Un soft CRM pentru firme de contabilitate ține evidența portofoliului de clienți, a documentelor primite de la fiecare, a termenelor lunare și a orelor lucrate pe fiecare firmă. Nu ține contabilitatea — aceea rămâne în programul tău contabil. Rezolvă partea din jurul ei: cine ce a trimis, cine a rămas dator cu documente, cine cât consumă din timpul echipei și cât se facturează pentru asta.
Zarina CRM se instalează pe găzduirea firmei, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, fără abonament lunar. Pentru un birou care lucrează cu date financiare ale altor companii, locul în care stau acele date nu este un detaliu tehnic.
Ce nu face acest program, ca să nu pierdem timpul niciunul
Aceasta este prima secțiune pentru că este întrebarea pe care o pune orice contabil în primele treizeci de secunde.
Nu este un program de contabilitate. Nu face înregistrări în partidă dublă, nu generează balanțe, nu întocmește și nu depune declarații. Nu înlocuiește aplicația pe care o folosești deja pentru evidența contabilă propriu-zisă și nu îți cere să renunți la ea.
Nu se conectează la SPV pentru a depune în locul tău. Termenele se urmăresc ca activități, cu responsabil și notificare; depunerea rămâne unde este acum.
Ce rezolvă este stratul administrativ care înconjoară munca de contabilitate: relația cu cei douăzeci, cincizeci sau două sute de clienți, documentele care vin de la ei cu întârziere, orele consumate de fiecare și facturarea care ar trebui să reflecte acele ore. Este partea pe care majoritatea birourilor o țin într-un amestec de Excel, e-mail, WhatsApp și memorie.
Cele patru probleme reale ale unui birou de contabilitate
Colectarea documentelor. În prima jumătate a lunii, o parte semnificativă din timpul echipei se duce pe urmărirea clienților care nu au trimis extrasele, facturile sau situația de casă. Fiecare contabil ține minte cine îi datorează ce, iar când lipsește cineva din birou informația lipsește cu el. Un sistem în care fiecare client are o listă de documente așteptate, cu stare și dată, transformă urmărirea într-o listă vizibilă tuturor.
Termenele, înmulțite cu numărul de clienți. Un termen fiscal nu este o dată în calendar, ci aceeași dată repetată de cincizeci de ori, cu cincizeci de stări diferite. Ceea ce contează nu este să știi când e scadența, ci pentru câți clienți e rezolvată și pentru care nu.
Rentabilitatea pe client. Aproape orice birou are doi sau trei clienți care consumă disproporționat de mult timp față de onorariul lunar. Fără ore înregistrate pe client, discuția despre renegociere se poartă din impresie. Cu ore înregistrate, se poartă pe cifre.
Continuitatea când pleacă un om. Portofoliul unui contabil care demisionează pleacă odată cu el dacă evidența lui a fost personală. Istoricul discuțiilor, particularitățile fiecărui client și stadiul lucrărilor trebuie să rămână în firmă.
Îți configurăm o instanță de test cu structura reală a biroului: tipurile de clienți, pachetele de servicii, termenele pe care le urmăriți lunar. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Ce face concret aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Fișa de client | Datele firmei, contractul de prestări servicii, pachetul de servicii convenit, persoanele de contact și tot istoricul într-un singur ecran. |
| Documente așteptate | Lista lunară de documente pentru fiecare client, cu stare și dată de primire — construită peste arhiva de documente atașată clientului. |
| Calendar de termene | Termenele recurente se generează pe fiecare client, cu responsabil și notificare, prin modulul de calendar și activități. |
| Repartizarea portofoliului | Cine ce clienți are în lucru și în ce stadiu, folosind gestiunea sarcinilor pe echipă. |
| Ore lucrate pe client | Timpul se consemnează pe firmă și pe tip de lucrare, prin evidența orelor lucrate. Baza discuției despre onorariu. |
| Solicitări de la clienți | Cererile venite prin site, e-mail sau telefon intră într-un flux cu responsabil, nu în inbox-ul cuiva — vezi modulul de solicitări și suport. |
| Reamintiri automate | Mesajele către clienții care nu au trimis documentele pleacă programat, prin automatizarea mesajelor de urmărire. |
| Facturarea onorariilor | Facturile lunare se emit din fișa clientului și pleacă în SPV prin integrarea cu RO e-Factura. |
| Drepturi pe roluri | Fiecare vede doar portofoliul propriu, dacă așa decizi, prin administrarea rolurilor și a accesului. |
| Rapoarte | Ore pe client, rentabilitate pe portofoliu, termene rezolvate și restante — în modulul de rapoarte. |
Unde stau datele
Aplicația rulează pe serverul biroului sau pe o mașină închiriată de birou. Nu există o instanță comună în care să stea datele mai multor firme de contabilitate, iar furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție punctuală. Arhitectura este descrisă în pagina despre instalarea pe găzduirea ta.
Pentru un birou de contabilitate, argumentul nu este teoretic. Ai în evidență cifra de afaceri, salariile, furnizorii și marjele a zeci de firme, dintre care unele concurează între ele. Întrebarea „unde stau datele mele” vine de la clienți, nu de la tine, și e util să poți răspunde cu o adresă.
Obligațiile care se văd în modul de lucru
Termenul de păstrare a registrelor contabile și a documentelor justificative este reglementat de art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, iar statele de salarii se păstrează 50 de ani de la încheierea exercițiului financiar. Termenul general pentru celelalte documente a fost subiect de modificări legislative recente, deci verifică textul în vigoare la data la care îți construiești politica de arhivare — link-urile oficiale sunt mai jos.
