Politica de confidențialitate — Zarina CRM
Versiunea 2.1, în vigoare de la 31 octombrie 2026.
Documentul explică ce date cu caracter personal prelucrăm, de ce, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți. L-am scris cât se poate de concret: nu enumerăm instrumente pe care nu le folosim și nu promitem măsuri pe care nu le avem.
1. Cine prelucrează datele
DIANYS HOLDING SRL, CUI RO37172757, J22/514/2017, sediu în Str. Dumitru D. Pătrășcanu nr. 5, Tomești, Iași, 707515, România. E-mail: contact@zarinacrm.ro. Telefon: 0758.068.538.
Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, deoarece activitatea noastră nu se încadrează în situațiile prevăzute de art. 37 din GDPR. Solicitările privind datele se trimit la adresa de e-mail de mai sus.
2. Distincția esențială: două situații diferite
Zarina CRM se instalează pe serverul clientului. De aceea, rolurile noastre diferă în funcție de datele despre care vorbim:
a) Datele dumneavoastră, ca vizitator al site-ului sau client al nostru. Aici suntem operator: noi decidem de ce și cum le prelucrăm. Această politică descrie exact această situație.
b) Datele din aplicația instalată la un client. Dacă sunteți, de exemplu, clientul unei firme care folosește Zarina CRM, datele dumneavoastră se află pe serverul acelei firme. Operatorul este firma respectivă, nu noi. Noi nu avem acces permanent la acele date; intervenim doar când clientul ne solicită suport sau mentenanță, caz în care acționăm ca persoană împuternicită, pe baza unui acord de prelucrare, strict conform instrucțiunilor clientului.
Pentru solicitări privind datele aflate într-o instalare Zarina CRM a unei firme, adresați-vă direct firmei respective. Dacă ne scrieți nouă, vă vom îndruma, fără a accesa datele.
3. Ce date prelucrăm, pentru ce și în ce temei
Prelucrăm doar datele de mai jos. Dacă vreodată vom adăuga o categorie nouă, vom actualiza acest tabel înainte de a începe prelucrarea.
| Situația | Date | Scop | Temei (art. 6 GDPR) | Păstrare |
|---|---|---|---|---|
| Formular de contact | nume, e-mail, telefon, companie, subiect, mesaj | să vă răspundem | demersuri precontractuale, lit. b); interes legitim, lit. f), pentru mesaje care nu duc la contract | 24 de luni de la ultima corespondență |
| Cerere de demo | nume, e-mail, telefon, companie, domeniu de activitate, număr de utilizatori, obiectiv declarat | crearea accesului demo și urmărirea cererii | demersuri precontractuale, lit. b) | instanța demo și datele introduse în ea se șterg la 30 de zile de la expirarea accesului; datele de contact, 24 de luni |
| Cerere fișă de produs | nume, e-mail, telefon, companie, domeniu de activitate, adresa IP (folosită pentru limitarea cererilor repetate) | trimiterea fișei produsului pe e-mail și răspunsul la întrebările care urmează | demersuri precontractuale, la cererea dumneavoastră, lit. b) | 24 de luni de la ultima corespondență |
| Comandă și contract | nume, funcție, e-mail, telefon, denumire firmă, CUI, adresă, detalii de configurație | ofertare, încheierea și executarea contractului | executarea contractului, lit. b) | pe durata contractului și 3 ani după, pentru eventuale pretenții |
| Facturare și contabilitate | date de identificare și de facturare, istoricul plăților | obligații fiscale și contabile | obligație legală, lit. c) | 10 ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991 |
| Suport și mentenanță | datele din tichete și din corespondență, jurnale tehnice | rezolvarea solicitărilor, dovada intervențiilor | executarea contractului, lit. b) | 36 de luni de la închiderea tichetului |
| Jurnale de server (site) | adresă IP, data și ora, pagina accesată, tipul browserului | securitate, prevenirea abuzurilor, diagnosticare | interes legitim, lit. f) | cel mult 12 luni |
| Comunicări comerciale | e-mail, nume | informări despre produs și oferte | consimțământ, lit. a); sau interes legitim pentru clienți existenți, cu drept de opoziție | până la retragerea consimțământului sau la opoziție |
Furnizarea datelor marcate ca obligatorii în formulare este necesară pentru a vă putea răspunde sau pentru a încheia contractul. Fără ele, nu putem da curs solicitării. Celelalte câmpuri sunt opționale.
Nu luăm decizii automate care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră și nu realizăm profilare.
4. De unde avem datele
În mod normal, direct de la dumneavoastră. În cazul clienților persoane juridice, putem completa sau verifica datele firmei din surse publice oficiale (registrul comerțului, listele ANAF), pentru facturare corectă și pentru verificarea capacității de reprezentare.
