Model Aviz de Însoțire a Mărfii

Avizul de însoțire a mărfii este documentul care circulă odată cu bunurile, atunci când factura nu se emite în momentul livrării. Rolul lui e simplu: să demonstreze, pe drum și la destinație, că marfa are o proveniență, un destinatar și o cantitate declarată.

Nu este un document fiscal și nu ține loc de factură. Este dovada mișcării bunurilor — motiv pentru care lipsa lui în timpul transportului este problema care se sancționează, nu absența facturii.

Când folosești avizul în loc de factură

• Livrezi acum, facturezi la sfârșitul lunii. Situația clasică la furnizorii cu livrări repetate către același client.
• Marfa pleacă spre un punct de lucru propriu. Transferul între gestiunile aceleiași firme nu produce vânzare, deci nu produce factură.
• Bunurile se trimit la prelucrare sau reparație. Nu se transferă proprietatea, dar bunurile părăsesc sediul.
• Livrare cu recepție ulterioară. Cantitatea finală se stabilește la destinație, iar factura se emite după.
• Marfă în custodie sau în consignație. Bunurile se află la altcineva, dar rămân în proprietatea ta.

Când factura se emite chiar în momentul livrării și însoțește marfa, avizul nu mai este necesar — factura îndeplinește ea însăși rolul de document de însoțire.

Cadrul legal

Avizul purta codul 14-3-6A în vechile nomenclatoare. Ca și în cazul celorlalte formulare financiar-contabile, OMFP nr. 2634/2015 a renunțat la formatul tipizat obligatoriu, păstrând însă lista elementelor minime. Pentru anumite categorii de bunuri cu risc fiscal ridicat se aplică, în plus, obligațiile de raportare prin sistemul RO e-Transport, care nu înlocuiesc avizul, ci se adaugă lui.

Model aviz de însoțire a mărfii

Cum se completează corect

1. Motivul transportului nu e o formalitate. „Vânzare” și „transfer între gestiuni” produc înregistrări contabile complet diferite. Rubrica lăsată necompletată transformă un transfer intern într-o livrare neclară.
2. Datele delegatului se completează înainte de plecare, nu la întoarcere. Ele leagă marfa de o persoană identificabilă pe durata transportului.
3. Valoarea poate lipsi la transferurile interne, dar cantitatea și denumirea nu, niciodată.
4. Exemplarele. Se întocmește în cel puțin trei exemplare: unul rămâne la furnizor, unul însoțește marfa până la destinatar, unul ajunge la contabilitate.
5. Corelarea cu factura. Când se emite factura, aceasta trebuie să menționeze avizele pe care le acoperă. Fără această legătură, aceeași marfă apare de două ori în documente.

Ce riști fără aviz

Marfa aflată în transport fără document de proveniență poate fi considerată de proveniență nejustificată, cu toate consecințele care decurg de aici — de la amendă până la confiscare. Riscul nu apare la contabilitate, ci în trafic, la un control în timpul transportului, când nimeni nu mai poate întocmi documentul retroactiv.

A doua situație, mai puțin spectaculoasă dar mai frecventă: avize emise și niciodată facturate. La sfârșitul anului, stocul scriptic nu se potrivește cu cel faptic, iar diferența se plimbă între depozit și contabilitate până la inventarierea anuală, când trebuie explicată.

Legătura cu evidența de stoc

Într-un sistem de gestiune, avizul nu e un document izolat: el scade stocul din gestiunea expeditoare și îl adaugă în cea destinatară, iar la recepție se transformă în notă de recepție. Lista avizelor nefacturate devine un raport, nu o descoperire de la final de an.

Firmele care livrează zilnic către aceiași clienți câștigă cel mai mult din automatizarea acestui flux — vezi cum arată la firmele de distribuție și ce presupune generarea documentelor direct din fișa clientului.

Întrebări frecvente

Precizare. Modelul de mai sus este orientativ și trebuie adaptat la situația concretă a firmei tale. Nu ține loc de consultanță juridică sau contabilă — pentru cazuri atipice, cere părerea contabilului sau a unui specialist.