Un program CRM pentru distribuitori angro și depozite en-gros ține evidența mărfii așa cum circulă ea efectiv: pe unități de ambalare, pe loturi, pe gestiuni, cu recepții, transferuri și inventare. Peste asta stau clienții B2B, comenzile recurente și facturarea. Nu conduce depozitul fizic și nu ține contabilitatea, dar rezolvă partea în care cantitatea din sistem trebuie să fie egală cu cantitatea de pe palet.
Zarina CRM se instalează pe găzduirea firmei, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, fără abonament lunar.
Ce acoperă această pagină și ce acoperă cealaltă
Avem două pagini pentru distribuție și e util să știi de la început în care ești.
Pagina despre CRM pentru firme de distribuție tratează relația comercială: portofoliul de clienți B2B, grilele de preț pe partener, agenții de teren, limitele de credit și încasarea creanțelor.
Pagina de față tratează marfa și depozitul: unitățile de ambalare, loturile și termenele de valabilitate, recepția, transferurile între gestiuni, inventarul și ambalajele cu garanție. Dacă problema ta este că vânzarea merge, dar stocul din sistem nu seamănă cu stocul din depozit, ești în locul potrivit.
Bucată, bax, palet — aceeași marfă, trei cantități
Aceasta este diferența operațională care separă un depozit en-gros de orice altă formă de comerț, și motivul pentru care multe firme de distribuție nu reușesc să folosească un program generic.
Cumperi pe palet, stochezi pe bax, vinzi uneori la bucată. Prețul se negociază pe una dintre aceste unități, iar stocul trebuie ținut în toate trei simultan. Dacă sistemul nu cunoaște relația dintre ele — câte bucăți intră într-un bax, câți baxuri pe un palet — fiecare recepție și fiecare livrare devine un calcul manual, iar diferențele apar la inventar, când nu mai poți reconstitui unde s-a pierdut.
Peste asta se suprapun două lucruri pe care un depozit nu le poate ignora: lotul — de la ce furnizor a venit marfa și către ce clienți a plecat — și termenul de valabilitate, dacă lucrezi cu produse perisabile. Ambele sunt evidență, nu logistică.
Ambalajele cu garanție schimbă modul în care facturezi
Dacă distribui băuturi, Sistemul de Garanție-Returnare te privește direct, iar consecința nu este de mediu, ci de evidență.
Sistemul, reglementat prin Hotărârea de Guvern nr. 1074/2021 și operat de administratorul desemnat, se aplică ambalajelor primare nereutilizabile din sticlă, plastic și metal, cu volume între 0,1 și 3 litri inclusiv, pentru bere, mixuri alcoolice, cidru, sucuri, băuturi răcoritoare, ape minerale, vinuri și spirtoase. Garanția este de 0,50 lei pentru fiecare ambalaj.
Un sistem care tratează garanția ca pe un simplu articol de catalog produce facturi corecte ca sumă și greșite ca structură. Diferența se vede abia la reconciliere.
