Nota de recepție și constatare de diferențe — NIR-ul, cum îi spune toată lumea — este documentul cu care marfa intră oficial în gestiunea firmei. Până la întocmirea lui, produsele sunt fizic în depozit, dar nu există în evidență. Iar ce nu există în evidență nu poate fi vândut, consumat sau justificat la un control.
Este, în același timp, singurul loc în care se consemnează diferența dintre ce scrie în factura furnizorului și ce a ajuns efectiv pe rampă. De aici vine și a doua jumătate a numelui: constatare de diferențe.
Când se întocmește un NIR
Regula practică: la fiecare intrare de bunuri în gestiune. În mod concret, NIR-ul este necesar:
- la recepția mărfurilor, materiilor prime și materialelor de la furnizori;
- când bunurile sosesc fără factură, doar cu aviz de însoțire a mărfii;
- când cantitatea sau calitatea primită diferă de cea din documentele însoțitoare;
- la bunurile intrate din donații, aport în natură sau plusuri constatate la inventariere;
- la transferul între gestiuni, dacă firma tratează gestiunile ca entități separate.
Firmele care țin evidența la preț de vânzare cu amănuntul întocmesc NIR pentru fiecare intrare, pentru că acolo se calculează și adaosul comercial. Cele care lucrează la preț de achiziție îl pot simplifica, dar nu îl pot elimina.
Cadrul legal
NIR-ul figura în vechile nomenclatoare cu codul 14-3-1A. Din 2015, prin OMFP nr. 2634/2015, formularele financiar-contabile nu mai au format tipizat obligatoriu — dar trebuie să conțină elementele minime prevăzute de ordin. Obligația de a documenta orice mișcare de patrimoniu rămâne, prin Legea contabilității nr. 82/1991.
Cu alte cuvinte: poți folosi propriul format, atâta timp cât conține datele obligatorii. Nu poți să nu îl întocmești.
Ce trebuie să conțină
| Element | De ce contează |
|---|---|
| Denumirea firmei, CUI, gestiunea | Stabilește în ce gestiune intră marfa, nu doar în ce firmă |
| Număr și dată | Numerotarea trebuie să fie continuă, fără goluri |
| Furnizorul și documentul însoțitor | Factura sau avizul cu care a venit marfa |
| Denumirea bunurilor, U.M., cantitate | Separat: cantitatea din act și cantitatea recepționată efectiv |
| Prețul unitar și valoarea | Baza pentru înregistrarea în contabilitate |
| Diferențele constatate | Plus, minus, deteriorări — cu explicația lor |
| Comisia de recepție și gestionarul | Semnăturile transferă răspunderea asupra bunurilor |
Model NIR – notă de recepție și constatare de diferențe
Copiază modelul de mai jos și adaptează-l la firma ta. Rubricile marcate cu paranteze pătrate se completează.
CUI: [CUI] · Sediu: [ADRESA]
Gestiunea: [DENUMIRE GESTIUNE]
NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE
Nr. [___] din [ZZ.LL.AAAA]
Furnizor: [DENUMIRE FURNIZOR], CUI [___]
Document însoțitor: [factură / aviz de însoțire] nr. [___] din [___]
Mijloc de transport: [___] · Delegat: [___]
┌────┬───────────────────────────┬─────┬───────────┬────────────┬──────────┬───────────┐
│ Nr │ Denumirea bunului │ U.M.│ Cant. act │ Cant. rec. │ Preț u. │ Valoare │
├────┼───────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────┼──────────┼───────────┤
│ 1 │ │ │ │ │ │ │
│ 2 │ │ │ │ │ │ │
│ 3 │ │ │ │ │ │ │
└────┴───────────────────────────┴─────┴───────────┴────────────┴──────────┴───────────┘
TOTAL fără TVA: [_______] lei
TVA [__]%: [_______] lei
TOTAL general: [_______] lei
DIFERENȚE CONSTATATE LA RECEPȚIE
[ ] Nu s-au constatat diferențe.
[ ] S-au constatat următoarele diferențe:
……………………………………………………….
