Un soft CRM pentru firme de audit și consultanță fiscală ține evidența clienților, a misiunilor, a termenelor și a onorariilor unei firme de audit financiar sau a unei societăți de consultanță fiscală. Nu execută misiunea de audit și nu întocmește documentația tehnică. Rezolvă partea de evidență pe care legea o cere oricum: cine sunt clienții, ce onorarii s-au încasat pe fiecare tip de serviciu, ce termene sunt deschise și unde s-a ajuns cu fiecare dosar.
Zarina CRM se instalează pe găzduirea firmei, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, fără abonament lunar.
Trei obligații din Legea 162/2017 care sunt, de fapt, muncă de evidență
Textele generice despre „organizare și eficiență” nu spun nimic unui auditor financiar. Legea privind auditul statutar spune ceva concret, iar trei dintre cerințele ei nu sunt muncă de audit, ci muncă de registru.
Registrul clienților de audit. Potrivit art. 29 alin. (8), firma ține un registru al clienților care cuprinde denumirea, adresa și sediul social, numele partenerilor-cheie de audit și, separat, onorariile percepute pentru auditul statutar și onorariile percepute pentru alte servicii, pentru fiecare exercițiu financiar. Această separare a onorariilor pe categorii, pe client și pe an, este exact tipul de evidență care se pierde într-un fișier Excel actualizat de mai multe persoane.
Închiderea dosarului de audit în 60 de zile. Art. 29 alin. (12) prevede că dosarul de audit se închide în termen de cel mult 60 de zile de la data semnării raportului. Este un termen ferm, care pornește de la un eveniment diferit pentru fiecare misiune. Într-un birou cu douăzeci de misiuni semnate în perioade diferite, urmărirea lui pe hârtie sau din memorie este o sursă previzibilă de întârziere.
Evidența reclamațiilor scrise. Art. 29 alin. (13) cere ținerea unei evidențe a reclamațiilor scrise privind desfășurarea auditurilor. O evidență separată, cu dată, obiect și mod de soluționare, nu un fir de e-mail.
Niciuna dintre acestea nu ține de raționamentul profesional. Toate sunt evidență, iar evidența este exact ce face bine un sistem.
Ce face concret aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Registrul clienților | Fișa fiecărui client cu denumire, sediu, partener-cheie alocat și tipurile de servicii contractate, într-o structură care poate genera raportarea cerută. |
| Onorarii pe categorii | Onorariile se înregistrează separat pentru audit statutar și pentru alte servicii, pe client și pe exercițiu financiar, prin modulul de încasări. |
| Misiuni și etape | Fiecare misiune are stadiu, echipă și termene proprii, urmărite prin gestiunea sarcinilor pe echipă. |
| Termenul de 60 de zile | Data semnării raportului declanșează un termen calculat automat pentru închiderea dosarului, cu notificare — prin calendarul de activități și termene. |
| Arhiva de documente | Corespondența, contractele și documentele administrative ale misiunii, legate de client — vezi documentele atașate fișei de client. |
| Evidența reclamațiilor | Sesizările scrise se înregistrează cu dată, obiect, responsabil și mod de soluționare, folosind fluxul de solicitări și sesizări. |
| Ore lucrate pe misiune | Timpul echipei se consemnează pe misiune și pe etapă, prin evidența orelor lucrate. Baza pentru bugetul misiunii următoare. |
| Acces restrâns | Cine vede ce misiune se stabilește prin drepturi de acces pe roluri, util și pentru separarea echipelor între clienți. |
| Facturare | Facturile se emit din misiunea căreia îi aparțin și se transmit în SPV prin integrarea cu RO e-Factura. |
| Rapoarte | Onorarii pe categorii, încărcarea partenerilor, misiuni pe stadii și termene apropiate — în modulul de rapoarte. |
Îți configurăm o instanță de test cu structura reală a firmei: tipurile de misiuni, partenerii-cheie, categoriile de onorarii și termenele pe care le urmăriți. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Ce nu face
Nu este software de audit. Nu conține metodologie, nu generează foi de lucru, nu calculează pragul de semnificație, nu produce documentația tehnică a misiunii și nu înlocuiește aplicația de audit pe care o folosești.
Nu ține contabilitatea. Dacă firma prestează și servicii contabile, evidența propriu-zisă rămâne în programul contabil; aici stau clienții, misiunile, termenele și onorariile.
Nu verifică independența în locul tău. Poate ține evidența serviciilor prestate pe fiecare client, ceea ce ajută la analiza incompatibilităților, dar decizia rămâne a partenerului responsabil.
Preferăm să enumerăm limitele înainte de implementare. Un instrument prezentat ca fiind mai mult decât este produce, în audit, exact tipul de așteptare care se transformă în reproș.
Unde stau datele
Aplicația rulează pe găzduirea firmei sau pe o mașină închiriată de firmă. Nu există o instanță comună mai multor societăți de audit, iar furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție punctuală. Arhitectura este descrisă în pagina despre instalarea pe găzduirea ta.
Pentru o firmă de audit, argumentul are o dimensiune suplimentară: ai în evidență informații despre clienți care pot fi entități de interes public, iar activitatea ta este supusă inspecțiilor autorității de supraveghere. Să poți spune unde se află fizic datele și cine are acces la ele nu este un detaliu de marketing.
Cât costă
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per auditor sau per colaborator și nici abonament lunar.
