Un soft CRM pentru librării și edituri ține evidența titlurilor, a autorilor și a contractelor, a stocului pe puncte de vânzare, a mărfii aflate în consignație la parteneri și a retururilor. Nu editează cărți și nu înlocuiește programul de contabilitate. Rezolvă partea în care o carte trece prin mai multe mâini înainte să fie vândută definitiv — și uneori se întoarce.
Zarina CRM se instalează pe găzduirea firmei, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, fără abonament lunar.
O editură și o librărie nu au aceeași problemă
Sunt două afaceri diferite, iar un text care le tratează la fel nu ajută pe niciuna.
O editură produce titluri. Problema ei se numără în autori, contracte, tiraje și decontări: cine deține ce drepturi, pe ce durată, cu ce remunerație, câte exemplare s-au vândut prin fiecare canal și cât i se cuvine autorului la sfârșitul perioadei de raportare.
O librărie vinde titluri produse de alții. Problema ei este stocul: câteva mii de titluri unice, fiecare cu rotație proprie, majoritatea vândute în câteva exemplare pe an. Un titlu care stă șase luni pe raft nu e o pierdere de spațiu, e capital blocat.
Punctul lor comun, și motivul pentru care sunt tratate împreună aici, este marfa care circulă în ambele sensuri.
Cartea se vinde de două ori sau se întoarce
Aceasta este particularitatea comercială care separă distribuția de carte de orice alt tip de comerț.
O editură nu vinde definitiv unei librării: livrează marfă care poate fi returnată dacă nu se vinde. Din punct de vedere al evidenței, asta înseamnă că exemplarele plecate din depozit nu sunt nici stoc propriu, nici vânzare încheiată. Sunt într-o a treia stare, la un partener, pe termen nedefinit.
Fără o evidență separată pe această stare, se întâmplă două lucruri previzibile. Primul: nu știi câte exemplare din tirajul de 2.000 sunt efectiv vândute și câte doar plasate. Al doilea: decontul către autor se face pe cifre care se pot schimba peste trei luni, când vine returul.
Iar returul de carte are o proprietate neplăcută: exemplarele se întorc uzate. Ce reintră în stoc ca marfă vandabilă și ce trece în regim de deteriorat este o decizie care trebuie documentată, nu estimată.
Ce cumperi de la un autor, de fapt
O editură nu cumpără un manuscris, ci anumite drepturi de utilizare asupra lui. Distincția are consecințe practice care se văd ani mai târziu.
Potrivit art. 41 din Legea nr. 8/1996, contractul prin care se cedează drepturi patrimoniale de autor trebuie să prevadă drepturile transmise, modalitățile de utilizare, durata, întinderea cesiunii și remunerația pentru fiecare drept în parte. Absența oricăruia dintre aceste elemente dă părții prejudiciate dreptul de a cere anularea contractului.
Legea prevede și o limită utilă de știut: cesiunea privind totalitatea operelor viitoare ale autorului este lovită de nulitate absolută, indiferent dacă acestea sunt identificate sau nu.
În practică, fiecare titlu are un set propriu de răspunsuri: pentru ce format ai dreptul — tipărit, electronic, audio — pe ce durată, pe ce teritoriu, exclusiv sau nu, cu ce procent. Când peste doi ani apare o propunere de traducere sau de audiobook, răspunsul se citește din contract. Dacă știi unde e contractul.
Îți configurăm o instanță de test pe structura ta reală: titlurile, colecțiile, partenerii de distribuție și, dacă ești editură, autorii și condițiile contractuale. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Obligații pe fiecare titlu
Pe lângă contract, fiecare apariție aduce câteva obligații administrative care se repetă identic, titlu după titlu.
ISBN-ul se atribuie prin Centrul Național de Identificare Editorială Standardizată, din cadrul Bibliotecii Naționale a României. Fiecare ediție și fiecare format al aceleiași cărți primesc un cod propriu: ediția tipărită, cea cartonată și cea electronică sunt, din acest punct de vedere, trei produse distincte. Pentru publicațiile seriale se atribuie ISSN.
Depozitul legal este reglementat prin Legea nr. 111/1995. Editorii au obligația de a trimite exemplare din fiecare apariție către Biblioteca Națională a României și către instituțiile desemnate ca organizatoare ale depozitului legal. Numărul de exemplare și termenele sunt stabilite prin lege și prin procedura Bibliotecii Naționale — verifică-le la sursă, pentru că diferă pe categorii de documente.
