Un soft CRM pentru firme de traduceri și interpretariat ține evidența clienților, a lucrărilor pe limbi și tipuri, a colaboratorilor autorizați, a termenelor de livrare și a facturilor. Nu traduce și nu înlocuiește instrumentele de traducere asistată. Rezolvă partea care produce cele mai multe probleme într-un birou: cine lucrează la ce, în ce stadiu este fiecare lucrare și ce mai are de parcurs până ajunge la client.
Zarina CRM se instalează pe serverul biroului, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, fără abonament lunar. Pentru un birou care lucrează cu acte de identitate, hotărâri judecătorești și documente medicale, locul în care stau acestea contează.
Problema reală nu e traducerea, ci ce vine după ea
O agenție de traduceri nu livrează un singur tip de produs. Livrează patru, iar fiecare are un traseu diferit, un cost diferit și un termen diferit.
| Tip de livrare | Ce presupune în plus | Ce trebuie urmărit |
|---|---|---|
| Traducere simplă | Nimic peste traducere și revizie | Termenul și versiunea finală |
| Traducere autorizată | Semnătura și ștampila unui traducător autorizat de Ministerul Justiției, pentru combinația de limbi cerută | Cine dintre colaboratori este autorizat pe acea limbă |
| Traducere legalizată | Legalizarea semnăturii traducătorului la notar, cu exemplar fizic și cost notarial | Un pas fizic în plus, o taxă de recuperat de la client, un termen care depinde de altcineva |
| Traducere apostilată | Apostilarea pentru documentele care pleacă în străinătate, la instituția competentă | Cel mai lung traseu, cu termen care nu depinde de birou |
Un client care cere „traducerea unui certificat de naștere pentru Italia” nu cere o traducere, ci un lanț de trei pași cu doi furnizori externi. Când ai douăzeci de lucrări simultane în stadii diferite ale acestui lanț, informația de care ai nevoie nu este textul tradus, ci unde a rămas fiecare dosar și pe cine aștepți.
Aceasta este partea pe care majoritatea birourilor o țin într-un tabel, într-un caiet și în capul celui care coordonează. Funcționează până în ziua în care persoana respectivă e în concediu.
Ce face concret aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Fișa lucrării | Combinația de limbi, tipul de livrare, volumul, tariful și stadiul, într-un singur ecran. Un client care revine peste un an găsește lucrarea, nu o refaci. |
| Evidența colaboratorilor | Traducătorii autorizați, limbile pentru care sunt autorizați și datele autorizației, prin modulul de parteneri și colaboratori. Alocarea nu mai depinde de memorie. |
| Stadiile lanțului | Tradus, revizuit, semnat, la notar, apostilat, livrat — fiecare cu responsabil și dată, urmărite prin gestiunea sarcinilor. |
| Termene | Termenul promis clientului și termenele intermediare ale colaboratorilor, în calendarul de activități. |
| Versiuni de fișiere | Documentul sursă, traducerea, revizia și versiunea semnată stau legate de lucrare — vezi documentele atașate clientului. Nu mai cauți în conversații care e ultima variantă. |
| Oferte pe volum | Estimările pe pagini sau caractere se generează din tarife predefinite, prin modulul de ofertare, și pot fi trimise cu urmărirea deschiderii. |
| Costuri recuperabile | Taxele notariale și de apostilare avansate pentru client se înregistrează pe lucrare și ajung pe factură, nu se pierd. |
| Facturare | Factura se emite din lucrare și pleacă în SPV prin integrarea cu RO e-Factura, obligatorie în relația cu firmele. |
| Interpretariat | Misiunile de interpretariat se programează pe interval și pe interpret, cu ore consemnate prin evidența orelor lucrate. |
| Rapoarte | Volum pe limbi, încărcarea colaboratorilor, lucrări în întârziere și rentabilitate pe client, în modulul de rapoarte. |
Îți configurăm o instanță de test cu structura reală a biroului: combinațiile de limbi, tipurile de livrare, tarifele pe pagină și colaboratorii cu care lucrezi. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Ce nu face
Nu traduce. Nu conține motor de traducere automată, memorie de traducere sau glosar terminologic și nu înlocuiește instrumentele de traducere asistată pe care le folosesc traducătorii tăi.
Nu numără paginile automat. Volumul se introduce sau se importă; estimarea rămâne o decizie umană, ca și tariful aplicat.
Nu ține contabilitatea. Emite facturi și urmărește încasările; evidența contabilă rămâne la contabil.
Obligații care se traduc în evidență
Activitatea traducătorilor și interpreților folosiți de organele judiciare, de notari și de avocați este reglementată prin Legea nr. 178/1997. Traducătorul autorizat trebuie să solicite luarea în evidență la tribunalul în circumscripția căruia domiciliază, în termen de 60 de zile de la autorizare, și să comunice Ministerului Justiției și tribunalului orice schimbare de nume, domiciliu sau reședință, tot în 60 de zile. Dacă nu mai sunt îndeplinite condițiile de acordare a autorizației, notificarea se face în 30 de zile.
Pentru un birou care lucrează cu zeci de colaboratori autorizați, aceste date — numărul autorizației, limbile, valabilitatea — nu sunt formalități. Sunt exact informația de care ai nevoie când aloci o lucrare autorizată și nu îți permiți să greșești.
Unde stau documentele
Aplicația rulează pe serverul biroului sau pe o mașină închiriată de birou. Nu există o instanță comună mai multor agenții, iar furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție punctuală. Detalii în pagina despre instalarea pe găzduirea ta.