Pentru o firmă de audit, modelul contează într-un mod specific: echipele se dimensionează pe sezon, iar în perioada de raportare a situațiilor financiare anuale numărul de utilizatori crește temporar. Într-o licențiere per utilizator, vârful de activitate se traduce direct în cost. Detaliile sunt în pagina de licențiere, iar pentru fluxuri care nu există în varianta standard există și o variantă dezvoltată pe măsură.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la tipurile de misiuni pe care le desfășoară firma și de la structura de raportare pe care o folosește deja, nu de la un șablon generic. Portofoliul de clienți și istoricul onorariilor se importă din Excel sau din aplicația anterioară. Etapele sunt descrise în pagina despre implementarea sistemului.
Surse oficiale
- Legea nr. 162/2017 privind auditul statutar — registrul clienților de audit (art. 29 alin. 8), închiderea dosarului de audit în 60 de zile (art. 29 alin. 12), evidența reclamațiilor scrise (art. 29 alin. 13)
- Camera Auditorilor Financiari din România — organismul profesional al auditorilor financiari
- ASPAAS — Autoritatea pentru Supravegherea Publică a Activității de Audit Statutar
- Camera Consultanților Fiscali — pentru activitatea de consultanță fiscală
- ANSPDCP — obligațiile operatorului de date cu caracter personal
Întrebări frecvente
Ce este un soft CRM pentru firme de audit și consultanță fiscală?
Este o aplicație care organizează evidența clienților, a misiunilor, a termenelor și a onorariilor unei firme de audit financiar sau de consultanță fiscală. Nu execută misiunea și nu produce documentația tehnică; se ocupă de partea de registru și de coordonare care înconjoară munca profesională.
Înlocuiește software-ul de audit pe care îl folosesc?
Nu. Nu conține metodologie de audit, nu generează foi de lucru și nu calculează pragul de semnificație. Funcționează alături de aplicația de audit, ocupându-se de clienți, misiuni, termene administrative, onorarii și facturare.
Ajută la ținerea registrului clienților de audit?
Da. Fișa de client păstrează denumirea, sediul și partenerul-cheie alocat, iar onorariile se înregistrează separat pentru auditul statutar și pentru alte servicii, pe fiecare exercițiu financiar. Aceasta este structura de informații pe care art. 29 alin. (8) din Legea 162/2017 o cere pentru registrul clienților.
Cum se urmărește termenul de închidere a dosarului de audit?
Data semnării raportului se înregistrează pe misiune și declanșează un termen calculat automat, cu notificare către responsabil. Legea prevede că dosarul de audit se închide în cel mult 60 de zile de la semnarea raportului, iar termenul curge diferit pentru fiecare misiune.
Se pot separa onorariile de audit de cele pentru alte servicii?
Da. Categoriile se definesc la configurare, iar fiecare onorariu se atribuie unei categorii, unui client și unui exercițiu financiar. Rapoartele pot fi extrase pe această structură, ceea ce ajută atât la raportare, cât și la analiza internă a expunerii pe servicii care nu sunt de audit.
Verifică independența față de client?
Nu, și nu ar fi corect să pretindem asta. Sistemul ține evidența serviciilor prestate și a onorariilor pe fiecare client, informație utilă în analiza incompatibilităților. Evaluarea independenței și decizia rămân în sarcina partenerului responsabil, potrivit standardelor profesionale.
Unde sunt stocate datele clienților?
Pe serverul firmei sau pe o mașină închiriată de firmă. Nu există o instanță partajată între mai multe societăți de audit și nu se folosește un cloud public comun. Furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție tehnică punctuală.
Aplicația mă face conform cu GDPR?
Nu, și niciun furnizor nu poate promite corect acest lucru. Instalarea pe găzduirea ta îți dă control asupra locului în care stau datele și asupra accesului, ceea ce este o parte a conformității. Restul depinde de măsurile firmei: temeiuri de prelucrare, informare, evidența prelucrărilor, securizarea serverului.
Câți utilizatori pot folosi aplicația?
Nelimitați. Licența nu se calculează per om, deci poți da acces partenerilor, auditorilor, asistenților și colaboratorilor sezonieri fără cost suplimentar. Ce vede fiecare se stabilește prin drepturi pe roluri, inclusiv limitarea la anumite misiuni.
Cât costă și există abonament lunar?
Licența costă 2.990 € plus TVA, plătită o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există abonament lunar și nici cost per utilizator. Serviciile opționale — implementare extinsă, dezvoltări specifice, mentenanță — se contractează separat, doar la cerere.
Se poate limita accesul unei echipe doar la anumite misiuni?
Da. Drepturile se configurează pe roluri, iar accesul poate fi restrâns la nivel de misiune sau de client. Este util pentru separarea echipelor care lucrează cu clienți aflați în concurență și pentru limitarea accesului la informații care nu privesc misiunea proprie.
Este potrivit și pentru un consultant fiscal individual?
Da. Aceleași module — clienți, lucrări, termene, ore, onorarii — funcționează și fără partea de repartizare pe echipă. Licența fiind unică și nelegată de numărul de utilizatori, avantajul de cost apare atunci când activitatea crește sau când adaugi colaboratori.
Pot importa portofoliul de clienți și istoricul onorariilor?
Da. Lista de clienți, misiunile anterioare și evidența onorariilor se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Structura se mapează pe câmpurile din sistem în etapa de configurare, inclusiv separarea pe categorii de onorarii.
Domenii conexe
Aceleași fluxuri — clienți, misiuni, termene, ore lucrate, onorarii — configurate pentru alte profesii din servicii:
Vrei să aplici asta în practică? Vezi Zarina CRM pentru echipele de vânzări — instalat pe serverul tău, cu licență unică pe viață și utilizatori nelimitați.
Comandă Zarina CRM →