Evenimente și înscrieri,
de la formular la prezența confirmată
Cursurile, webinarele, demonstrațiile și evenimentele de prezentare se administrează din CRM: pagină publică de înscriere, capacitate controlată, listă de așteptare, confirmări automate și check-in la intrare. Fiecare participant devine o înregistrare în baza de date, cu sursa evenimentului păstrată, astfel încât efortul de organizare se transformă în oportunități urmărite.
Situația actuală, când înscrierile se adună în formulare și tabele
Un eveniment generează interes comercial concentrat. Fără evidență, interesul se risipește în câteva zile.
- Înscrierile ajung în tabele separateDatele participanților rămân într-un fișier sau într-un formular extern, fără legătură cu clienții și lead-urile existente.
- Capacitatea se controlează manualNumărul de locuri se urmărește din memorie. Fie rămân locuri neocupate, fie se acceptă mai multe înscrieri decât sala poate primi.
- Confirmările și reamintirile se trimit de mânăFiecare comunicare presupune muncă administrativă. La zeci de participanți, reamintirile se trimit târziu sau deloc.
- Prezența reală nu se cunoașteDiferența dintre înscriși și prezenți este informația cea mai utilă pentru următorul eveniment, și este exact cea care nu se consemnează.
- Urmărirea comercială se pierdeDupă eveniment, lista de participanți ajunge la vânzări cu întârziere, fără responsabil și fără termen. Interesul se stinge.
- Datele personale rămână fără regim clarListele de participanți circulă prin e-mail și rămân pe dispozitive, fără politică de păstrare și fără posibilitate de ștergere la cerere.
Evenimentele administrate în aceeași bază de date ca vânzările
Modulul acoperă traseul complet: pagină de înscriere, locuri, confirmări, prezență, urmărire comercială.
Eveniment cu date complete
Fiecare eveniment are o fișă proprie.
- Dată, oră și locație
- Capacitate maximă
- Descriere publicată
- Responsabil de organizare
Pagină publică de înscriere
Formularul este găzduit pe instalarea dumneavoastră.
- Adresă publică dedicată
- Câmpuri configurabile
- Protecție împotriva înscrierilor automate
- Disponibilă în mai multe limbi
Capacitate și listă de așteptare
Numărul de locuri se respectă fără intervenție.
- Înscrierile se opresc la capacitate
- Lista de așteptare, automată
- Promovare la prima renunțare
- Verificare și la adăugarea manuală
Comunicări automate
Participantul primește ce trebuie, când trebuie.
- Confirmare imediată după înscriere
- Reamintire înainte de eveniment
- Informații de acces și locație
- Mulțumire după participare
Check-in la intrare
Prezența se consemnează în câteva secunde.
- Cod unic pentru fiecare participant
- Scanare la intrare
- Marcare manuală, ca alternativă
- Listă de prezență în timp real
Legătură cu pipeline-ul
Participanții devin oportunități urmărite.
- Potrivire cu clienți și lead-uri existente
- Lead creat pentru persoane noi
- Sursa evenimentului păstrată
- Alocare către responsabil
Ce se schimbă la primul eveniment organizat din CRM
Efecte directe ale faptului că înscrierile și prezența stau în aceeași bază de date ca vânzările.
Zero suprarezervări
Capacitatea se respectă automat.
- Oprire la numărul de locuri
- Listă de așteptare activă
- Promovare automată la renunțări
- Sala ocupată, nu depășită
Muncă administrativă redusă
Comunicările nu mai consumă timp de echipă.
- Confirmări trimise automat
- Reamintiri programate
- Fără liste trimise prin e-mail
- Fără duplicate de verificat
Prezență cunoscută
Următorul eveniment se planifică pe date.
- Raport înscriși și prezenți
- Rata de prezență pe tip de eveniment
- Comparație între perioade
- Dimensionare corectă a sălii
Urmărire comercială imediată
Interesul se valorifică în zilele următoare.
- Lead-uri create la înscriere
- Responsabil și termen
- Secvențe de urmărire
- Rezultat comercial atribuit evenimentului
Randamentul evenimentului, verificabil
Bugetul de organizare se justifică.
