.
- Blocați un număr de paturi pe zile
- Data de eliberare a blocajului
- Lista nominală a grupului
- Paturile neocupate revin în vânzare
Canale de rezervare
Booking.com și Airbnb, din prima zi
Hostelurile primesc o parte mare din rezervări de pe platforme. Legătura de bază merge fără contract separat cu platforma.
Sincronizare de calendar
Prin calendarul iCal pe care Booking.com și Airbnb îl oferă în extranet: rezervările lor intră în aplicație, iar ocuparea pleacă înapoi spre ele. Sincronizarea se face la interval, nu în aceeași secundă.
Rezervări directe
Motorul de rezervare de pe site-ul hostelului caută paturile libere, arată tariful pe noapte și transformă cererea în rezervare, fără comision de platformă.
Tarife spre platforme
Trimiterea automată a tarifelor și a restricțiilor, precum și Expedia, se fac prin conectare directă și cer contractul de conectivitate al hostelului cu platforma.
Operare zilnică
Partea care se complică la un hostel
- Fișa de anunțare a sosirii, pentru fiecare adult. Într-un dormitor de opt, sunt opt fișe. Aplicația le completează din datele oaspeților, se semnează pe tabletă și se arhivează ca PDF, conform HG 237/2001.
- Curățenia se vede pe fiecare pat. Când pleacă un oaspete, patul lui se marchează de curățat, iar echipa vede lista fără prețuri și fără datele personale ale oaspeților.
- Extra-opțiunile se încasează pe notă. Lenjerie, prosop, locker, mic dejun sau transfer se definesc o dată ca servicii și se adaugă pe nota oaspetelui.
- Actele de identitate stau criptate. Doar administratorul, managerul și recepția le pot vedea, iar fiecare deschidere rămâne înregistrată.
- Restricțiile de ședere sunt pe tarif. Minimum de nopți în weekend, închiderea sosirilor într-o zi sau oprirea vânzării se setează pe perioade.
Transparență
Ce trebuie știut înainte
Preferăm să fim exacți de la început, inclusiv în privința lucrurilor care țin de configurare sau de alții.
- Paturile se definesc unul câte unul. La configurare, fiecare pat devine o unitate, cu un număr de tipul D2-3 (dormitorul 2, patul 3). Facem această configurare noi, la implementare.
- Curățenia se marchează pe pat, nu pe dormitor. Aplicația nu adună automat paturile unui dormitor într-o singură sarcină de curățenie.
- Alocarea pe criterii o face recepția. Dormitoarele doar pentru femei sau pentru o anumită vârstă se separă prin tipul de dormitor; aplicația nu verifică singură genul sau vârsta oaspetelui la alocare.
- Hostelworld nu este conectat. Platformele legate sunt Booking.com și Airbnb, prin calendar, și site-ul propriu. Pentru alte platforme, rezervările se introduc la recepție.
- Canalele merg prin conturile dumneavoastră. Fiecare platformă cere contul hostelului. Noi nu intermediem conturi și nu garantăm politicile lor.
Model de licențiere
Licență definitivă, nu comision pe rezervare
Profilul Hostel face parte din ediția Hotel. Se plătește o dată, se instalează la dumneavoastră și rămâne al firmei.
- Fără comision pe rezervare. Spre deosebire de platforme, aplicația nu ia un procent din ce încasați.
- Useri nelimitați. Nu plătiți pe persoană, nici pe pat administrat.
- Prețurile și pachetele sunt publicate. Le găsiți în pagina de prețuri, cu ce intră în fiecare variantă.
- Profilul se poate schimba. Dacă deschideți și o pensiune, treceți pe profilul potrivit fără licență nouă.
Implementare
Ce primiți la semnarea contractului
Instalare pe serverul dumneavoastră
Punem aplicația pe găzduirea firmei și o configurăm pe profilul Hostel.
Dormitoarele, paturile și tarifele
Definim dormitoarele, fiecare pat și tarifele pe sezon, ca sistemul să fie gata de folosit.
