Portalul clientului,
documentele și plățile, într-un singur loc
Clientul primește un link propriu și vede acolo ofertele de analizat, facturile de plată, documentele de semnat, întâlnirile programate și discuțiile de suport. Poate semna o ofertă, plăti o factură, trimite un document sau deschide o solicitare, fără cont și fără parolă. Volumul de telefoane cu „îmi mai trimiteți, vă rog, factura" scade de la prima săptămână.
Situația actuală, când fiecare document se trimite la cerere
Timpul pierdut nu se vede într-un raport, pentru că se consumă în câte două minute, de câteva zeci de ori pe zi.
- Documentele se retrimit permanentOferta, factura, contractul: fiecare se caută în arhivă și se retrimite pe e-mail, de regulă de persoana cea mai ocupată din echipă.
- Clientul nu știe ce are de plătitFără o imagine proprie a soldului, discuția despre restanțe pornește de la zero la fiecare apel și se transformă frecvent în dispută.
- Semnarea unei oferte durează zileDocumentul se tipărește, se semnează, se scanează și se retrimite. Fiecare pas adaugă o zi și o posibilitate de abandon.
- Plățile întârzie din motive administrativeClientul intenționează să plătească, dar nu are factura la îndemână și nu are un mod simplu de a plăti în momentul în care s-a decis.
- Solicitările se pierd între canaleCererile vin pe telefon, pe WhatsApp și pe e-mail, fără număr de înregistrare și fără termen asumat.
- Clientul nu are cu cine să vorbeascăLa indisponibilitatea consultantului alocat, clientul rămâne fără informație, deși datele existau în sistem.
Un spațiu propriu pentru fiecare client, pe domeniul companiei
Portalul rulează pe instalarea dumneavoastră și arată exact datele clientului respectiv, fără cont și fără parolă.
Acces prin link personal
Fără înregistrare, fără parole uitate.
- Link unic pe client
- Fără cont de utilizator
- Trimis pe e-mail sau WhatsApp
- Revocabil oricând
Ofertele de analizat
Decizia comercială se poate lua imediat.
- Oferte cu valabilitate afișată
- Vizualizare și descărcare
- Acceptare online
- Variante comparate, dacă există
Facturile și soldul
Clientul vede exact ce are de plătit.
- Facturi cu stare reală
- Restanțe cu zile de întârziere
- Documente stornate marcate corect
- Fără ciorne vizibile
Plata online
Momentul deciziei coincide cu momentul plății.
- Plată cu cardul, dacă este activată
- Mai multe facturi într-o singură plată
- Transfer bancar cu IBAN copiabil
- Confirmare automată în CRM
Documentele de semnat
Semnarea nu mai presupune tipărire.
- Documente cu semnare online
- Cod de confirmare pe e-mail
- Document semnat, arhivat automat
- Istoric al semnăturilor
Suport și programări
Relația continuă fără apeluri suplimentare.
- Solicitări deschise din portal
- Istoric de discuții
- Întâlnirea următoare afișată
- Date de contact ale consultantului
Ce se schimbă după trimiterea portalului către clienți
Efecte directe ale faptului că clientul are acces permanent la datele care îl privesc.
Mai puține apeluri administrative
Echipa răspunde la întrebări comerciale, nu documentare.
- Documentele, disponibile permanent
- Soldul, vizibil fără solicitare
- Istoricul, la îndemâna clientului
- Timp recuperat pentru vânzare
Încasări mai rapide
Plata se face în momentul deciziei.
- Factura accesibilă oricând
- Plată cu cardul dintr-un pas
- Mai multe facturi deodată
- Confirmare imediată în sistem
Oferte acceptate mai repede
Ciclul de vânzare se scurtează.
- Acceptare online
- Fără tipărire și scanare
- Valabilitate vizibilă
- Memento înainte de expirare
Relație mai transparentă
Discuțiile despre sume devin rare.
- Aceleași cifre pentru ambele părți
- Documente stornate marcate corect
- Istoric complet
- Mai puține dispute
Imagine profesională
Portalul propriu diferențiază față de concurență.