Îți configurăm o instanță de test cu structura reală a depozitului: unitățile de ambalare, gestiunile, grilele de preț și categoriile de marfă. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Ce face concret aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Nomenclator cu unități multiple | Fiecare articol are unitatea de bază și echivalențele — bucată, bax, palet — cu conversie automată la recepție și la livrare. |
| Loturi și valabilitate | Intrarea se înregistrează pe lot, cu termen de valabilitate, iar ieșirile păstrează legătura furnizor–lot–client. |
| Gestiuni multiple | Cantități pe fiecare depozit sau zonă, cu transferuri interne documentate — vezi modulul de stocuri și inventar. |
| Recepția mărfii | Intrările se consemnează cu diferențele față de documentul furnizorului; un model de notă de recepție îl găsești gratuit pe site. |
| Ambalaje cu garanție | Garanția se configurează ca poziție distinctă, nu ca preț inclus, și se reflectă în documentele emise. |
| Inventar | Liste de inventariere pe gestiune, cu diferențe față de scriptic și documentarea lor. |
| Clienți B2B | Fișa firmei cu punctele de livrare, contractul și condițiile negociate, peste modulul de gestiune a clienților. |
| Comenzi recurente | Comenzile care se repetă se pot relua din istoric, iar fluxul se urmărește într-un panou vizual. |
| Oferte pe volum | Prețuri și discounturi pe cantitate, generate din modulul de ofertare. |
| Furnizori și aprovizionare | Comenzi de intrare, condiții negociate și scadențe, prin modulul de parteneri și furnizori. |
| Documente de livrare | Avize și documente de însoțire generate din comandă cu generarea automată de documente; ai și un model de aviz de însoțire a mărfii. |
| Facturare | Factura se emite din livrare prin modulul de facturare și pleacă în SPV prin integrarea cu RO e-Factura. |
| Încasări | Soldul pe client și facturile depășite, în modulul de încasări. |
| Alerte | Stoc sub minim, lot aproape de expirare, comandă blocată — prin centrul de notificări. |
| Acces pe roluri | Depozitul vede comenzile de pregătit, vânzarea vede clienții, prin administrarea rolurilor. |
| Rapoarte | Rotația pe articol, marja pe client, valoarea stocului pe gestiune, în modulul de rapoarte. |
Inventarul, punctul în care se vede adevărul
Legea contabilității impune inventarierea patrimoniului cel puțin o dată pe an. Pentru un depozit en-gros, inventarul nu este o formalitate contabilă, ci momentul în care se vede cât de bine a funcționat evidența în ultimele douăsprezece luni.
Diferențele nu apar din furt, ci din lucruri banale: o recepție introdusă în altă unitate de măsură, un transfer nedocumentat între gestiuni, un retur reintrat în stoc fără lot. Fiecare este mică; împreună produc o listă de diferențe pe care nimeni nu o mai poate explica în ianuarie.
Ce poate face un sistem este să reducă sursa acestor diferențe: conversii automate între unități, transferuri care lasă urmă, retururi legate de documentul inițial. Nu elimină inventarul și nici nu îl înlocuiește.
Ce nu face
Nu este un sistem de management al depozitului. Nu optimizează amplasarea în rafturi, nu generează trasee de picking și nu conduce terminale sau stivuitoare automate. Ține cantități, loturi și mișcări, nu topologia depozitului.
Nu ține contabilitatea și nu calculează costul mediu ponderat pentru evidența contabilă. Emite documente comerciale; înregistrarea contabilă rămâne în programul de contabilitate.
Nu raportează în locul tău în sistemul de garanție-returnare. Ține evidența cantităților și le poate exporta; raportarea și relația cu administratorul sistemului rămân ale tale.
În distribuție, granița dintre CRM și ERP se subțiază. Dacă vrei să înțelegi ce parte îți trebuie efectiv, vezi explicația despre ce înseamnă un sistem ERP.
Cât costă
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per gestionar, per agent sau per punct de lucru și nici abonament lunar.
Pentru un depozit, calculul e simplu: numărul de oameni care ating marfa sau documentele — recepție, gestiune, facturare, vânzare — înmulțit cu tariful lunar al alternativei. Detaliile sunt în pagina de licențiere, iar pentru fluxuri care nu există în varianta standard există o variantă dezvoltată pe măsură.
Unde stau datele
Aplicația rulează pe găzduirea firmei sau pe o mașină închiriată de firmă. Nu există o instanță comună mai multor distribuitori, iar furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție punctuală. Arhitectura este descrisă în pagina despre instalarea pe găzduirea ta.
Miza e comercială, nu de conformitate: prețurile de achiziție de la furnizori și adaosurile practicate pe fiecare client sunt informația pentru care un concurent ar plăti. Merită să știi unde stă.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la nomenclatorul tău, cu unitățile de ambalare reale și echivalențele dintre ele, de la structura de gestiuni și de la grilele de preț existente. Articolele, clienții, furnizorii și soldurile se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Etapele sunt descrise în pagina despre implementarea sistemului.