- Oportunități generate
- Oferte emise după eveniment
- Contracte atribuite sursei
- Cost pe oportunitate
Date personale tratate corect
Participarea nu creează riscuri de conformitate.
- Consimțământ consemnat
- Politică de păstrare configurabilă
- Ștergere la cerere
- Fără liste pe dispozitive personale
Traseul unei înscrieri, pas cu pas
Același flux pentru un webinar gratuit și pentru un curs cu locuri limitate.
- Evenimentul se publicăSe completează data, locația, capacitatea și descrierea. Pagina publică de înscriere devine disponibilă la o adresă proprie, pe domeniul companiei.
- Participantul completează formularulCâmpurile sunt cele stabilite de dumneavoastră. Formularul este protejat împotriva înscrierilor automate și verifică duplicatele.
- Sistemul verifică locurileDacă există locuri, înscrierea se confirmă imediat. Dacă nu, persoana intră pe lista de așteptare și este informată corect, nu refuzată.
- Participantul primește confirmareaMesajul cuprinde datele evenimentului și codul personal de acces. Reamintirea pleacă automat înainte de eveniment.
- Prezența se consemnează la intrareCodul se scanează sau participantul se marchează manual. Lista de prezență se actualizează în timp real, vizibilă pentru organizator.
- Urmărirea comercială începe imediatParticipanții noi devin lead-uri, cu sursa evenimentului. Cei existenți primesc o activitate pe fișa lor. Nimic nu rămâne în așteptarea unei liste trimise ulterior.
Capacitate și listă de așteptare, administrate automat
Locurile limitate sunt un instrument comercial. Administrarea lor manuală produce însă nemulțumiri.
Oprire la capacitate
Nu se acceptă mai multe înscrieri decât locuri.
- Verificare la fiecare înscriere
- Valabilă și la adăugarea manuală
- Protecție la înscrieri simultane
- Fără suprarezervări
Listă de așteptare
Interesul suplimentar nu se pierde.
- Înscriere pe listă, cu informare corectă
- Ordine păstrată
- Vizibilă pentru organizator
- Folosibilă la evenimentul următor
Promovare la renunțări
Locurile eliberate se ocupă singure.
- Promovare automată din listă
- Informare imediată a persoanei
- Sala rămâne plină
- Fără apeluri de ultim moment
Duplicate verificate
Aceeași persoană nu ocupă două locuri.
- Verificare pe adresa de e-mail
- Mesaj clar la a doua încercare
- Linkul de acces retrimis pe e-mail
- Evidența rămâne curată
Check-in și prezență: ce se întâmplă în ziua evenimentului
Intrarea este momentul în care organizarea se vede cel mai clar, iar erorile se simt imediat.
- Fiecare participant are un cod propriuCodul ajunge la înscriere, pe e-mail. Nu depinde de o listă tipărită și nu se confundă între persoane cu nume asemănătoare.
- Scanarea se face de pe telefonPersoana de la intrare folosește telefonul, fără echipament dedicat. Marcarea prezenței durează câteva secunde.
- Marcarea manuală rămâne disponibilăUn participant care nu găsește e-mailul se marchează manual, după nume. Fluxul nu se blochează niciodată la intrare.
- Verificarea se face în siguranțăCodurile se validează numai de pe instalarea proprie, astfel încât o adresă copiată nu permite marcarea prezenței din afară.
- Lista se actualizează în timp realOrganizatorul vede câți au intrat, câți lipsesc și câți au renunțat, fără a număra manual.
- După eveniment, datele rămân folosibilePrezența se păstrează pe fișa persoanei și alimentează raportarea, inclusiv comparația cu evenimentele anterioare.
Ce pleacă automat în jurul unui eveniment
Comunicările se configurează o dată și se repetă la fiecare eveniment.
Confirmare de înscriere
Participantul are imediat ce îi trebuie.
- Trimisă la înscriere
- Datele evenimentului incluse
- Codul personal de acces
- Text configurabil
Reamintire programată
Rata de prezență crește semnificativ.
