Dosar complet, în câteva secunde
Documentele se găsesc unde trebuie.
- Toate fișierele pe fișa clientului
- Filtrare pe categorie
- Căutare pe denumire
- Fără întrebări către colegi
- contact@zarinacrm.ro
- 0758.068.538
Inclus de la pachetul START
Centralizare fișiere, fiecare document pe clientul lui
Contractele, actele, specificațiile și documentele primite de la clienți stau pe fișa clientului, nu pe calculatoarele echipei. Fiecare fișier are categorie, autor și dată, accesul se acordă pe roluri, iar descărcarea se face prin legături verificate, nu prin adrese publice care circulă pe e-mail.
De la 2.490 € + TVAplată unică, fără abonament lunar- Inclus de la pachetul START
- Dosar pe fiecare client
- Acces pe roluri
- Descărcare autentificată
- Fișiere pe serverul propriu
Inclus de la pachetul START
Dosar pe fiecare client
Acces pe roluri
Pe scurt
Centralizare fișiere și documente pe fișa clientului. Contractele, actele, specificațiile și documentele primite de la clienți stau pe fișa clientului, nu pe calculatoarele echipei. Inclus de la pachetul START. Licență definitivă, instalare pe serverul firmei și utilizatori nelimitați.
Funcționează împreună cu: Portalul clientului, Generare documente, e-Factura ANAF.
Problema
Situația actuală, când documentele stau pe calculatoare
Un dosar de client complet se reconstituie, de regulă, prin întrebări puse la trei colegi.
- Documentele sunt împrăștiate Câte un fișier în cutia poștală a fiecăruia, câteva pe un disc partajat, restul pe calculatorul cuiva aflat în concediu.
- Nu se știe care este varianta finală Trei fișiere cu nume asemănătoare și nicio informație despre care a fost semnat.
- La plecarea unui coleg se pierd dosare Documentele rămân pe un cont care se închide, iar firma află ce lipsea abia la nevoie.
- Căutarea consumă timp real Un document cerut de client sau de un auditor se găsește în zeci de minute, nu în câteva secunde.
- Accesul nu este controlat Un fișier partajat prin link rămâne accesibil oricui îl primește, inclusiv după încetarea colaborării.
- Cererile privind datele personale devin imposibile Fără evidență, nu se poate spune ce documente deține firma despre o persoană.
Ce face modulul
Ce conține modulul de centralizare fișiere
Face parte din pachetul START: fiecare înregistrare comercială are propriul dosar de documente.
01 / 06
Dosar pe fiecare client
Documentele stau unde le caută toți.
- Fișiere atașate clientului
- Vizibile pe fișă
- Autor și dată consemnate
- Reconsultabile oricând
02 / 06
Documente și pe alte înregistrări
Nu doar pe client.
- Pe lead și pe ofertă
- Pe comandă și pe factură
- Pe lucrare sau pe tichet
- Pe furnizor și pe partener
03 / 06
Categorii și denumiri
Dosarul rămâne ordonat.
- Categorii configurabile
- Denumiri clare
- Filtrare pe categorie
- Căutare pe criterii
04 / 06
Acces pe roluri
Nu toate documentele sunt pentru toți.
- Drepturi pe roluri
- Vizibilitate legată de client
- Descărcare prin legături verificate
- Autentificare obligatorie
05 / 06
Documente primite de la clienți
Actele ajung fără schimb de e-mailuri.
- Încărcare din portalul clientului
- Tipuri de fișiere verificate
- Intră în dosarul clientului
- Notificare către consultant
06 / 06
Evidență pentru verificări
Dosarele se pregătesc rapid.
- Listă pe perioadă și categorie
- Export
- Istoric al operațiunilor
- Util la audit și la litigii
Ce se schimbă
Ce se schimbă în prima lună după activarea modulul de centralizare a fișierelor
Efecte directe ale faptului că documentele stau lângă datele comerciale.