Cauza: [transport / eroare furnizor / ambalaj deteriorat / altele]
Măsuri propuse: [refuz parțial / retur / notă de rezolvare cu furnizorul]
Comisia de recepție:
1. [Nume, funcție] Semnătura …………………
2. [Nume, funcție] Semnătura …………………
Am primit în gestiune bunurile de mai sus:
Gestionar: [Nume] Semnătura …………………
Data: [ZZ.LL.AAAA]
Cum se completează, pas cu pas
- Numerotează înainte să începi. Numărul se ia din registrul de documente, în ordine, chiar dacă recepția se dovedește problematică și NIR-ul rămâne neterminat o zi.
- Completează întâi coloana „cantitate din act”. Se transcrie din factură sau aviz, nu din memorie.
- Numără efectiv marfa și scrie ce ai găsit. Cele două coloane există tocmai pentru că uneori nu coincid. Dacă le completezi identic din reflex, documentul își pierde rostul.
- Consemnează diferențele în aceeași zi. Un minus descoperit peste o săptămână nu mai poate fi imputat transportatorului.
- Semnează toți cei implicați. Fără semnătura gestionarului, răspunderea asupra bunurilor nu s-a transferat.
Greșeli frecvente
- NIR întocmit la sfârșitul lunii, pentru toate intrările deodată. Este cea mai des întâlnită neregulă și cea mai ușor de sancționat: stocul scriptic e greșit toată luna.
- Cantitatea recepționată copiată automat din factură. Anulează scopul documentului.
- Lipsa gestiunii pe document. La firmele cu mai multe puncte de lucru, un NIR fără gestiune nu spune unde se află marfa.
- Numerotare cu goluri. Un număr lipsă ridică imediat întrebarea ce document a fost anulat și de ce.
- Recepție fără document însoțitor. Dacă marfa a venit doar cu aviz de însoțire, avizul se trece la rubrica documentului, iar factura se corelează ulterior.
NIR-ul într-o evidență digitală
Pe hârtie, NIR-ul e un document care se completează și se arhivează. Într-un sistem de gestiune, el este operațiunea care modifică efectiv stocul: creează loturile, le atașează termenele de valabilitate și pornește urmărirea lor.
Diferența se vede la prima problemă. Când trebuie retras un lot, în evidența digitală cauți lotul și afli imediat pe ce NIR a intrat, cât a mai rămas și pe ce documente s-a consumat. Așa funcționează modulul de gestiune pentru stocuri cu termen de valabilitate, unde recepția și consumul sunt legate între ele.
Documentele în sine — NIR, bon de consum, proces-verbal — se completează automat din fișa furnizorului și din nomenclatorul de produse, fără retastare. Vezi cum funcționează generarea automată de documente.
Întrebări frecvente
Este NIR-ul obligatoriu prin lege?
Formularul tipizat nu mai este obligatoriu din 2015, dar documentarea intrării bunurilor în gestiune rămâne obligatorie prin Legea contabilității nr. 82/1991. Poți folosi propriul format, cu condiția să conțină elementele minime din OMFP nr. 2634/2015.
Ce fac dacă am primit mai puțin decât scrie în factură?
Recepționezi cantitatea efectiv primită, consemnezi minusul la rubrica de diferențe cu cauza probabilă și anunți furnizorul în aceeași zi. Regularizarea se face prin factură de corecție sau prin livrarea diferenței, nu prin modificarea NIR-ului după semnare.
Cine face parte din comisia de recepție?
Comisia se stabilește prin decizie internă și are, de regulă, cel puțin două persoane, dintre care una nu este gestionarul. La firmele mici, recepția poate fi făcută de o singură persoană împuternicită, dar decizia internă trebuie să prevadă expres acest lucru.
Pot întocmi NIR-ul electronic, fără să îl printez?
Da. Documentele financiar-contabile pot fi păstrate în format electronic, cu condiția să poată fi listate la cerere și să existe trasabilitatea modificărilor. Un sistem care păstrează jurnalul operațiunilor acoperă această cerință mai bine decât un dosar cu hârtii.
Precizare. Modelul de mai sus este orientativ și trebuie adaptat la situația concretă a firmei tale. Nu ține loc de consultanță juridică sau contabilă — pentru cazuri atipice, cere părerea contabilului sau a unui specialist.