- Pe domeniul companiei
- Identitate vizuală proprie
- Disponibil în mai multe limbi
- Funcțional pe telefon
Semnale comerciale utile
Comportamentul clientului devine informație.
- Notificare la deschiderea portalului
- Oferte văzute, dar neacceptate
- Documente în așteptare
- Moment potrivit pentru revenire
Cum ajunge clientul în portal și ce găsește acolo
Întregul proces presupune un singur pas din partea clientului: deschiderea unui link.
- Consultantul trimite portalulDin fișa clientului se trimite linkul pe e-mail sau pe WhatsApp, în limba clientului, cu un mesaj personalizat opțional.
- Clientul deschide linkulNu se cere înregistrare și nu se creează parolă. Pagina se deschide direct, pe orice dispozitiv, în limba configurată.
- Primul ecran arată ce necesită atențieRestanțele, documentele de semnat, ofertele în așteptare și întâlnirea următoare apar grupate, cu buton direct către fiecare.
- Clientul acționeazăAcceptă o ofertă, plătește o factură, semnează un document, trimite un fișier sau deschide o solicitare de suport.
- Acțiunea ajunge imediat în CRMPlata se înregistrează pe factură, documentul semnat se arhivează, solicitarea devine tichet. Consultantul primește notificare.
- Istoricul rămâne pe fișa clientuluiFiecare acțiune din portal apare în cronologia clientului, astfel încât oricine preia relația are contextul complet.
Plata și semnarea, fără pași administrativi
Cele două operațiuni care întârzie cel mai des sunt și cele care se pot muta integral la client.
Plata mai multor facturi deodată
Clientul achită soldul într-o singură operațiune.
- Selecție de facturi în aceeași monedă
- Un singur link de plată
- Repartizare automată pe facturi
- Confirmare pe fiecare document
Transfer bancar asistat
Varianta clasică, fără erori de transcriere.
- IBAN copiabil dintr-un clic
- Detalii de plată precompletate
- Suma exactă afișată
- Util pentru plăți din contabilitate
Semnare online a documentelor
Contractele se închid în aceeași zi.
- Document deschis din portal
- Cod de confirmare pe e-mail
- Semnătura consemnată cu dată și oră
- Arhivare automată la client
Documente trimise de client
Actele necesare ajung fără schimb de e-mailuri.
- Încărcare din portal
- Tipuri de fișiere verificate
- Intră în registrul de documente
- Notificare către consultant
Ce controlează compania în legătură cu portalul
Accesul clientului este util doar dacă limitele lui sunt stabilite explicit de companie.
- Ce se afișează, se decide de companieSecțiunile disponibile în portal se activează selectiv. Documentele în lucru și cele neemise nu sunt niciodată vizibile clientului.
- Linkul se poate revocaLa schimbarea persoanei de contact sau la încetarea relației, se generează un link nou, iar cel vechi încetează să funcționeze imediat.
- Plata online se activează opționalPortalul funcționează și fără plată cu cardul. Transferul bancar rămâne disponibil în orice configurație.
- Încărcările de la client se pot opriDacă nu doriți documente primite prin portal, secțiunea se dezactivează, fără a afecta restul funcțiilor.
- Deschiderile sunt consemnateCompania vede când clientul a deschis portalul, informație utilă comercial, folosită însă strict în relația cu acel client.
- Portalul nu este indexatPaginile nu apar în motoarele de căutare și nu transmit informații către site-uri terțe.
Ce se întâmplă automat în jurul portalului
Mecanisme care mută munca administrativă din sarcina echipei în fluxul firesc al relației.
Linkul în comunicările uzuale
Clientul are mereu portalul la îndemână.
- Rând în e-mailul de ofertă
- Rând în e-mailul de factură
- Rând în documentele de semnat
- Comutator global pentru administrator
Trimitere în masă
Portalul ajunge la toți clienții într-o singură operațiune.