Nimic nu se pierde la plecări
Arhiva aparține companiei.
- Fișiere în instalarea proprie
- Independent de conturi personale
- Predare fără transfer de arhive
- Context complet pentru înlocuitor
Acces controlat
Documentele nu mai circulă necontrolat.
- Drepturi pe roluri
- Fără linkuri publice
- Descărcare autentificată
- Operațiuni consemnate
Documente primite ordonat
Actele clientului ajung în dosar.
- Încărcare din portal
- Categorie atribuită
- Notificare către responsabil
- Fără e-mailuri cu atașamente
Verificări tratate rapid
Auditul nu mai blochează echipa.
- Export pe perioadă
- Documente grupate
- Istoric al accesărilor
- Dosare complete
Conformitate posibilă
Se poate răspunde la cereri privind datele.
- Căutare după persoană
- Export al documentelor asociate
- Ștergere la cerere
- Evidență a operațiunilor
În aplicație
Cum intră și cum se regăsește un document
Același flux pentru un contract semnat și pentru o specificație primită prin e-mail.
- 1
Documentul se atașează înregistrării potrivite
Se încarcă direct pe client, pe ofertă, pe comandă sau pe lucrare, deci contextul este clar din start.
- 2
Primește categorie și denumire
Categoriile sunt stabilite de companie, nu inventate la fiecare încărcare, astfel încât filtrarea să funcționeze.
- 3
Rămâne consemnat cine l-a adăugat
Autorul și data se înregistrează automat, util atunci când apare o întrebare despre proveniență.
- 4
Documentele generate intră singure
Ofertele, facturile și contractele produse în aplicație se atașează automat, fără încărcare manuală.
- 5
Clientul poate trimite documente
Prin portal, dacă este activ, clientul încarcă actele cerute, iar acestea intră direct în dosarul lui.
- 6
Regăsirea se face prin filtre și căutare
Pe client, pe categorie, pe perioadă sau pe denumire, cu descărcare prin legătură verificată.
Prezentare video
Centralizare fișiere, pe scurt, în aplicație
În curândPrezentarea video a modulului este în pregătire.
Organizare
Cum se organizează un dosar util
Un dosar fără reguli devine, în șase luni, o grămadă ordonată cronologic și inutilizabilă.
01 / 04
Categorii puține și clare
Lista scurtă se folosește, cea lungă nu.
- Contracte
- Acte de firmă
- Documente tehnice
- Corespondență relevantă
02 / 04
Reguli de denumire
Documentul se recunoaște din listă.
- Tip și dată în denumire
- Fără nume generice
- Convenție agreată intern
- Verificată în primele săptămâni
03 / 04
Ce nu se păstrează
Dosarul nu este o arhivă nelimitată.
- Fără versiuni intermediare
- Fără duplicate
- Fără fișiere fără legătură
- Politică de curățare
04 / 04
Durată de păstrare
Conformitatea cere o decizie.
- Termen pe categorii
- Curățare la expirare
- Excepții pentru documente contractuale
- Agreată la implementare
Acces
Cine are acces la documente
Un dosar de client conține frecvent date sensibile. Accesul este tratat explicit.
- Acces legat de client Un utilizator ajunge la documentele clienților pe care are dreptul să îi vadă, potrivit structurii de roluri și echipe.
- Drepturi pe categorii Anumite categorii se pot restrânge la roluri specifice, de exemplu documentele de personal sau cele financiare.
- Descărcare autentificată Fișierele nu sunt accesibile prin adrese publice. Legăturile sunt verificate și cer sesiune validă.
- Autentificare suplimentară, unde este activată Accesul la fișiere poate cere autentificare în doi pași, acolo unde compania a activat această măsură.
- Operațiunile rămân consemnate Încărcările și ștergerile se înregistrează, cu autor și dată.
- Date pe serverul companiei Documentele rămân în instalarea proprie, fără copie la un furnizor extern de stocare.