Legarea canalelor
Configurăm împreună platformele pe care sunteți listați, cu conturile dumneavoastră.
Potrivire
Pentru cine este și pentru cine nu este
Este pentru
Hosteluri cu dormitoare comune, eventual și camere private, care vând pe pat și primesc rezervări de pe platforme.
Este pentru
Unități care primesc grupuri organizate — școli, echipe, tabere — și au nevoie de blocaje cu dată de eliberare.
Nu este pentru
Cine are nevoie de alocare automată pe gen sau vârstă ori de conectare directă la Hostelworld. Acestea nu există astăzi în aplicație.
Securitate
Unde stau datele și cine răspunde de ele
Datele oaspeților sunt date personale. Locul lor nu este la noi.
- Instalarea este la dumneavoastră. Aplicația rulează pe serverul firmei, deci datele nu trec prin infrastructura noastră.
- Accesul este pe rol. Recepția, curățenia și contabilitatea văd ce le este alocat.
- Datele nu sunt blocate. Baza este a dumneavoastră, cu export, fără condiții la ieșire.
- Plățile trec prin procesator. Datele cardului rămân la procesatorul dumneavoastră, nu în aplicație.
Conexiuni active
Canalele de rezervare și serviciile la care se conectează CRM-ul
Pentru un hostel, toate paturile stau într-un singur ecran, indiferent pe câte platforme este listat.
Stripe
Rezervările din Booking.com și Airbnb intră prin calendarul iCal, fără contract separat, iar ocuparea pleacă înapoi spre ele la fiecare sincronizare; Expedia și trimiterea tarifelor cer contractul de conectivitate al hostelului. Avansul se încasează online prin NETOPIA sau Stripe, confirmarea rezervării pleacă pe WhatsApp, iar factura se trimite în SPV prin e-Factura ANAF. Lista completă este pe pagina de conectori și API.
Întrebări frecvente
Răspunsuri despre profilul Hostel
Se poate vinde un singur pat dintr-un dormitor?
Da. Fiecare pat este o unitate separată, cu disponibilitatea lui. Rezervarea unui pat nu blochează celelalte paturi din același dormitor.
Pot avea și camere private în același hostel?
Da. Camera privată se definește ca tip de unitate separat și se vinde întreagă, alături de paturile din dormitoare.
Ce diferență este față de profilul Pensiune?
Unitatea rezervabilă. La pensiune se vinde camera, la hostel se vinde patul, iar dormitorul rămâne camera fizică. Termenii din aplicație se schimbă în consecință.
Cum gestionez un grup de 30 de elevi?
Prin modulul Grupuri: blocați 30 de paturi pe nopțile cerute, cu o dată de eliberare. Primiți apoi lista nominală, iar paturile neocupate până la acea dată revin în vânzare.
Rezervările din Booking.com intră singure?
Da, prin calendarul iCal din extranetul Booking.com, fără contract separat. Sincronizarea se face la interval. Tarifele nu pleacă prin acest calendar; pentru ele este nevoie de conectarea directă, cu contract de conectivitate.
Hostelworld este conectat?
Nu. Astăzi sunt legate Booking.com și Airbnb, prin calendar, plus motorul de rezervare de pe site-ul propriu. Rezervările de pe Hostelworld se introduc la recepție.
Alte configurații
Alte profile și ediții Zarina CRM
Pensiune
Profilul pentru pensiuni, unde unitatea rezervabilă este camera.
Regim hotelier
Profilul pentru apartamente închiriate pe nopți, vândute întregi.
Hotel și HoReCa
Ediția Hotel pe profilul hotelier, pentru unități cu recepție în ture.
🎃 Halloween −15%
Fără comision pe rezervare
Fiecare pat, vândut separat
Instalăm Zarina CRM la dumneavoastră, îl configurăm pe profilul Hostel, definim dormitoarele, paturile și tarifele și legăm calendarele din Booking.com și Airbnb. De la acel moment, aplicația este un activ al firmei, nu o cheltuială lunară.