- Selecție din lista de clienți
- Trimitere în loturi, cu progres
- Clienții recent informați, săriți
- Rezultat detaliat la final
Notificări către consultant
Echipa află imediat de fiecare acțiune.
- Deschiderea portalului
- Document încărcat de client
- Plată online efectuată
- Solicitare de suport nouă
Confirmări automate
Clientul nu rămâne niciodată în incertitudine.
- Confirmare după plată
- Confirmare după semnare
- Mesaj după trimiterea unui document
- Fără intervenție administrativă
Recuperarea plăților neconfirmate
Nicio plată nu rămâne neînregistrată.
- Verificare periodică a plăților în așteptare
- Înregistrare fără dublare
- Închiderea linkului folosit
- Alertă către administrator
Memento pe documente în așteptare
Ofertele și semnăturile nu se uită.
- Reveniri programate
- Oprire la prima acțiune
- Vizibil în activitatea consultantului
- Configurabil pe companie
Cum este protejat accesul clientului
Portalul expune date comerciale unei persoane din afara companiei. Mecanismele sunt proiectate pentru această situație.
- Link cu element secret, per clientAccesul se face cu un identificator propriu, imposibil de ghicit. Un client nu poate ajunge la datele altuia prin modificarea adresei.
- Revocare imediatăGenerarea unui link nou invalidează instantaneu linkul anterior, util la schimbarea persoanei de contact.
- Semnarea cere confirmare suplimentarăDocumentele se semnează după confirmarea unui cod primit pe e-mail, astfel încât semnătura să fie atribuibilă unei persoane.
- Limite împotriva abuzuluiSolicitările, încărcările și încercările de plată au limite pe client și pe adresă, pentru a preveni utilizarea abuzivă.
- Fișierele primite sunt verificateTipul real al fișierelor încărcate se verifică, nu doar extensia. Fișierele care nu corespund sunt respinse.
- Paginile nu se indexeazăPortalul transmite antete care împiedică indexarea și afișarea în cadre pe alte site-uri.
Ce trebuie pregătit pentru punerea în funcțiune a modulul de portal pentru client
Configurarea o realizăm noi la implementare. Datele afișate se stabilesc împreună cu dumneavoastră.
Date de contact corecte în fișe
Portalul se trimite către persoanele reale.
- Adrese de e-mail actualizate
- Telefoane pentru trimitere pe WhatsApp
- Persoane de contact pe client
- Curățate la implementare
Decizia privind secțiunile afișate
Nu tot ce există trebuie arătat.
- Oferte, facturi, documente
- Programări și suport
- Încărcări din portal
- Stabilite înainte de lansare
Server de e-mail configurat
Linkul și confirmările pleacă prin el.
- Cont de trimitere activ
- Domeniu cu reputație configurată
- Semnătura consultantului
- Verificat la implementare
Procesator de plăți, opțional
Necesar doar pentru plata cu cardul.
- Cont la un procesator
- Chei introduse de dumneavoastră
- Testat în regim de probă
- Transferul bancar rămâne oricum disponibil
Identitate vizuală
Portalul arată ca al companiei dumneavoastră.
- Logo și culori
- Date de firmă
- Limbile necesare
- Configurate la implementare
Reguli interne de reacție
Acțiunile clientului presupun răspuns.
- Responsabil pe notificări
- Termen de reacție la solicitări
- Procedură la documente primite
- Agreate la implementare
Limitele modulului de portal pentru client, enunțate explicit
Portalul este un spațiu de consultare și de acțiune pentru client, nu o aplicație de administrare.
- Nu este un cont de utilizatorClientul nu administrează date, nu modifică fișe și nu are acces la informații interne. Vede exclusiv ce privește relația lui comercială.
- Semnătura nu este calificatăSemnarea online cu confirmare prin cod are valoare de dovadă a acordului. Pentru documentele care cer semnătură electronică calificată se folosesc instrumente dedicate.
- Plata cu cardul presupune un procesatorComisioanele se plătesc direct procesatorului, din contul companiei. Licența CRM nu include costuri de procesare.