Ce face concret aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Fișa titlului | Autorul, colecția, ISBN-ul pe fiecare format, tirajul, prețul și starea în producție, într-un singur ecran. |
| Autori și contracte | Contractul, drepturile cedate, durata, teritoriul și procentul convenit, cu documentele atașate prin arhiva legată de partener. |
| Marfă la parteneri | Exemplarele aflate la librării se urmăresc separat de stocul propriu, ca stare distinctă, peste modulul de stocuri. |
| Retururi | Exemplarele întoarse se înregistrează pe partener și pe titlu, cu decizia documentată: reintrare în stoc sau regim de deteriorat. |
| Decont către autor | Vânzările pe titlu, pe perioadă și pe canal, ca bază pentru raportarea către autor — în modulul de rapoarte. |
| Obligații pe titlu | ISBN obținut, depozit legal trimis, exemplare de promovare alocate — ca activități cu termen, prin gestiunea sarcinilor. |
| Producția titlului | Etapele — redactare, corectură, machetare, tipar, recepție — cu responsabil și termen, urmărite într-un panou vizual. |
| Tipografii și furnizori | Comenzile de tipar, tirajele și scadențele, prin modulul de parteneri. |
| Clienți instituționali | Bibliotecile, școlile și lanțurile de librării au condiții proprii — vezi modulul de gestiune a clienților și ofertele cu discount pe volum. |
| Vânzare directă | Comenzile din magazinul online intră prin preluarea automată a comenzilor, iar cele de la evenimente se introduc în același flux. |
| Facturare | Factura se emite din livrare prin modulul de facturare și pleacă în SPV prin integrarea cu RO e-Factura. |
| Cititori fideli | Istoricul achizițiilor pe client și campanii segmentate prin automatizarea campaniilor de e-mail. |
| Acces pe roluri | Redacția, depozitul și vânzarea văd fiecare ce le privește, prin administrarea rolurilor. |
Cota de TVA la carte
Cărțile se încadrează la cota redusă de taxă pe valoarea adăugată, diferită de cota standard aplicabilă majorității produselor. Pentru o librărie care vinde și obiecte de papetărie, jucării sau cadouri, asta înseamnă două cote diferite în același bon și în același catalog.
Configurarea corectă a cotei pe fiecare articol, de la început, evită corecțiile ulterioare. Cotele în vigoare și modul de calcul le poți verifica cu calculatorul de TVA de pe site.
Ce nu face
Nu este sistem de redacție. Nu ține manuscrise în lucru, nu urmărește corecturi la nivel de text și nu înlocuiește instrumentele de editare sau machetare.
Nu calculează automat drepturile de autor. Furnizează cifrele de vânzări pe titlu și pe perioadă; aplicarea procentelor din contract și forma decontului rămân la tine și la contabil.
Nu obține ISBN și nu trimite depozitul legal. Ține evidența că trebuie făcute și dacă au fost făcute.
Nu ține contabilitatea și nu depune declarații.
Cât costă
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per om, per punct de vânzare sau per titlu.
Pentru o librărie mică, cu un singur punct de vânzare și fără distribuție, suma poate fi greu de justificat; un program de casă și o evidență simplă acoperă nevoia. Devine relevant când ai mai multe puncte de vânzare, când distribui către alți parteneri sau când ești editură cu autori și decontări. Detaliile sunt în pagina de licențiere, iar pentru fluxuri specifice există o variantă dezvoltată pe măsură.
Unde stau datele
Aplicația rulează pe găzduirea firmei sau pe o mașină închiriată de firmă. Nu există o instanță comună mai multor edituri, iar furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție punctuală. Arhitectura este descrisă în pagina despre instalarea pe găzduirea ta.
Pentru o editură, argumentul are o notă aparte: contractele cu autorii și procentele negociate sunt informația cea mai sensibilă din firmă, iar autorii înșiși întreabă uneori unde ajung datele lor.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la catalogul tău de titluri, de la structura de colecții și de la partenerii cu care lucrezi. Titlurile, autorii, stocurile și clienții se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Etapele sunt descrise în pagina despre implementarea sistemului.
Surse oficiale
- Biblioteca Națională a României — Depozitul legal, pentru procedura și numărul de exemplare pe categorii de documente
- Centrul Național de Identificare Editorială Standardizată — atribuirea codurilor ISBN și ISSN
- Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor — art. 41, conținutul contractului de cesiune
- ANAF — cotele de TVA aplicabile și documentația RO e-Factura
Întrebări frecvente
Ce este un soft CRM pentru librării și edituri?