Automatizări
Ce se execută automat în modulul de centralizare a fișierelor
Mecanisme care păstrează dosarul complet fără muncă suplimentară.
Documentele generate se atașează
Nu se încarcă manual.
- Oferte și facturi
- Contracte și procese-verbale
- Pe înregistrarea sursă
- Cu dată și autor
Documente din portal
Actele cerute ajung singure.
- Încărcare de către client
- Tipuri verificate
- Categorie atribuită
- Notificare către consultant
Atașamente din corespondență
Documentele din e-mail nu se pierd.
- Atașamente păstrate pe conversație
- Legate de client
- Disponibile în dosar
- Prin modulul de inbox
Notificări la documente noi
Echipa află imediat.
- Notificare către responsabil
- Vizibil în istoricul clientului
- Configurabil pe utilizator
- Fără verificări manuale
Curățare la expirare
Politica de păstrare se aplică singură.
- Termen pe categorii
- Ștergere automată la expirare
- Excepții configurabile
- Jurnal al operațiunilor
Export pentru verificări
Dosarele se pregătesc în minute.
- Export pe perioadă
- Filtre pe categorie
- Documente incluse
- Util la audit
Cine vede ce
Protecția fișierelor
Un modul de documente este o țintă evidentă, deci are mecanisme proprii.
- Fișierele nu se servesc direct Accesul trece prin aplicație, care verifică sesiunea și drepturile, nu prin adrese de fișier.
- Tipurile de fișiere sunt verificate La încărcare se verifică tipul real, nu doar extensia, pentru a nu permite fișiere executabile mascate.
- Limite la încărcările din exterior Încărcările din portalul clientului au limite pe client și pe adresă, împotriva utilizării abuzive.
- Ștergerea este controlată Operațiunea se acordă pe roluri și rămâne consemnată, cu autor și dată.
- Cereri privind datele personale Documentele asociate unei persoane intră în căutarea, exportul și ștergerea la cerere.
- Copii de siguranță în responsabilitatea companiei Fișierele fac parte din instalare, deci intră în politica dumneavoastră de copii de siguranță. O stabilim împreună la implementare.
De ce aveți nevoie
Ce trebuie pregătit pentru punerea în funcțiune a modulul de centralizare a fișierelor
Configurarea o realizăm noi la implementare, pe structura reală a documentelor dumneavoastră.
01
Categoriile de documente
Decid cât de utilă este arhiva.
- Lista scurtă, folosită efectiv
- Pe tipuri de activitate
- Restricții pe roluri, unde e nevoie
- Stabilite împreună
02
Documentele existente
Arhiva pornește de la realitate.
- Documente importante de preluat
- Pe clienți și contracte
- Import la implementare
- Fără duplicate
03
Spațiu pe server
Fișierele ocupă spațiu real.
- Estimare la implementare
- Monitorizare
- Politică de păstrare
- Arhivare, dacă e nevoie
04
Politica de păstrare
Conformitatea cere termene.
- Durată pe categorii
- Excepții contractuale
- Curățare automată
- Agreată la implementare
05
Drepturi pe documente
Se stabilește cine vede ce.
- Roluri cu acces
- Categorii restrânse
- Drept de ștergere
- Revizuibile ulterior
06
Copii de siguranță
Documentele trebuie protejate.
- Politică de backup
- Frecvență
- Verificare periodică
- Responsabilitate stabilită
Ce nu face
Limitele modulului de centralizare a fișierelor, enunțate explicit
Modulul organizează documentele legate de activitatea comercială. Nu este un sistem de management documentar complet.
- Nu este sistem de gestiune documentară avansată Fluxuri de aprobare pe documente, versionare complexă și circuite de semnături multiple nu fac parte din acest modul.
- Nu editează documentele Fișierele se păstrează și se descarcă. Editarea se face în programele dumneavoastră, iar varianta nouă se încarcă.
