Achiziții, furnizori și cheltuieli,
într-o evidență care se închide
Furnizorii, comenzile de achiziție, cheltuielile și registrul de casă intră în aceeași bază de date cu vânzările. Fiecare ieșire de bani are furnizor, categorie, document atașat și responsabil, iar comenzile emise rămân urmărite până la primirea mărfii. Achizițiile în valută se convertesc la cursul operațiunii, astfel încât cheltuiala și costul de stoc să fie comparabile.
Situația actuală, când aprovizionarea se ține separat de vânzări
Costul de achiziție decide marja. Când stă într-un fișier separat, marja este o presupunere.
- Comenzile la furnizori se fac prin e-mail și telefonNu există un registru al comenzilor emise. Când o livrare întârzie, nimeni nu știe exact ce s-a comandat, când și la ce preț.
- Cheltuielile nu au o evidență operativăFacturile de la furnizori ajung în contabilitate, dar conducerea nu le poate compara cu activitatea lunii în curs.
- Achizițiile în valută distorsionează costulFără conversie la cursul operațiunii, comparația între furnizori și calculul marjei devin aproximative.
- Documentele justificative se cautăLa o verificare, atașarea documentelor la cheltuieli presupune o căutare prin arhive și cutii poștale.
- Numerarul nu are registruPlățile mici și încasările în numerar se consemnează pe hârtie, iar soldul real se află la final de lună.
- Nu se poate negocia pe dateFără istoricul comenzilor și al prețurilor pe furnizor, renegocierea anuală se face fără argumente.
Ce conține modulul de achiziții și costuri
Modulul adaugă patru registre legate între ele: furnizori, comenzi de achiziție, cheltuieli și registru de casă.
Registru de furnizori
Fiecare furnizor are o fișă proprie, cu istoric.
- Date fiscale și de contact
- Condiții de plată agreate
- Comenzi și cheltuieli asociate
- Documente atașate
Comenzi de achiziție
Comanda se emite din aplicație și rămâne urmărită.
- Articole, cantități și prețuri
- Stare urmărită până la finalizare
- Document pentru furnizor
- Istoric pe fiecare comandă
Cheltuieli cu încadrare
Fiecare ieșire de bani are context.
- Categorie și departament
- Furnizor asociat
- Document justificativ atașat
- Autorul înregistrării
Registru de casă
Numerarul are evidență proprie.
- Încasări și plăți consemnate
- Sold inițial și evoluție
- Aplicat de la data stabilită
- Documente atașate
Conversie valutară corectă
Achizițiile în altă monedă rămân comparabile.
- Curs aplicat la data operațiunii
- Cheltuiala în moneda de bază
- Reflectat în costul de stoc
- Comparabil între furnizori
Import din evidența existentă
Nu se introduce totul manual.
- Import furnizori, cheltuieli, registru de casă
- Fișiere CSV sau XLSX
- Verificare înainte de salvare
- Anulare a importului
Ce se schimbă după primele luni de utilizare
Efecte care rezultă din faptul că achiziția și vânzarea folosesc aceeași bază de date.
Comenzi urmărite, nu uitate
Starea aprovizionării este vizibilă pentru echipă.
- Registru de comenzi emise
- Stare pe fiecare comandă
- Istoric pe furnizor
- Întârzierile devin vizibile
Cost comparabil între furnizori
Decizia de achiziție se ia pe cifre.
- Prețuri din comenzi anterioare
- Conversie valutară la data operațiunii
- Condiții de plată vizibile
- Argument la renegociere
Control pe cheltuieli
Ieșirile de bani se văd în luna curentă.
- Cheltuieli pe categorie
- Cheltuieli pe departament
- Pe furnizor și perioadă
- Export pentru analiză
Documente la îndemână
Verificările nu mai blochează echipa.
