Proforme și facturi
Documentele pleacă din aceleași date.
- Emitere din ofertă acceptată
- Linii din catalog
- Serii și numerotare proprii
- Generare în PDF
- contact@zarinacrm.ro
- 0758.068.538
Modul licențiabil separat
Facturare în CRM, cu storno corect și e-Factura conectată
Facturile și proformele se emit din aceleași date pe care lucrează vânzările: client, ofertă acceptată, produse din catalog. Documentele fiscale nu se mai șterg și nu se mai anulează la întâmplare, ci se corectează prin storno, iar transmiterea către sistemul național se face prin conectorii de facturare configurați cu conturile dumneavoastră.
De la 2.490 € + TVAplată unică, fără abonament lunar- Facturi din oferte
- Corecție prin storno
- e-Factura prin conector
- Ieșire de stoc la emitere
- Scadențar pe client
Facturi din oferte
Corecție prin storno
e-Factura prin conector
Pe scurt
Facturare în CRM, cu storno și e-Factura conectată. Facturile și proformele se emit din aceleași date pe care lucrează vânzările: client, ofertă acceptată, produse din catalog. Modul licențiabil separat. Licență definitivă, instalare pe serverul firmei și utilizatori nelimitați.
Funcționează împreună cu: e-Factura ANAF, Automatizare comenzi, CRM multilingv.
Problema
Situația actuală, când facturarea stă separat de vânzări
Fiecare transfer manual de date între ofertă și factură este o sursă de erori care se descoperă la control sau la client.
- Datele se reintroduc de două ori Oferta se face într-un loc, factura în altul. Diferențele apar la poziții, la cantități și la reduceri.
- Nu se știe ce s-a încasat din ce s-a facturat Fără legătura dintre factură și plată, soldul clientului se calculează manual, cu erori.
- Corecțiile se fac prin ștergere Un document fiscal șters local rămâne valabil în evidența oficială. Problema se descoperă târziu și costă.
- Stocul nu corespunde Facturarea fără legătură cu gestiunea lasă inventarul în urmă, iar costul real al vânzării rămâne necunoscut.
- Transmiterea către sistemul național se face manual Fiecare document se încarcă separat, iar erorile se descoperă la respingere.
- Restanțele se urmăresc din memorie Scadențele depășite se află când cineva își amintește să verifice extrasul.
Ce face modulul
Ce conține modulul de facturare
Modulul acoperă documentele comerciale și fiscale, legate de clienți, oferte, stoc și încasări.
Storno, nu ștergere
Corecția respectă regulile fiscale.
- Documentele emise nu se șterg
- Corecție prin storno
- Pereche document și storno, vizibilă
- Stocul se reface o singură dată
Conectori de facturare
Legătura cu programele de facturare uzuale.
- Conectori către servicii folosite în România
- Regim de probă înainte de utilizare
- Chei introduse de dumneavoastră
- Un singur conector activ
e-Factura
Transmiterea către sistemul național.
- Document pregătit pentru transmitere
- Verificarea datelor obligatorii
- Stare urmărită
- Erorile afișate explicit
Legătura cu stocul
Vânzarea mișcă gestiunea.
- Ieșire de stoc la facturare
- Cost preluat din gestiune
- Marja pe document
- Mișcări consemnate
Scadențe și solduri
Banii de încasat sunt vizibili.
- Scadențar pe client
- Zile de întârziere
- Sold pe client
- Legătura cu încasările
Ce se schimbă
Ce se schimbă în prima lună după activarea modulul de facturare
Efecte directe ale faptului că facturarea folosește aceleași date ca vânzările.
01
Facturare fără dublă muncă
Documentul pleacă din ofertă.
- Linii preluate integral
- Fără retastare
- Fără diferențe între documente
- Timp administrativ recuperat
02
Corecții fără riscuri
Greșelile se repară corect.
- Storno în locul ștergerii
- Urmă clară a corecției
- Evidență care rezistă la control
- Stoc refăcut o singură dată
03
Restanțe vizibile
Încasarea devine un proces urmărit.
- Facturi depășite de scadență
- Zile de întârziere
- Sold pe client
- Prioritizarea apelurilor
04
Marjă pe fiecare document
Vânzarea se evaluează, nu se presupune.