- Nu caută în interiorul fișierelor Căutarea se face pe denumire, categorie, client și perioadă, nu în conținutul documentelor scanate.
- Spațiul este al dumneavoastră Fișierele ocupă spațiu pe serverul propriu. Nu oferim stocare nelimitată, iar estimarea se face la implementare.
- Copiile de siguranță rămân în responsabilitatea companiei Documentele fac parte din instalare. Politica de backup se stabilește împreună, dar execuția ține de infrastructura dumneavoastră.
- Calitatea depinde de disciplină Fără categorii și reguli de denumire, arhiva devine o listă cronologică greu utilizabilă.
Pentru cine este
Când are sens acest modul și când nu
Preferăm să spunem din start în ce situații modulul nu își merită costul, ca discuția comercială să nu plece de la așteptări greșite.
Are sens dacă
Situațiile în care modulul se amortizează rapid.
- Fișierele clienților sunt împrăștiate pe e-mail și pe desktopuri
- Mai multe persoane caută aceleași documente
- Aveți nevoie de control al accesului pe roluri
- Documentele trebuie regăsite rapid la control sau la audit
Nu are sens dacă
Situațiile în care vă recomandăm să nu îl luați acum.
- Lucrați deja cu un sistem de documente pe care echipa îl folosește
- Aveți sub câteva fișiere per client
- Documentele nu se leagă de clienți, ci de proiecte externe
- Nimeni nu încarcă nimic dacă nu este obligat
Cum se achiziționează
În ce pachet este inclus modulul de fișiere
Modulul nu se vinde separat. Este inclus de la pachetul START în sus. Ce conține fiecare pachet găsiți pe pagina de prețuri.
Inclus de la pachetul START
2.490 € + TVA, plătit o singură dată, pentru toată firma și cu utilizatori nelimitați.
Inclus în toate cele 3 pachete
START, PRO și BUSINESS conțin acest modul. Diferența dintre pachete stă în celelalte module și în perioada de suport inclusă.
Fără abonament, fără plată pe utilizator
Licența este definitivă. Echipa poate crește fără ca prețul licenței să se schimbe.
Datele rămân la dumneavoastră
CRM-ul se instalează pe serverul companiei, iar licența se verifică local, fără să depindă de serverele noastre.
Implementări soft CRM
Companii care au avut încredere în Zarina CRM
Preț, garanții și implementare
Centralizare fișiere: cât costă și ce primiți
Plătiți o singură dată. Tot ce urmează e scris aici, nu în condiții ascunse.
Prețul
Modulul Centralizare fișiere este inclus de la pachetul START: 2.490 € + TVA, plătit o singură dată, pentru toată firma.
Același CRM, în 3 pachete. Fiecare pachet include tot ce are cel anterior:
- STARTInclus2.490 €
- PROInclus2.990 €
- BUSINESSInclus3.990 €
Prețuri + TVA, plată unică, utilizatori nelimitați. Ce conține fiecare pachet găsiți pe pagina de prețuri.
Abonament sau licență
Cât plătiți în timp pentru un CRM în abonament
În 3 ani, abonamentul costă 9.000 €; licența Zarina START costă 2.490 €, o singură dată.
Comparație orientativă: introduceți prețul abonamentului pe care îl plătiți acum. Licența nu crește cu numărul de utilizatori.