- Nu afișează documente neemiseCiornele și documentele în lucru rămân interne. Este o decizie de proiectare, nu o limitare tehnică.
- Depinde de corectitudinea datelorUn sold greșit în sistem devine un sold greșit vizibil clientului. Verificarea datelor înainte de lansare este parte din implementare.
- Nu înlocuiește comunicareaPortalul reduce apelurile administrative, dar relația comercială rămâne a consultantului. Nu propunem automatizarea relației cu clientul.
Plata documentelor din portalul clientului
Clientul își vede ofertele și facturile, iar acolo unde există link de plată poate achita direct, fără schimb de e-mailuri.
Încasarea se face în contul companiei dumneavoastră. Platforma nu intermediază fondurile.
Când are sens acest modul și când nu
Preferăm să spunem din start în ce situații modulul nu își merită costul, ca discuția comercială să nu plece de la așteptări greșite.
Are sens dacă
Situațiile în care modulul se amortizează rapid.
- Clienții cer des documente pe care le aveți deja emise
- Trimiteți aceleași fișiere de mai multe ori
- Vreți ca plata să se facă din același loc cu documentul
- Lucrați cu clienți care au propriile proceduri de verificare
Nu are sens dacă
Situațiile în care vă recomandăm să nu îl luați acum.
- Clienții preferă e-mailul și nu vor conturi noi
- Emiteți puține documente, pe care le trimiteți o dată
- Nu aveți oferte, facturi sau tichete de arătat
- Portofoliul este format din câțiva clienți apropiați
Din ce pachet face parte portalul clientului
Modulul se licențiază împreună cu instrumentele de relație cu clientul.
Pachetul de relație cu clientul
Conține portalul, suportul cu tichete și documentele de semnat.
Ce presupune nucleul
Nucleul obligatoriu aduce utilizatori și roluri, clienți și contacte, pipeline de leaduri și vânzări, oferte, documente, sarcini și calendar.
Împreună cu plățile online
Pentru plata cu cardul se folosește împreună cu modulul de încasări și plăți.
Preț și configurații
Compoziția pachetelor și prețurile pe ediții se găsesc în pagina de prețuri.
Întrebări despre portalul clientului
Clientul trebuie să își facă un cont?
Este sigur un acces fără parolă?
Ce vede clientul exact?
Pot opri anumite secțiuni?
Ce se întâmplă dacă persoana de contact pleacă din firma clientului?
Clientul poate plăti mai multe facturi deodată?
Portalul apare în Google?
Funcționează pe telefon?
Aflăm dacă clientul a deschis portalul?
Se poate folosi în mai multe limbi?
Module și pagini legate de relația cu clientul
Portalul își arată valoarea împreună cu documentele, facturarea și suportul.
Încasări și plăți
Plata online și confirmarea automată pe factură. Modulul de încasări și plăți
Documente de client
Documentele de semnat și arhiva clientului. Modulul de centralizare fișiere
Suport și tichete
Solicitările deschise din portal, cu termene. Modulul de suport clienți
Oferte
Ofertele acceptate online, fără tipărire. Modulul de creare oferte
Facturare
Documentele pe care clientul le vede în portal. Modulul de facturare
WhatsApp Business
Trimiterea portalului pe canalul preferat de client. Modulul WhatsApp Business
Primiți fișa completă a produsului, pe e-mail
Un document de șapte pagini cu tot ce trebuie știut înainte de o discuție comercială. Fără obligații și fără apel de vânzare.
- Nucleul platformei și cele 13 pachete de module, cu ce conține fiecare
- Cele 6 ediții pe domenii de activitate și modulele proprii fiecăreia
- Prețurile complete și ce intră în preț: instalare, instruire, import de date, garanție
- Integrările native disponibile și situațiile în care platforma nu este potrivită
🎃 Halloween −15%
Preluați controlul operațional, o singură dată
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea dumneavoastră, îl configurăm pe fluxul propriu de lucru și vă instruim echipa. De la acel moment, aplicația devine un activ al companiei, nu o cheltuială recurentă.