- Cost din gestiune
- Marja pe linie și pe document
- Produse nerentabile identificate
- Decizii de preț argumentate
05
Mai puține respingeri la transmitere
Datele obligatorii se verifică înainte.
- Verificări pe datele clientului
- Mesaje de eroare explicite
- Stare urmărită
- Mai puține reluări manuale
06
Documente consecvente
Clientul primește mereu același format.
- Șablon propriu
- Numerotare continuă
- Trimitere din aplicație
- Istoric pe client
În aplicație
Traseul unui document, pas cu pas
Același flux pentru o factură simplă și pentru una cu zeci de poziții.
- 1
Documentul pornește din ofertă sau din fișa clientului
Datele clientului și liniile ofertei acceptate se preiau integral, deci nu se reintroduc.
- 2
Se verifică datele obligatorii
Codul fiscal, adresa și celelalte date necesare se verifică înainte de emitere, pentru a evita respingerea la transmitere.
- 3
Emiterea mișcă stocul
Dacă modulul de gestiune este activ, ieșirea se consemnează, iar costul vânzării intră în calculul marjei.
- 4
Documentul pleacă la client
Se generează fișierul, se trimite pe e-mail din aplicație și rămâne în istoricul clientului, cu dată și autor.
- 5
Transmiterea către sistemul național
Documentul se trimite prin conectorul configurat, iar starea transmiterii rămâne vizibilă pe document.
- 6
Încasarea închide ciclul
Plata, inclusiv parțială, se consemnează pe factură, iar soldul clientului se actualizează imediat.
Prezentare video
Facturare, pe scurt, în aplicație
În curândPrezentarea video a modulului este în pregătire.
Storno
Corecția documentelor, fără riscuri fiscale
Aici se produc cele mai costisitoare greșeli într-un CRM care facturează.
Documentele emise nu se șterg
Regula este aplicată de aplicație.
- Ștergerea blocată pe documente emise
- Anularea blocată pentru cele transmise
- Mesaj explicit către utilizator
- Fără excepții tacite
Corecția prin storno
Metoda corectă, aplicată consecvent.
- Document de storno generat
- Pereche vizibilă în listă
- Valoare în oglindă
- Istoric complet
Stocul se reface o singură dată
Erorile duble sunt prevenite.
- Verificare la storno
- Fără dublă reintrare de stoc
- Mișcări consemnate
- Inventar corect
Refacturarea rămâne posibilă
O proformă anulată nu blochează vânzarea.
- Proformă nouă permisă
- Fără blocaje administrative
- Legătura cu oferta păstrată
- Evidență curată
Conectori
Conectorii de facturare și transmiterea
Explicăm cum funcționează legătura cu programele de facturare, pentru că aici apar cele mai multe întrebări.
- 01
Conectori către servicii uzuale
Modulul se conectează la programe de facturare folosite frecvent în România, cu datele de acces ale companiei dumneavoastră.
- 02
Un singur conector activ
Activarea unui conector dezactivează celelalte, pentru a nu exista două surse de numerotare în paralel.
- 03
Regim de probă înainte de emiterea reală
Recomandăm testarea în regim de probă: documentul se creează ca ciornă sau ca document nefiscal, în funcție de furnizor, iar proforma din CRM rămâne neschimbată.
- 04
Cheile rămân ale companiei
Datele de acces se introduc o singură dată, se păstrează criptate și nu se reafișează în interfață.
- 05
Erorile se afișează explicit
Mesajele primite de la furnizor se traduc în explicații utilizabile, nu rămân coduri tehnice.
- 06
Verificări înainte de transmitere
Diferențele între liniile documentului și totalul lui, precum și datele de client incomplete, blochează transmiterea înainte de a produce o respingere.
Automatizări
Ce reduce munca administrativă în modulul de facturare
Mecanisme care scurtează drumul de la vânzare la încasare.
Facturi din oferte
Conversia este un pas, nu un proces.
- Linii preluate integral
- Respectă aprobările de reducere
- Legătura rămâne vizibilă
- Fără retastare
Facturi recurente
Abonamentele se emit singure.
- Generare la data stabilită
- Valori și linii păstrate
- Reîncercare la eșec
- Vizibile înainte de emitere
Trimitere automată
Documentul ajunge la client fără pași manuali.