- Cu o zi sau cu câteva ore înainte
- Informații de acces
- Canal configurabil
- Jurnal al trimiterilor
Informare pentru lista de așteptare
Interesul se menține și fără loc disponibil.
- Confirmare a poziției
- Anunț la eliberarea unui loc
- Invitație la evenimentul următor
- Fără comunicări inutile
Mulțumire după eveniment
Momentul cu cea mai mare receptivitate.
- Mesaj de mulțumire
- Materiale de prezentare atașate
- Solicitare de feedback
- Ofertă, dacă este cazul
Creare de lead-uri
Vânzările primesc oportunități, nu liste.
- Lead pentru persoane noi
- Sursa evenimentului marcată
- Alocare după reguli
- Etapă inițială configurabilă
Chestionar de satisfacție
Calitatea organizării devine măsurabilă.
- Sondaj trimis după eveniment
- Răspunsuri legate de participant
- Raport pe eveniment
- Argument pentru îmbunătățiri
Datele participanților, tratate conform regulilor
Un eveniment colectează date personale de la persoane care nu sunt încă clienți. Regimul lor este tratat explicit.
- Consimțământ consemnat la înscriereFormularul include informarea și acordul necesar, iar momentul acordării rămâne înregistrat.
- Formular protejatPagina publică are protecție împotriva înscrierilor automate și limite de trimitere, astfel încât baza de date să nu fie poluată.
- Acces limitat la listeListele de participanți se consultă în aplicație, de utilizatorii cu drept. Nu circulă prin e-mail și nu rămân pe dispozitive personale.
- Politică de păstrareDurata de păstrare a datelor participanților se configurează, iar curățarea se execută automat la expirare.
- Ștergere și export la cerereDatele unui participant intră în căutarea, exportul și anonimizarea la cerere, inclusiv în înregistrările de prezență.
- Date pe serverul companieiÎnscrierile rămân în instalarea proprie. Nu folosim un serviciu extern de formulare și nu există copie la un furnizor.
Ce trebuie pregătit pentru punerea în funcțiune a modulul de evenimente
Configurarea o realizăm noi la implementare, pe tipurile de evenimente pe care le organizați.
Tipurile de evenimente
Fluxul se configurează pe activitatea reală.
- Webinar, curs, demonstrație, conferință
- Capacitate uzuală
- Durată și locație
- Responsabil de organizare
Câmpurile formularului
Se colectează doar ce este necesar.
- Date obligatorii și opționale
- Întrebări de calificare
- Acord pentru comunicări
- Stabilite împreună
Textele comunicărilor
Mesajele se scriu o dată și se refolosesc.
- Confirmare, reamintire, mulțumire
- În limbile necesare
- Semnătura companiei
- Revizuibile ulterior
Serverul de e-mail configurat
Comunicările pleacă prin serverul dumneavoastră.
- Cont de trimitere activ
- Domeniu cu reputație configurată
- Verificat la implementare
- Jurnal al trimiterilor
Persoana de la intrare
Check-in-ul presupune un cont de utilizator.
- Telefon cu browser modern
- Cont cu drept de check-in
- Instruire de câteva minute
- Alternativă de marcare manuală
Reguli de urmărire comercială
Interesul generat trebuie preluat.
- Responsabil pe lead-urile noi
- Etapă inițială
- Termen de contactare
- Secvențe de urmărire
Limitele modulului de evenimente, enunțate explicit
Modulul administrează înscrierile și prezența. Nu este platformă de transmisiune și nu procesează automat taxe de participare în toate scenariile.
- Nu transmite webinarulModulul administrează înscrierile și comunicările. Transmisiunea se face cu instrumentul dumneavoastră, iar linkul se include în comunicări.
- Taxa de participare presupune modulul de plățiPentru evenimente cu plată se folosește împreună cu modulul de încasări și cu un procesator configurat. Fără acesta, plata se confirmă manual.
- Nu generează promovarea evenimentuluiModulul nu publică reclame și nu administrează campanii. Pentru invitații către liste se folosește modulul de e-mail marketing.
- Capacitatea se verifică pe eveniment, nu pe salăModulul nu administrează planul sălii și locurile numerotate. Pentru evenimente cu locuri alocate este nevoie de o analiză separată.