5. Cui transmitem datele
Nu vindem și nu închiriem date. Le putem transmite doar următoarelor categorii de destinatari, fiecare obligat contractual să le protejeze:
- Furnizorul de găzduire al site-ului și al serviciilor de e-mail. Găzduirea pe care o revindem clienților este asigurată prin Space RO SRL, cu servere în Uniunea Europeană.
- Contabilitatea — pentru documentele financiare.
- Procesatori de plăți și bănci, atunci când plata se face prin astfel de canale.
- Consultanți juridici sau executori, dacă este necesar pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.
- Autorități publice, când avem o obligație legală (ANAF, instanțe, organe de control).
Lista furnizorilor care prelucrează date în numele nostru poate fi comunicată la cerere, pe adresa contact@zarinacrm.ro.
6. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Datele sunt stocate pe servere din Uniunea Europeană.
Desfășurăm activitate comercială și în Emiratele Arabe Unite. Dacă prestăm servicii pentru un client din afara SEE și acest lucru presupune accesul la date cu caracter personal, transferul se realizează doar pe baza unei garanții prevăzute în Capitolul V din GDPR — de regulă clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, însoțite de o evaluare a nivelului de protecție din țara respectivă. Nu efectuăm astfel de transferuri în lipsa acestor garanții.
7. Cum protejăm datele
Aplicăm măsurile de mai jos. Le enumerăm pe cele pe care le avem efectiv:
- comunicație criptată (HTTPS) pe site și pe interfețele de administrare;
- acces la sisteme pe bază de conturi nominale, cu parole distincte și autentificare în doi pași acolo unde furnizorul o permite;
- drepturi de acces limitate la strictul necesar, revocate la încetarea colaborării;
- parolele conturilor nu se stochează în clar, ci sub formă de amprentă criptografică;
- copii de siguranță ale site-ului și ale sistemelor proprii, verificate periodic;
- actualizarea componentelor software folosite.
Niciun sistem nu este absolut sigur. În cazul unei încălcări a securității datelor care prezintă un risc pentru drepturile dumneavoastră, o vom notifica autorității de supraveghere în cel mult 72 de ore de la luarea la cunoștință și vă vom informa direct, fără întârziere nejustificată, atunci când riscul este ridicat.
8. Drepturile dumneavoastră
Potrivit GDPR, aveți dreptul:
- de acces — să aflați dacă prelucrăm date despre dumneavoastră și să primiți o copie;
- la rectificare — să corectăm datele inexacte sau incomplete;
- la ștergere — în situațiile prevăzute de art. 17, cu excepția datelor pe care avem obligația legală să le păstrăm (de exemplu facturile);
- la restricționarea prelucrării;
- la portabilitate — să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent;
- la opoziție — inclusiv, în orice moment și fără justificare, față de prelucrarea în scop de marketing direct;
- de a retrage consimțământul oricând, la fel de simplu cum a fost acordat, fără ca aceasta să afecteze legalitatea prelucrării anterioare.
Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, scrieți la contact@zarinacrm.ro. Răspundem în cel mult 30 de zile; termenul poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe, caz în care vă anunțăm în primele 30 de zile, cu motivarea prelungirii. Exercitarea drepturilor este gratuită; doar pentru cereri vădit nefondate sau excesive putem percepe o taxă rezonabilă ori putem refuza, motivat.
Pentru a preveni divulgarea datelor către persoane neîndreptățite, putem cere informații suplimentare pentru confirmarea identității.
Dreptul de a depune plângere. Vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, anspdcp@dataprotection.ro, dataprotection.ro. Aveți, de asemenea, dreptul de a vă adresa justiției.
9. Minori
Produsul și site-ul se adresează profesioniștilor și nu sunt destinate persoanelor sub 16 ani. Nu colectăm în cunoștință de cauză date ale minorilor sub 16 ani. Dacă aflăm că am primit astfel de date fără temei, le ștergem.
10. Cookie-uri
Modul în care folosim cookie-urile și tehnologiile similare este descris separat, în Politica de cookie-uri.
11. Modificări
Putem actualiza această politică. Versiunea curentă, cu numărul și data intrării în vigoare, este afișată la începutul paginii. Dacă o modificare vă afectează semnificativ drepturile, vă vom informa direct, pe e-mail, înainte de intrarea ei în vigoare.
12. Contact
DIANYS HOLDING SRL — Str. Dumitru D. Pătrășcanu nr. 5, Tomești, Iași, 707515
E-mail: contact@zarinacrm.ro · Telefon: 0758.068.538 · Luni–vineri, 08:00–17:00