- E-mail cu document atașat
- Șablon de mesaj
- Consemnat în istoric
- Jurnal al expedierilor
Alerte pe scadențe
Restanțele nu se descoperă târziu.
- Facturi depășite semnalate
- Zile de întârziere
- Notificare către responsabil
- Raport pe restanțe
Legătura cu plățile online
Încasarea se confirmă singură.
- Link de plată pe factură
- Confirmare automată
- Rambursări consemnate
- Sold actualizat imediat
Rapoarte programate
Situațiile ajung la decidenți.
- Raport periodic pe e-mail
- Facturat și încasat
- Restanțe pe client
- Export atașat
Cine vede ce
Accesul la documente și la sume
Documentele fiscale și soldurile sunt informație sensibilă, tratată pe roluri.
- Roluri financiare separate Emiterea, anularea și stornarea se acordă explicit, nu implicit tuturor utilizatorilor.
- Costul și marja au drepturi proprii Accesul la cost și la marjă se restrânge la rolurile financiare și de conducere.
- Operațiunile pe documente emise sunt controlate Anularea și stornarea urmează reguli și rămân consemnate, cu autor și dată.
- Documentele sunt protejate Fișierele generate se servesc numai utilizatorilor cu drept, prin legături verificate.
- Cheile conectorilor rămân criptate Datele de acces la serviciile externe nu se reafișează în interfață după salvare.
- Date pe serverul companiei Documentele, seriile și istoricul rămân în instalarea proprie.
De ce aveți nevoie
Ce trebuie pregătit pentru punerea în funcțiune a modulul de facturare
Configurarea o realizăm noi la implementare, împreună cu contabilitatea dumneavoastră.
01
Serii și numerotare
Evidența trebuie să continue.
- Serii folosite
- Numere de start
- Reguli de numerotare
- Verificate pe primul document
02
Cote de TVA și date de firmă
Documentele trebuie să fie corecte.
- Cote folosite
- Date fiscale complete
- Regim de TVA
- Verificate la implementare
03
Contul la programul de facturare
Pentru transmitere și evidență fiscală.
- Cont propriu la furnizor
- Chei generate de dumneavoastră
- Serii configurate la furnizor
- Testate în regim de probă
04
Catalogul de articole
Liniile documentelor pornesc din el.
- Articole cu preț și unitate
- Cote de TVA pe articol
- Legătura cu stocul
- Import din evidența existentă
05
Politica de scadențe
Termenele devin instrument de încasare.
- Termen implicit de plată
- Pe tipuri de client
- Comportament la depășire
- Agreată la implementare
06
Soldurile de început
Evidența pornește de la realitate.
- Facturi neîncasate
- Avansuri existente
- Stoc inițial cu costuri
- Preluate la implementare
Ce nu face
Limitele modulului de facturare, enunțate explicit
Modulul emite și urmărește documente comerciale. Nu înlocuiește programul de contabilitate.
- Nu este program de contabilitate Modulul emite documente și urmărește încasările. Înregistrarea contabilă, balanța și declarațiile rămân în programul dumneavoastră.
- Evidența fiscală rămâne la furnizorul de facturare Pentru numerotare fiscală și arhivare oficială se folosește conectorul către programul de facturare, cu contul companiei.
- Nu preia automat facturile primite Modulul acoperă facturile emise. Facturile de la furnizori se înregistrează ca cheltuieli, în modulul de achiziții.
- Transmiterea depinde de sistemul național Dacă sistemul destinatar este indisponibil, transmiterea se reia. Starea rămâne vizibilă, dar momentul nu depinde de noi.
- Comisioanele de plată nu trec prin noi Procesatorul de plăți facturează direct compania dumneavoastră.
- Calitatea depinde de datele de client Un cod fiscal sau o adresă incompletă produce respingeri. Curățarea datelor face parte din implementare.
Conexiuni active
Programele de facturare cu care se conectează platforma
Documentele emise în CRM pot fi transmise către programul de facturare pe care îl folosiți deja, cu datele contului dumneavoastră. Fișierul XML pentru e-Factura se generează direct în platformă, în format UBL 2.1, profil CIUS-RO.
Conectarea se configurează la implementare. Abonamentul la programul de facturare rămâne al companiei dumneavoastră.