Argumentul e concret aici: prin biroul tău trec acte de identitate, certificate de stare civilă, hotărâri judecătorești, documente medicale și contracte comerciale. Sunt, în majoritate, date cu caracter personal, unele din categorii speciale. Un client corporativ care semnează un acord de confidențialitate cu tine are dreptul să întrebe unde ajung fișierele.
Cât costă
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per traducător sau per colaborator și nici abonament lunar.
Pentru o agenție de traduceri modelul contează într-un mod specific: lucrezi cu colaboratori care intră și ies din proiecte, iar numărul lor variază mult de la o lună la alta. Într-o licențiere per utilizator, fiecare colaborator adăugat pentru o singură lucrare costă. Detaliile sunt în pagina de licențiere, iar pentru fluxuri care nu există în varianta standard există și o variantă dezvoltată pe măsură.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la combinațiile de limbi cu care lucrezi, de la tipurile de livrare și de la tarifele tale, nu de la un șablon generic. Baza de clienți și evidența lucrărilor anterioare se importă din Excel. Etapele sunt descrise în pagina despre implementarea sistemului, iar accesul colaboratorilor se limitează prin drepturi pe roluri.
Surse oficiale
- Ministerul Justiției — traducători și interpreți autorizați, pentru procedura de autorizare și obligațiile profesionale
- Legea nr. 178/1997 — autorizarea și plata interpreților și traducătorilor folosiți de organele judiciare, notari și avocați
- ANSPDCP — obligațiile operatorului de date cu caracter personal
Întrebări frecvente
Ce este un soft CRM pentru firme de traduceri?
Este o aplicație care ține evidența clienților, a lucrărilor pe combinații de limbi și tipuri de livrare, a colaboratorilor autorizați, a termenelor și a facturilor. Nu traduce și nu înlocuiește instrumentele de traducere asistată; se ocupă de coordonarea lucrărilor și de relația cu clientul.
Înlocuiește programul de traducere asistată pe care îl folosim?
Nu. Nu conține memorie de traducere, glosar terminologic sau motor de traducere automată. Traducătorii continuă să lucreze în instrumentele lor, iar aplicația urmărește stadiul lucrării, termenele, versiunile livrate și facturarea.
Cum se urmăresc traducerile legalizate și apostilate?
Fiecare lucrare are un tip de livrare, iar tipul determină stadiile prin care trece: tradus, revizuit, semnat, la notar, apostilat, livrat. Fiecare stadiu are responsabil și dată, astfel încât să vezi imediat pe cine aștepți. Taxele avansate pentru client se înregistrează pe lucrare și ajung pe factură.
Se poate ține evidența traducătorilor autorizați și a limbilor lor?
Da. Fiecare colaborator are o fișă cu limbile pentru care este autorizat și datele autorizației. La alocarea unei lucrări autorizate, informația este vizibilă, deci nu depinde de memoria coordonatorului.
Ce obligații are un traducător autorizat față de Ministerul Justiției?
Potrivit Legii nr. 178/1997, traducătorul autorizat solicită luarea în evidență la tribunalul în circumscripția căruia domiciliază, în termen de 60 de zile de la autorizare, și comunică Ministerului Justiției și tribunalului schimbările de nume, domiciliu sau reședință, tot în 60 de zile. Dacă nu mai îndeplinește condițiile autorizării, notifică în 30 de zile. Verifică forma în vigoare a legii înainte de a-ți stabili procedurile.
Cum se gestionează versiunile multiple ale unui fișier?
Documentul sursă, traducerea, revizia și versiunea semnată stau atașate lucrării, nu unei conversații. Ultima variantă este vizibilă în fișă, ceea ce elimină situația în care se livrează o versiune intermediară.
Funcționează și pentru misiuni de interpretariat?
Da. Misiunile se programează pe interval orar și pe interpret, cu locul și limba consemnate, iar orele efectiv prestate se înregistrează pentru facturare. Este util mai ales pentru misiunile recurente la aceiași clienți corporativi.
Unde sunt stocate documentele clienților?
Pe serverul biroului sau pe o mașină închiriată de birou. Nu există o instanță partajată între mai multe agenții și nu se folosește un cloud public comun. Furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție tehnică punctuală.
Aplicația mă face conform cu GDPR?
Nu, și niciun furnizor nu poate promite corect acest lucru. Instalarea pe găzduirea ta îți dă control asupra locului în care stau datele și asupra accesului, ceea ce este o parte a conformității. Restul depinde de măsurile biroului: temeiuri de prelucrare, informare, evidența prelucrărilor, politica de ștergere a documentelor livrate.
Cât costă și există abonament lunar?
Licența costă 2.990 € plus TVA, plătită o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există abonament lunar și nici cost per utilizator, ceea ce contează într-un birou care lucrează cu colaboratori variabili de la o lună la alta.
Se poate limita accesul unui colaborator doar la lucrările lui?
Da. Drepturile se configurează pe roluri, iar accesul poate fi restrâns la lucrările alocate. Este important într-un birou prin care trec documente personale și acte ale unor clienți care nu au legătură între ei.
Pot importa clienții și lucrările din Excel?
Da. Lista de clienți, tarifele, colaboratorii și evidența lucrărilor anterioare se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Structura se mapează pe câmpurile din sistem în etapa de configurare.
Domenii conexe
Aceleași fluxuri — clienți, lucrări, colaboratori, termene, facturi — configurate pentru alte profesii din servicii:
Cauți instrumentul potrivit? soluția CRM cu pipeline vizual și follow-up automat îți dă utilizatori nelimitați pe o singură plată, fără abonament lunar.
Vezi prețurile →