- Comunicările depind de serverul de e-mailDacă serverul dumneavoastră de e-mail este indisponibil, confirmările și reamintirile așteaptă. Înscrierile se înregistrează în continuare.
- Nu emite diplome sau certificateGenerarea documentelor de participare se poate configura prin modulul de documente, nu este inclusă implicit în acest modul.
Încasarea taxelor de participare
Plata se poate face prin link generat din platformă, iar confirmarea încasării eliberează automat accesul participantului.
Procesatorul se alege de dumneavoastră, iar comisioanele se plătesc direct acestuia.
Când are sens acest modul și când nu
Preferăm să spunem din start în ce situații modulul nu își merită costul, ca discuția comercială să nu plece de la așteptări greșite.
Are sens dacă
Situațiile în care modulul se amortizează rapid.
- Organizați conferințe, cursuri sau ateliere cu înscriere
- Participanții, partenerii și sponsorii stau în fișiere separate
- Plățile se verifică manual înainte de eveniment
- Aveți ediții care se repetă, cu aceeași structură
Nu are sens dacă
Situațiile în care vă recomandăm să nu îl luați acum.
- Organizați un eveniment pe an, cu douăzeci de invitați
- Înscrierile se fac printr-o platformă specializată, deja plătită
- Nu încasați taxe de participare
- Evenimentele nu produc clienți sau relații de urmărit
Din ce pachet face parte modulul de evenimente
Modulul se licențiază împreună cu instrumentele de relație cu clienții.
Pachetul de marketing și relații
Conține evenimentele, sondajele, recenziile și formularele publice.
Ce presupune nucleul
Nucleul obligatoriu aduce utilizatori și roluri, clienți și contacte, pipeline de leaduri și vânzări, oferte, documente, sarcini și calendar.
Împreună cu e-mail marketing
Pentru invitații către liste se recomandă modulul de email marketing.
Preț și configurații
Compoziția pachetelor și prețurile pe ediții se găsesc în pagina de prețuri.
Întrebări despre modulul de evenimente și înscrieri
Formularul de înscriere este găzduit la dumneavoastră?
Ce se întâmplă când se ocupă toate locurile?
Cum se face prezența la intrare?
Participanții devin automat lead-uri?
Pot organiza evenimente cu taxă de participare?
Se pot trimite reamintiri pe WhatsApp?
Cum se tratează datele participanților care nu devin clienți?
Pot vedea câți au confirmat și câți au venit efectiv?
Formularul funcționează în mai multe limbi?
Modulul transmite webinarul?
Module și pagini legate de relația cu participanții
Evenimentele își arată valoarea împreună cu marketingul și cu pipeline-ul comercial.
Email marketing
Invitațiile către liste și campaniile de promovare. Modulul de email marketing
Gestiunea leadurilor
Participanții deveniți oportunități, urmăriți până la decizie. Modulul de gestiune leaduri
Calendar și activități
Evenimentele în planificarea echipei. Modulul de calendar activități
Formulare publice
Alte formulare găzduite pe domeniul companiei. Generatorul de formulare
WhatsApp Business
Confirmări și reamintiri pe canalul preferat de participanți. Modulul WhatsApp Business
Rapoarte și statistici
Prezența, oportunitățile și randamentul pe eveniment. Dashboardul interactiv
Primiți fișa completă a produsului, pe e-mail
Un document de șapte pagini cu tot ce trebuie știut înainte de o discuție comercială. Fără obligații și fără apel de vânzare.
- Nucleul platformei și cele 13 pachete de module, cu ce conține fiecare
- Cele 6 ediții pe domenii de activitate și modulele proprii fiecăreia
- Prețurile complete și ce intră în preț: instalare, instruire, import de date, garanție
- Integrările native disponibile și situațiile în care platforma nu este potrivită
🎃 Halloween −15%
Preluați controlul operațional, o singură dată
Instalăm Zarina CRM pe găzduirea dumneavoastră, îl configurăm pe fluxul propriu de lucru și vă instruim echipa. De la acel moment, aplicația devine un activ al companiei, nu o cheltuială recurentă.