Implementări soft CRM
Companii care au avut încredere în Zarina CRM
Comparație
Facturare în fișiere, în abonament sau în platformă proprie
Aceeași operațiune, trei moduri de a o face. Diferența apare la volum, la control și la costul pe termen lung.
Cu fișiere de calcul
Varianta de la care pleacă majoritatea companiilor.
- Numerotarea se păstrează manual, cu risc de duplicate
- Datele clientului se retastează la fiecare document
- XML-ul pentru e-Factura se face în alt program
- Istoricul încasărilor stă în alt fișier
Cu un abonament lunar
Platformele în care plătiți pe utilizator, în fiecare lună.
- Cost lunar, pe fiecare utilizator care emite
- Datele stau pe serverele furnizorului
- Export limitat la ce permite platforma
- Prețul crește odată cu echipa
Cu Zarina CRM
Instalare pe serverul companiei, licență definitivă.
- Documentul pornește din oferta sau comanda existentă
- XML conform CIUS-RO, verificat înainte de încărcare
- Utilizatori nelimitați, fără cost pe om
- Baza de date rămâne pe serverul companiei
Pentru cine este
Când are sens acest modul și când nu
Preferăm să spunem din start în ce situații modulul nu își merită costul, ca discuția comercială să nu plece de la așteptări greșite.
Are sens dacă
Situațiile în care modulul se amortizează rapid.
- Emiteți facturi din oferte sau din comenzi, pe aceleași date
- Aveți obligația e-Factura și respingeri la transmitere
- Facturarea se face acum într-un alt program, cu date retastate
- Vreți legătura dintre factură, client și încasare într-un singur loc
Nu are sens dacă
Situațiile în care vă recomandăm să nu îl luați acum.
- Facturarea este făcută integral de contabilitate, din programul lor
- Emiteți câteva facturi pe lună, cu același conținut
- Nu vreți să schimbați programul de facturare actual
- Nu aveți catalog de produse sau servicii în CRM
Cum se achiziționează
În ce pachet este inclus modulul de facturare
Modulul nu se vinde separat. Este inclus de la pachetul PRO în sus. Ce conține fiecare pachet găsiți pe pagina de prețuri.
Inclus de la pachetul PRO
2.990 € + TVA, plătit o singură dată, pentru toată firma și cu utilizatori nelimitați.
Inclus și în BUSINESS
BUSINESS conține tot ce are PRO, plus inteligența artificială, aplicația de teren și telefonia integrată.
Fără abonament, fără plată pe utilizator
Licența este definitivă. Echipa poate crește fără ca prețul licenței să se schimbe.
Datele rămân la dumneavoastră
CRM-ul se instalează pe serverul companiei, iar licența se verifică local, fără să depindă de serverele noastre.
Preț, garanții și implementare
Facturare: cât costă și ce primiți
Plătiți o singură dată. Tot ce urmează e scris aici, nu în condiții ascunse.
Prețul
Modulul Facturare este inclus de la pachetul PRO: 2.990 € + TVA, plătit o singură dată, pentru toată firma.
Același CRM, în 3 pachete. Fiecare pachet include tot ce are cel anterior:
- STARTNu include acest modul2.490 €
- PROInclus2.990 €
- BUSINESSInclus3.990 €
Prețuri + TVA, plată unică, utilizatori nelimitați. Ce conține fiecare pachet găsiți pe pagina de prețuri.
Abonament sau licență
Cât plătiți în timp pentru un CRM în abonament
În 3 ani, abonamentul costă 9.000 €; licența Zarina PRO costă 2.990 €, o singură dată.
Comparație orientativă: introduceți prețul abonamentului pe care îl plătiți acum. Licența nu crește cu numărul de utilizatori.