- Justificative atașate cheltuielilor
- Căutare pe criterii
- Export pe perioadă
- Dosare pregătite rapid
Numerar sub control
Soldul de casă nu mai este o estimare.
- Registru complet
- Sold actualizat
- Operațiuni cu document
- Verificabil oricând
Marjă reală la vânzare
Prețul de vânzare nu se stabilește pe presupuneri.
- Cost de achiziție cunoscut
- Reflectat în stoc
- Comparație cu prețul de vânzare
- Produse nerentabile identificate
Traseul unei achiziții, pas cu pas
Același flux pentru o reaprovizionare de rutină și pentru o achiziție punctuală.
- Furnizorul se înregistrează o singură datăFișa cuprinde datele fiscale, condițiile de plată agreate și persoanele de contact. Documentele contractuale rămân atașate furnizorului.
- Comanda se emite din aplicațieSe aleg articolele, cantitățile și prețurile negociate. Comanda primește număr și devine un document pe care îl puteți transmite furnizorului.
- Comanda rămâne urmărităStarea ei este vizibilă pentru întreaga echipă, astfel încât întârzierile se observă înainte ca un client să întrebe.
- Marfa primită intră în stocDacă modulul de stoc este activ, intrarea actualizează cantitățile și costul articolelor, pe baza prețurilor din comandă.
- Cheltuiala se înregistrează cu documentFactura furnizorului devine cheltuială, cu categorie, departament și document atașat. Achizițiile în valută se convertesc la cursul operațiunii.
- Plata se consemneazăPlățile, inclusiv cele în numerar, intră în registrul de casă sau în evidența de plăți, astfel încât soldul pe furnizor să fie real.
Cum se formează costul, în practică
Diferența dintre prețul de pe factură și costul care ajunge în calculul marjei este, de regulă, diferența dintre marja estimată și cea reală.
Prețul din comandă
Punctul de pornire al costului.
- Preț negociat pe articol
- Cantități comandate
- Vizibil în istoricul furnizorului
- Comparabil între comenzi
Conversia valutară
Achizițiile în valută nu rămân neclare.
- Curs aplicat la data operațiunii
- Valoare în moneda de bază
- Reflectată în cheltuială
- Reflectată în costul de stoc
Costul în stoc
Articolele intră cu valoarea lor reală.
- Cost preluat la intrarea în stoc
- Folosit la calculul marjei
- Mișcări de stoc consemnate
- Disponibil în rapoarte
Istoricul comenzilor
Evoluția prețurilor devine verificabilă.
- Comenzi anterioare, consultabile
- Prețuri pe articol și furnizor
- Creșterile devin vizibile
- Bază pentru renegociere
Ce știți despre fiecare furnizor, în orice moment
Un furnizor nu se evaluează după impresia ultimei livrări, ci după ce arată evidența.
- Volumul real derulatValoarea comenzilor și a cheltuielilor pe perioadă arată cât de important sunteți ca client și susține cererea de condiții mai bune.
- Evoluția prețurilorCreșterile succesive devin vizibile pe articol, în loc să se piardă între zeci de facturi.
- Condițiile de plată agreateTermenul negociat rămâne pe fișă, nu în memoria persoanei care a purtat discuția.
- Cheltuielile asociateToate înregistrările legate de furnizor sunt grupate, cu documentele justificative atașate.
- Documentele contractualeContracte, oferte și anexe rămân atașate furnizorului, disponibile pentru oricine are drept.
- Istoricul comenzilorCe s-a comandat, când și la ce preț rămâne consultabil, inclusiv după plecarea persoanei care a făcut comanda.
Ce reduce munca administrativă în modulul de achiziții
Mecanisme care elimină reintroducerea datelor între comandă, stoc și cheltuieli.
Document de comandă generat
Comanda nu se scrie într-un e-mail.
- Document din datele comenzii
- Numerotare consecutivă
- Transmitere către furnizor
- Rămâne atașat comenzii
Legătura cu stocul
Intrările nu se consemnează de două ori.