Surse oficiale
- RetuRO — administratorul Sistemului de Garanție-Returnare, pentru obligațiile comercianților și distribuitorilor, înregistrare și raportare
- Hotărârea de Guvern nr. 1074/2021 privind sistemul de garanție-returnare pentru ambalaje primare nereutilizabile
- Legea contabilității nr. 82/1991 — obligația de inventariere a patrimoniului
- ANAF — documentația RO e-Factura și RO e-Transport
Întrebări frecvente
Ce este un program CRM pentru distribuitori angro?
Este o aplicație care ține evidența mărfii pe unități de ambalare, loturi și gestiuni, împreună cu clienții B2B, comenzile recurente și facturarea. Nu conduce depozitul fizic și nu ține contabilitatea; se ocupă de partea în care cantitatea din sistem trebuie să corespundă cu cea din depozit.
Cu ce diferă de pagina despre CRM pentru distribuție?
Pagina despre CRM pentru firme de distribuție tratează relația comercială: portofoliul de clienți, grilele de preț, agenții de teren, limitele de credit și încasarea creanțelor. Pagina de față tratează marfa și depozitul: unități de ambalare, loturi, recepții, transferuri, inventar și ambalaje cu garanție.
Poate lucra cu bucată, bax și palet în același timp?
Da. Fiecare articol are o unitate de bază și echivalențele către unitățile de ambalare, iar conversia se face automat la recepție și la livrare. Prețul se poate negocia pe oricare dintre ele, iar stocul rămâne coerent în toate.
Ține evidența loturilor și a termenelor de valabilitate?
Da. Intrarea se înregistrează pe lot, cu termen de valabilitate, iar ieșirile păstrează legătura dintre furnizor, lot și client. La o retragere de produs poți identifica rapid cine a primit marfa din lotul respectiv.
Cum se tratează garanția pentru ambalaje?
Garanția se configurează ca poziție distinctă, nu inclusă în prețul produsului, pentru că trebuie evidențiată separat pe documentele fiscale. Valoarea este de 0,50 lei pentru fiecare ambalaj din sistem, iar sistemul se aplică ambalajelor din sticlă, plastic și metal, cu volume între 0,1 și 3 litri inclusiv.
Aplicația raportează în sistemul de garanție-returnare?
Nu. Ține evidența cantităților și le poate exporta, dar înregistrarea în sistem, contractul cu administratorul și raportarea periodică rămân obligații ale firmei tale.
Ajută la inventarul anual?
Da, prin liste de inventariere pe gestiune și evidența diferențelor față de scriptic. Mai important, reduce sursele de diferențe pe parcursul anului: conversii automate între unități de măsură, transferuri documentate, retururi legate de documentul inițial. Nu înlocuiește inventarul, care rămâne o obligație legală.
Înlocuiește un sistem de management al depozitului?
Nu. Nu optimizează amplasarea în rafturi, nu generează trasee de picking și nu conduce echipamente automate. Ține cantități, loturi și mișcări între gestiuni, nu topologia fizică a depozitului.
Se pot ține gestiuni separate pentru mai multe depozite?
Da. Cantitățile se urmăresc pe fiecare gestiune, iar transferurile între ele se documentează, astfel încât mișcarea să lase urmă. Este exact tipul de operațiune care, făcută informal, produce diferențe la inventar.
Câți utilizatori pot folosi aplicația?
Nelimitați. Licența nu se calculează per om, deci gestionarii, recepția, facturarea și vânzarea pot avea toți acces, fără cost suplimentar. Ce vede fiecare se stabilește prin drepturi pe roluri.
Cât costă și există abonament lunar?
Licența costă 2.990 € plus TVA, plătită o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există abonament lunar și nici cost per utilizator sau per punct de lucru.
Pot importa nomenclatorul și stocurile existente?
Da. Articolele cu coduri, unități de ambalare și prețuri, clienții, furnizorii și stocurile inițiale se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Echivalențele dintre unitățile de măsură se definesc în etapa de configurare.
Domenii conexe
Aceeași platformă, configurată pentru celelalte activități din comerț și distribuție:
Vrei să aplici asta în practică? Vezi Zarina CRM pentru echipele de vânzări — instalat pe serverul tău, cu licență unică pe viață și utilizatori nelimitați.
Comandă Zarina CRM →