Modulul de Creare Oferte din Zarina CRM permite generarea rapidă și complet personalizată a propunerilor financiare. Formularul este structurat pe secțiuni logice, concepute special pentru a fluidiza introducerea datelor, a elimina munca repetitivă și a asigura o acuratețe maximă a calculelor comerciale înainte de transmiterea documentului către client.
1. Detalii Ofertă și Sincronizare Date
Această primă secțiune centralizează elementele de identificare a partenerului comercial și parametrii administrativi ai documentului:
- Asociere Client (Predictive Autocomplete): Introducerea a minimum 3 caractere (nume, companie sau CUI) activează motorul de căutare inteligent. La selectarea sugestiei dorite, platforma extrage automat datele din Administrare clienți sau Gestiune leaduri, completând instantaneu: Nume client, Nume firmă, CUI, Telefon și Email. Dacă partenerul este nou, datele pot fi completate integral de la tastatură.
- Număr Ofertă și Monedă: Sistemul alocă automat un identificator numeric unic pentru a garanta trasabilitatea documentului. Valuta de tranzacționare este flexibilă și selectabilă (RON, EUR etc.) în funcție de specificul contului.
- Dată Emitere și Valabilitate: Câmpul de dată se populează nativ cu ziua curentă (fiind editabil), iar selectorul calendaristic permite definirea unei date stricte de expirare (ex.: 10 zile), prevenind riscurile comerciale legate de fluctuațiile de prețuri.
- Status și Responsabil: Documentul poate fi salvat în diverse stadii (Draft, Trimis, Acceptat, Refuzat, Expirat), fiind asociat automat operatorului CRM care l-a creat.
- Planificare Follow-up (Reminder): Permite setarea opțională a unei alerte temporale conectate direct cu modulul de Remindere Inteligente, asigurându-se astfel urmărirea promptă a feedback-ului din partea clientului.
- Observații Interne: Zonă securizată pentru adnotări de parcurs dedicate echipei (ex: „Clientul a solicitat discount suplimentar dacă dublează volumele la a doua comandă”), oferind transparență totală în procesul de vânzare.
2. Gestiunea Hibridă a Produselor și Serviciilor
Zarina CRM oferă o flexibilitate totală în configurarea liniilor de deviz, permițând combinarea articolelor standardizate cu structuri introduse pe loc:
- Varianta Automatizată (Din Catalog): Operatorul tastează primele 3 litere din denumirea articolului, iar sistemul afișează opțiunile definite în nomenclatorul oficial. La selectare, platforma precompletează asincron Descrierea, Unitatea de Măsură (U.M.), Prețul unitar de listă și Cota TVA aferentă. Agentul trebuie doar să ajusteze cantitatea și eventualul discount acordat.
- Varianta Manuală (Custom): Dacă serviciul sau produsul solicitat nu există în catalog (proiecte personalizate), agentul introduce denumirea dorită și apasă comanda rapidă „+ Nu s-a găsit produsul. Adaugă informații manual”. Toate proprietățile liniei devin libere pentru completare: Descriere, Cantitate, U.M., Preț unitar și Discount.
- Funcții de Ajustare Rapidă: Formularul permite adăugarea unui număr nelimitat de linii comerciale, precum și ștergerea instantanee a pozițiilor introduse eronat prin intermediul butoanelor dedicate.
3. Rezumat Ofertă și Calcul Financiar Automat
Pe măsură ce liniile de produse sau servicii sunt adăugate, modificate sau reduse prin discount, motorul matematic central al CRM-ului rulează o recalculare automată în timp real, eliminând riscul erorilor umane:
- Subtotal Monedă: Însumează valoarea brută a tuturor reperelor din deviz, curățată de taxe.
- Discount Total: Calculează și cumulează valoarea reducerilor valorice sau procentuale acordate.
- TVA Total: Aplică algoritmul de taxare pe valoarea adăugată în funcție de cotele stabilite la nivel de linie (ex.: 0, 11%, 21%).
- Total General (TVA Inclus): Generează valoarea finală a propunerii financiare, care constituie baza sumei contractate.
4. Opțiuni Logistice și Condiții de Livrare
Pentru a oferi o propunere comercială completă, formularul include definirea parametrilor de distribuție:
- Termen de Livrare: Specificarea ferestrei de execuție, exprimată sub formă de dată fixă sau număr de zile lucrătoare de la semnarea contractului.
- Modalitate și Cost Transport: Stabilirea metodei de livrare (Curierat, Ridicare personală, Flotă proprie). Dacă transportul implică costuri suplimentare, acestea pot fi adăugate ca linie distinctă pentru a se reflecta direct în totalul general de plată.
5. Clauze Contractuale (Termeni și Condiții)
- Termeni Standard: Înserarea automată sau manuală a clauzelor implicite ale companiei (ex.: „Plata în termen de 30 de zile de la facturare, oferta este valabilă până la data menționată mai sus”).
- Observații Suplimentare: Spațiu dedicat pentru clauze specifice sau stimulente de vânzare (ex.: „Discountul de volum se aplică doar în condițiile semnării unui angajament pe 12 luni”).
6. Salvarea și Distribuirea Documentului (Finalizare)
După auditarea tuturor câmpurilor, Zarina CRM pune la dispoziție trei opțiuni executive de finalizare a fluxului de lucru:
- Salvează: Înregistrează oferta în baza de date cu statusul Draft, permițând revizuiri ulterioare înainte de transmiterea oficială.
- Salvează și Trimite Email: Finalizează documentul, generează automat fișierul PDF standardizat al companiei și îl expediază instantaneu pe adresa de email a clientului prin serverele SMTP integrate, marcând statusul în Trimis.
- Anulează: Abandonează modificările curente și reîncarcă lista generală de oferte fără a scrie date în sistem.
Avantajele Generării Native a Ofertelor
- Imagine de Brand Impecabilă: Documentele emise sunt standardizate, curate și structurate profesional, consolidând credibilitatea companiei în fața clienților.
- Viteză de Reacție: Combinarea profilelor precompletate cu elementele din catalog scade timpul de redactare a unei oferte complexe la doar câteva minute.
- Integritate și Automatizare: Eliminarea erorilor de calcul garantează o evidență financiară corectă. Mai mult, ofertele care primesc statusul Acceptat pot fi convertite dintr-un singur clic în facturi prin modulul de Facturare PDF și monitorizate în Modul incasări și plăți.