Practic, asta înseamnă că arhiva digitală nu este o comoditate, ci o obligație cu orizont lung. Un sistem în care documentele sunt legate de client și de perioadă, pe un server pe care îl controlezi, rezolvă altfel problema decât un folder partajat în cloud, la un furnizor care își poate schimba termenii sau poate dispărea.
Cât costă
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per contabil și nici abonament lunar. Un birou cu trei oameni și unul cu douăzeci plătesc aceeași licență.
Comparația cu modelul pe abonament devine relevantă în al doilea an, iar pentru un birou de contabilitate are o particularitate: crești numărul de utilizatori exact în perioadele aglomerate, când adaugi colaboratori sezonieri. Într-un model per utilizator, sezonul de bilanț costă în plus. Detaliile sunt în pagina de licențiere, iar pentru fluxuri care nu există în varianta standard există și o variantă dezvoltată pe măsură.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la pachetele de servicii pe care le vinzi deja și de la termenele pe care le urmărești lunar, nu de la un șablon generic. Portofoliul de clienți se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Etapele sunt descrise în pagina despre implementarea sistemului, iar dacă emiți facturi printr-o platformă externă există și integrarea cu platformele de facturare.
Surse oficiale
- Legea contabilității nr. 82/1991, în forma publicată de Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România
- CECCAR — organismul profesional, pentru codul etic și obligațiile membrilor
- ANAF — calendarul obligațiilor fiscale și documentația RO e-Factura
- ANSPDCP — obligațiile operatorului de date cu caracter personal
Întrebări frecvente
Ce este un soft CRM pentru firme de contabilitate?
Este o aplicație care organizează relația cu portofoliul de clienți al biroului: fișele firmelor deservite, documentele primite de la fiecare, termenele lunare, orele lucrate și facturarea onorariilor. Nu ține contabilitatea propriu-zisă, ci partea administrativă care o înconjoară.
Înlocuiește programul meu de contabilitate?
Nu. Nu face înregistrări în partidă dublă, nu produce balanțe și nu întocmește declarații. Funcționează alături de aplicația contabilă pe care o folosești deja, ocupându-se de clienți, documente, termene, ore și onorarii.
Depune declarațiile în SPV în locul meu?
Nu. Termenele se urmăresc ca activități cu responsabil și notificare, ca să vezi pentru câți clienți sunt rezolvate și pentru care nu. Depunerea efectivă rămâne în fluxul actual. Facturile proprii ale biroului se pot transmite însă în SPV prin integrarea cu RO e-Factura.
Cum ajută la colectarea documentelor de la clienți?
Fiecare client are o listă de documente așteptate pentru luna în curs, cu stare și dată de primire. Lista este vizibilă întregii echipe, nu ține de memoria unei persoane, iar reamintirile către clienții care întârzie pot pleca automat, la intervalele pe care le stabilești.
Pot vedea cât timp consumă fiecare client?
Da. Orele se înregistrează pe firmă și pe tip de lucrare, iar raportul de rentabilitate compară timpul consumat cu onorariul facturat. Este informația care transformă o renegociere de tarif dintr-o discuție de impresii într-una pe cifre.
Unde sunt stocate datele clienților?
Pe serverul biroului sau pe o mașină închiriată de birou. Nu există o instanță partajată între mai multe firme de contabilitate și nu se folosește un cloud public comun. Furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție tehnică.
Aplicația mă face conform cu GDPR?
Nu, și niciun furnizor nu poate promite corect acest lucru. Instalarea pe găzduirea ta îți dă control asupra locului în care stau datele și asupra accesului, ceea ce este o parte a conformității. Restul ține de măsurile biroului: temeiuri de prelucrare, informare, evidența prelucrărilor, securizarea serverului.
Câți utilizatori pot folosi aplicația?
Nelimitați. Licența nu se calculează per om, deci poți da acces contabililor, asistenților și colaboratorilor sezonieri fără cost suplimentar. Ce vede fiecare se stabilește prin drepturi pe roluri, inclusiv limitarea la propriul portofoliu.
Cât costă și există abonament lunar?
Licența costă 2.990 € plus TVA, plătită o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există abonament lunar și nici cost per utilizator. Serviciile opționale — implementare extinsă, dezvoltări specifice, mentenanță — se contractează separat, doar la cerere.
Pot importa portofoliul de clienți din Excel?
Da. Lista de firme deservite, contractele, pachetele de servicii și evidența onorariilor se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Structura se mapează pe câmpurile din sistem în etapa de configurare, înainte de punerea în funcțiune.
Se poate limita accesul unui contabil doar la clienții lui?
Da. Drepturile se configurează pe roluri, iar accesul poate fi restrâns la portofoliul propriu. Este util atât din motive de confidențialitate față de clienți care concurează între ei, cât și pentru claritatea responsabilităților în interiorul echipei.
Este potrivit și pentru un birou mic, cu doi-trei oameni?
Da, cu o precizare onestă: licența fiind unică și nelegată de numărul de utilizatori, un birou mic plătește la fel ca unul mare. Avantajul apare atunci când portofoliul crește sau când adaugi colaboratori, pentru că nu se schimbă nimic în cost.
Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?
Termenul este reglementat de art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, iar statele de salarii se păstrează 50 de ani de la încheierea exercițiului financiar. Termenul general pentru celelalte registre și documente justificative a fost modificat legislativ, deci verifică forma în vigoare la data la care îți stabilești politica de arhivare.
Domenii conexe
Aceleași fluxuri — clienți, documente, termene, ore lucrate — configurate pentru alte profesii din servicii:
Cauți instrumentul potrivit? soluția CRM cu pipeline vizual și follow-up automat îți dă utilizatori nelimitați pe o singură plată, fără abonament lunar.
Vezi prețurile →