Ce primiți
- Licență definitivă, fără abonament și fără plată pe utilizator
- Utilizatori nelimitați, pe aceeași licență
- 6 luni de garanție de bună funcționare: remedierea erorilor și a neconcordanțelor
- Implementarea, configurarea pe fluxul companiei și ghidurile video pentru echipă, incluse în preț
- Licența se verifică local, pe serverul dumneavoastră: aplicația nu depinde de serverele noastre ca să funcționeze
Cât durează și ce trebuie
- 3 zile lucrătoare în configurația standard; până la 7 zile lucrătoare cu ajustări pe fluxul companiei
- Server propriu sau găzduire web cu cPanel, cu certificat SSL
- PHP 7.4 sau mai nou (recomandat 8.x) și MySQL / MariaDB
- Extensiile PHP mysqli, json, mbstring; curl, gd și zip pentru integrări, PDF și exporturi
- O sarcină cron, pentru remindere și automatizări
Unde stau datele
- Datele stau pe serverul dumneavoastră și nu trec prin serverele noastre
- Roluri și drepturi pe fiecare utilizator, autentificare în doi pași
- Jurnal de audit și limitarea încercărilor de autentificare
- Consimțăminte și cereri ale persoanelor vizate, gestionate în aplicație
- Actualizări semnate digital și backup din aplicație
Întrebări frecvente
Întrebări despre centralizarea fișierelor
Unde se păstrează fizic fișierele?
Pe serverul dumneavoastră, ca parte a instalării. Nu folosim un serviciu extern de stocare, deci documentele nu ajung la un terț.
Pot restrânge accesul la anumite documente?
Da. Accesul este legat de dreptul pe client, iar anumite categorii se pot restrânge la roluri specifice, de exemplu documentele de personal.
Clientul poate încărca documente?
Da, prin portalul clientului, dacă este activ. Fișierele intră direct în dosarul lui, cu tipul verificat, iar consultantul primește notificare.
Se poate căuta în interiorul documentelor scanate?
Nu. Căutarea se face pe denumire, categorie, client și perioadă. Recunoașterea textului din scanări nu face parte din modul.
Ce se întâmplă cu documentele la plecarea unui angajat?
Rămân în sistem, atașate clienților. Arhiva aparține companiei, nu contului utilizatorului.
Există limită de spațiu?
Limita este cea a serverului dumneavoastră. Estimăm necesarul la implementare și stabilim o politică de păstrare, pentru ca spațiul să nu crească necontrolat.
Documentele se pot exporta pentru un audit?
Da, pe perioadă și pe categorie, cu fișierele incluse. Operațiunea rămâne consemnată în jurnalul aplicației.
Cine poate șterge un document?
Numai rolurile cărora li se acordă acest drept, iar ștergerea rămâne consemnată cu autor și dată.
Cum răspundem la o cerere privind datele personale?
Documentele asociate persoanei se identifică prin căutare, se pot exporta și se pot șterge, în cadrul procedurilor de date personale ale aplicației.
Este inclus în preț sau se cumpără separat?
Inclus de la pachetul START, la 2.490 € + TVA, plătit o singură dată.
Mai departe
Module și pagini legate de documente
Arhiva de fișiere își arată valoarea împreună cu modulele care produc documente.
Generare documente
Contractele și procesele-verbale produse în aplicație. Modulul de generare documente
Portalul clientului
Documentele trimise și primite de la client. Portalul clientului
Inbox e-mail
Atașamentele din corespondență. Modulul de inbox e-mail
Administrare clienți
Fișa pe care se adună dosarul. Modulul de administrare clienți
Facturare
Documentele fiscale atașate automat. Modulul de facturare
Documentație și manuale
Materialele interne, separate de dosarele clienților. Modulul de documentație
Fișa produsului
Primiți fișa completă a produsului, pe e-mail
Un document de șase pagini cu tot ce trebuie știut înainte de o discuție comercială. Fără obligații și fără apel de vânzare.
- Toate modulele platformei și pachetul care include fiecare modul
- Funcțiile și modulele proprii ediției alese, plus integrările disponibile
- Cele 3 pachete și ce intră în preț: instalare, ghiduri video, migrarea datelor, garanție
- Integrările native disponibile și situațiile în care platforma nu este potrivită
Fără abonament lunar
Preluați controlul operațional, o singură dată
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea dumneavoastră, îl configurăm pe fluxul propriu de lucru și vă pregătim ghidurile video pentru echipă. De la acel moment, aplicația devine un activ al companiei, nu o cheltuială recurentă.