Ce primiți
- Licență definitivă, fără abonament și fără plată pe utilizator
- Utilizatori nelimitați, pe aceeași licență
- 6 luni de garanție de bună funcționare: remedierea erorilor și a neconcordanțelor
- Implementarea, configurarea pe fluxul companiei și ghidurile video pentru echipă, incluse în preț
- Licența se verifică local, pe serverul dumneavoastră: aplicația nu depinde de serverele noastre ca să funcționeze
Cât durează și ce trebuie
- 3 zile lucrătoare în configurația standard; până la 7 zile lucrătoare cu ajustări pe fluxul companiei
- Server propriu sau găzduire web cu cPanel, cu certificat SSL
- PHP 7.4 sau mai nou (recomandat 8.x) și MySQL / MariaDB
- Extensiile PHP mysqli, json, mbstring; curl, gd și zip pentru integrări, PDF și exporturi
- O sarcină cron, pentru remindere și automatizări
Unde stau datele
- Datele stau pe serverul dumneavoastră și nu trec prin serverele noastre
- Roluri și drepturi pe fiecare utilizator, autentificare în doi pași
- Jurnal de audit și limitarea încercărilor de autentificare
- Consimțăminte și cereri ale persoanelor vizate, gestionate în aplicație
- Actualizări semnate digital și backup din aplicație
Întrebări frecvente
Întrebări despre modulul de facturare
Înlocuiește programul de contabilitate?
Nu. Modulul emite documentele comerciale și urmărește încasările. Înregistrarea contabilă și declarațiile rămân în programul dumneavoastră, iar legătura se face prin conectorii de facturare.
Pot șterge o factură greșită?
Nu, iar aceasta este o decizie deliberată. Documentele emise se corectează prin storno, pentru ca evidența să rămână coerentă și să reziste la control.
Cum se face transmiterea către sistemul național?
Prin conectorul de facturare configurat cu contul companiei dumneavoastră. Datele obligatorii se verifică înainte, iar starea transmiterii rămâne vizibilă pe document.
Pot folosi programul de facturare pe care îl am deja?
Dacă acesta are o interfață de programare și se află între conectorii disponibili, da. Verificăm acest lucru înainte de a promite integrarea.
Se poate testa înainte de emiterea reală?
Da, și recomandăm acest lucru. În regim de probă documentul se creează ca ciornă sau ca document nefiscal, în funcție de furnizor, iar proforma din CRM rămâne neschimbată.
Facturarea mișcă stocul?
Da, dacă modulul de gestiune este activ. Ieșirea se consemnează, iar costul vânzării intră în calculul marjei pe document.
Pot emite facturi recurente?
Da. Abonamentele se generează la data stabilită, cu liniile păstrate, și rămân vizibile înainte de emitere.
Cum urmăresc facturile neîncasate?
Scadențarul arată facturile depășite, cu zilele de întârziere și soldul pe client. Alertele se trimit responsabilului, iar raportul se poate programa pe e-mail.
Pot pune link de plată pe factură?
Da, prin modulul de încasări și plăți, cu un procesator configurat. Confirmarea plății se face automat, iar soldul se actualizează imediat.
Pot factura în valută?
Da. Documentul se emite în moneda aleasă, iar conversia în moneda de bază folosește cursul configurat, pentru ca raportarea să rămână comparabilă.
Mai departe
Module și pagini legate de facturare
Facturarea își arată valoarea împreună cu ofertarea, stocul și încasările.
Încasări și plăți
Plățile, soldurile și linkurile de plată. Modulul de încasări și plăți
Creare oferte
Documentul din care pornește factura. Modulul de creare oferte
Stoc și inventar
Ieșirile de marfă și costul vânzării. Modulul de stoc și inventar
E-factura ANAF
Transmiterea către sistemul național. Modulul de e-Factura
Conectori și API
Legătura cu programele de facturare. Modulul de conectori și API
Portalul clientului
Facturile și plata, la dispoziția clientului. Portalul clientului
Fișa produsului
Primiți fișa completă a produsului, pe e-mail
Un document de șase pagini cu tot ce trebuie știut înainte de o discuție comercială. Fără obligații și fără apel de vânzare.
- Toate modulele platformei și pachetul care include fiecare modul
- Funcțiile și modulele proprii ediției alese, plus integrările disponibile
- Cele 3 pachete și ce intră în preț: instalare, ghiduri video, migrarea datelor, garanție
- Integrările native disponibile și situațiile în care platforma nu este potrivită
Fără abonament lunar
Preluați controlul operațional, o singură dată
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea dumneavoastră, îl configurăm pe fluxul propriu de lucru și vă pregătim ghidurile video pentru echipă. De la acel moment, aplicația devine un activ al companiei, nu o cheltuială recurentă.