Este o aplicație care ține evidența titlurilor, a autorilor și contractelor, a stocului pe puncte de vânzare, a mărfii aflate la parteneri și a retururilor. Nu este sistem de redacție și nu ține contabilitatea; se ocupă de circulația cărții și de relația comercială.
Cum se urmărește marfa aflată la librării partenere?
Ca stare distinctă, separată de stocul propriu și de vânzarea încheiată. Astfel știi în orice moment câte exemplare dintr-un tiraj sunt efectiv vândute și câte sunt doar plasate, ceea ce schimbă complet baza pentru decontul către autor.
Ce se întâmplă cu exemplarele returnate?
Se înregistrează pe partener și pe titlu, iar decizia — reintrare în stoc ca marfă vandabilă sau trecere în regim de deteriorat — se documentează. Cărțile returnate se întorc adesea uzate, iar diferența dintre cele două stări nu ar trebui estimată.
Ce trebuie să conțină contractul cu autorul?
Potrivit art. 41 din Legea nr. 8/1996, contractul de cesiune a drepturilor patrimoniale trebuie să prevadă drepturile transmise, modalitățile de utilizare, durata, întinderea cesiunii și remunerația pentru fiecare drept. Absența oricăruia dintre aceste elemente dă părții prejudiciate dreptul de a cere anularea. Pentru redactare, consultă un specialist.
Pot prelua drepturile asupra tuturor cărților viitoare ale unui autor?
Nu. Legea prevede că cesiunea privind totalitatea operelor viitoare ale autorului este lovită de nulitate absolută, indiferent dacă acestea sunt identificate sau nu.
Calculează automat drepturile de autor?
Nu. Furnizează cifrele de vânzări pe titlu, pe perioadă și pe canal, care sunt baza decontului. Aplicarea procentelor din contract și forma raportării către autor rămân la tine și la contabil, pentru că depind de clauze care diferă de la un contract la altul.
Câte coduri ISBN îmi trebuie pentru o carte?
Câte un cod pentru fiecare ediție și fiecare format: ediția tipărită, cea cartonată și cea electronică sunt produse distincte din acest punct de vedere. Codurile se atribuie prin Centrul Național de Identificare Editorială Standardizată, din cadrul Bibliotecii Naționale a României. Pentru publicațiile seriale se atribuie ISSN.
Aplicația se ocupă de depozitul legal?
Nu îl trimite în locul tău. Ține evidența că obligația există pentru fiecare apariție și dacă a fost îndeplinită, ca activitate legată de titlu. Numărul de exemplare și termenele sunt stabilite prin Legea nr. 111/1995 și prin procedura Bibliotecii Naționale, iar acestea diferă pe categorii de documente.
Funcționează și pentru o librărie care nu editează nimic?
Da. Fără partea de autori și contracte, rămân catalogul de titluri, stocul pe puncte de vânzare, comenzile către furnizori, retururile și clienții fideli. Un catalog de câteva mii de titluri, majoritatea cu rotație mică, este exact tipul de stoc care nu se poate urmări dintr-un tabel.
Cum se tratează cele două cote de TVA dintr-o librărie?
Cărțile se încadrează la cota redusă, iar papetăria, jucăriile sau obiectele de cadou la cota standard. Fiecare articol are cota configurată pe fișa lui, astfel încât documentele să iasă corect chiar și când în același bon apar produse cu cote diferite.
Câți utilizatori pot folosi aplicația?
Nelimitați. Licența nu se calculează per om sau per punct de vânzare, deci redacția, depozitul, librăriile proprii și vânzarea online pot avea toate acces. Ce vede fiecare se stabilește prin drepturi pe roluri.
Merită pentru o librărie mică?
Probabil nu, dacă ai un singur punct de vânzare și nu distribui către alți parteneri. Un program de casă și o evidență simplă acoperă nevoia la un cost mult mai mic. Devine util când apar mai multe puncte de vânzare, distribuția către parteneri sau activitatea de editură.
Domenii conexe
Aceeași platformă, configurată pentru celelalte forme de comerț:
Vrei să aplici asta în practică? Vezi Zarina CRM pentru echipele de vânzări — instalat pe serverul tău, cu licență unică pe viață și utilizatori nelimitați.
Comandă Zarina CRM →