- Articole comune cu stocul
- Cost preluat din comandă
- Mișcări consemnate
- Inventar corect
Import de date
Preluarea evidenței existente este rapidă.
- Furnizori, cheltuieli, registru de casă
- Mapare automată a coloanelor
- Verificare fără salvare
- Anulare a importului
Rapoarte programate
Informația ajunge singură la decidenți.
- Raport periodic pe e-mail
- Cheltuieli pe perioadă
- Export atașat
- Destinatari configurabili
Jurnal al operațiunilor
Fiecare modificare rămâne consemnată.
- Autor și dată
- Valori anterioare
- Audit verificabil
- Util la control intern
Export pentru contabilitate
Datele ajung la contabil fără muncă manuală.
- Export CSV pe perioadă
- Filtre pe categorii
- Documente asociate
- Format agreat la implementare
Accesul la date financiare respectă rolurile
Informația despre costuri și furnizori este sensibilă comercial și este tratată ca atare.
- Costurile nu sunt vizibile tuturorAccesul la paginile de achiziții și cheltuieli se acordă pe roluri, prin matricea de acces la module. Un consultant de vânzări nu ajunge automat la ele.
- Drepturi separate pe operațiuni financiareRolurile financiare au acces la cheltuieli și registru de casă, distinct de activitatea comercială.
- Modificările rămân consemnateSchimbările de preț, de cantitate sau de stare pe o comandă rămân în istoricul înregistrării, cu autor și dată.
- Documentele sunt protejateFacturile și contractele atașate se servesc numai utilizatorilor cu drept, prin legături verificate.
- Fără secrete expuse în interfațăDatele de acces la serviciile externe folosite pentru facturare se păstrează criptat și nu se reafișează după salvare.
- Date pe serverul companieiPrețurile de achiziție și condițiile negociate rămân în instalarea proprie, fără copie la un furnizor extern de software.
Ce trebuie pregătit pentru punerea în funcțiune a modulul de achiziții
Configurarea o realizăm noi la implementare, pe baza datelor existente în companie.
Lista furnizorilor
Punctul de pornire al evidenței.
- Date fiscale și de contact
- Condiții de plată agreate
- Persoane de contact
- Fișier pentru import
Catalog de articole
Costul se urmărește pe articole.
- Articole achiziționate
- Unități de măsură
- Legătura cu articolele de vânzare
- Import din fișiere existente
Structura de cheltuieli
Raportarea depinde de ea.
- Categorii folosite efectiv
- Departamente
- Corespondența cu evidența contabilă
- Stabilite la implementare
Moneda și cursul
Decide modul de conversie.
- Moneda de bază a companiei
- Tratarea achizițiilor în valută
- Sursa cursului folosit
- Agreate înainte de lansare
Drepturi pe informația financiară
Se stabilește cine vede costurile.
- Roluri cu acces la achiziții
- Roluri cu acces la cheltuieli
- Vizibilitate pe departamente
- Revizuibile ulterior
Soldurile de început
Evidența pornește de la o situație reală.
- Sold inițial de casă, cu data
- Obligații către furnizori
- Comenzi în derulare
- Preluate la implementare
Limitele modulului de achiziții, enunțate explicit
Modulul organizează aprovizionarea și cheltuielile operaționale. Nu înlocuiește programul de contabilitate.
- Nu este program de contabilitateModulul ține evidența operativă a comenzilor, cheltuielilor și numerarului. Înregistrarea contabilă, balanța și declarațiile rămân în programul dumneavoastră.
- Nu preia automat facturile furnizorilorDocumentele primite se înregistrează în aplicație, cu atașament. Preluarea automată a datelor din facturi nu este inclusă.
- Nu comandă automat la furnizoriComanda se emite de un utilizator. Nu generăm comenzi automate pe baza stocului, pentru a nu angaja bani fără decizie umană.
- Cursul valutar se configureazăSursa cursului folosit se stabilește la implementare. Nu promitem o preluare automată dintr-o sursă oficială fără o analiză prealabilă.
- Nu gestionează producțiaRețetele, fazele de fabricație și consumurile de producție nu fac parte din acest modul.
- Depinde de calitatea datelor inițialeUn catalog de articole incomplet produce costuri incomplete. Curățarea datelor este parte din implementare, nu un pas opțional.
Când are sens acest modul și când nu
Preferăm să spunem din start în ce situații modulul nu își merită costul, ca discuția comercială să nu plece de la așteptări greșite.
Are sens dacă
Situațiile în care modulul se amortizează rapid.
- Comandați recurent de la aceiași furnizori
- Nu se știe ce este comandat și neprimit
- Costurile de achiziție nu ajung în prețul de vânzare
- Recepțiile se fac pe hârtie, iar stocul rămâne în urmă
Nu are sens dacă
Situațiile în care vă recomandăm să nu îl luați acum.
- Cumpărați rar și direct, fără comandă scrisă
- Achizițiile sunt gestionate integral de contabilitate
- Nu aveți stoc și nici nu îl veți avea
- Furnizorii lucrează exclusiv pe comenzi telefonice
Cum se licențiază modulul de achiziții
Modulul are manifest propriu și se activează prin licență, fără a afecta restul instalării.
Modul licențiabil separat
Conține furnizorii, comenzile de achiziție, cheltuielile și registrul de casă.
Ce presupune nucleul
Nucleul obligatoriu aduce utilizatori și roluri, clienți și contacte, pipeline de leaduri și vânzări, oferte, documente, sarcini și calendar.
Împreună cu stocul
Pentru costul articolelor în stoc se recomandă activarea împreună cu modulul de stoc și inventar.
Preț și configurații
Compoziția pachetelor și prețurile pe ediții se găsesc în pagina de prețuri.
Întrebări despre modulul de achiziții și furnizori
Înlocuiește programul de contabilitate?
Cum se tratează achizițiile în valută?
Modulul comandă automat la furnizori?
Pot atașa facturile primite de la furnizori?
Pot vedea consultanții de vânzări prețul de achiziție?
Se poate ține registrul de casă în modul?
Pot importa furnizorii și cheltuielile existente?
Cum se leagă achiziția de stoc?
Se urmărește ce s-a comandat și nu a venit?
Cât durează implementarea?
Module și pagini legate de aprovizionare și costuri
Achizițiile își arată valoarea împreună cu stocul, facturarea și raportarea.
Stoc și inventar
Intrările de marfă și costul articolelor. Modulul de stoc și inventar
Facturare
Vânzarea pe o marjă calculată pe costuri reale. Modulul de facturare
Încasări și plăți
Fluxul de numerar și soldurile. Modulul de încasări și plăți
Bugete și cheltuieli
Comparația cheltuielilor cu planul. Modulul de bugete
Parteneri
Relațiile comerciale, dincolo de furnizorii de marfă. Modulul de parteneri
Rapoarte și statistici
Costuri, furnizori și evoluție pe perioade. Dashboardul interactiv
Primiți fișa completă a produsului, pe e-mail
Un document de șapte pagini cu tot ce trebuie știut înainte de o discuție comercială. Fără obligații și fără apel de vânzare.
- Nucleul platformei și cele 13 pachete de module, cu ce conține fiecare
- Cele 6 ediții pe domenii de activitate și modulele proprii fiecăreia
- Prețurile complete și ce intră în preț: instalare, instruire, import de date, garanție
- Integrările native disponibile și situațiile în care platforma nu este potrivită
Preluați controlul operațional, o singură dată
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea dumneavoastră, îl configurăm pe fluxul propriu de lucru și vă instruim echipa. De la acel moment, aplicația devine un activ al companiei, nu o cheltuială recurentă.