1. Înregistrarea și calificarea unui lead nou
Inițierea unui proces comercial de succes începe cu introducerea structurată a potențialului client în baza de date a platformei:
- Navigați în meniul principal la secțiunea Gestiune Leaduri și selectați opțiunea de adăugare.
- Completați cu atenție câmpurile obligatorii pentru a asigura o segmentare corectă și o trasabilitate optimă a oportunităților:
- Status: Definiți etapa inițială a interacțiunii (ex: Contactat, Necontactat).
- Sursa Principală Lead: Identificați canalul de marketing prin care a sosit solicitarea (ex: Website, Telefonic, Cerere ofertă).
- Șansa de vânzare: Evaluați probabilitatea de conversie (Șanse mici / Medii / Mari).
- Date de identificare fiscală: Introduceți Nume Client, Nume Companie, CUI și Numărul de Înregistrare la Registrul Comerțului.
- Date de localizare și contact: Adresă Companie, Telefon, Email și Fax.
- Detalii financiare: Specificați Banca, contul IBAN și Cota TVA (%) aplicabilă tranzacției.
- Alocare responsabilități: Desemnați Administratorul de cont (persoana responsabilă din echipa dumneavoastră).
- Note interne: Adăugați Comentarii Lead sau Detalii privind o eventuală amânare a procesului de negociere.
- În secțiunea Produse/Servicii, configurați configurația comercială preliminară adăugând articolele solicitate de client (specificând produsul, descrierea, cantitatea, prețul unitar și eventualele discounturi acordate).
- Zona dedicată pentru Rezumat ofertă va calcula automat subtotalul, valoarea TVA-ului și totalul general de plată.
- Faceți clic pe Salvează Modificările pentru a înregistra oportunitatea în sistem.
2. Generarea și personalizarea ofertei comerciale
Odată configurat leadul, puteți emite propunerea financiară oficială printr-un flux simplificat, fără reintroducerea manuală a datelor:
- Accesați lista centralizată în modulul Gestiune Leaduri.
- În dreptul oportunității dorite, accesați coloana Acțiuni și selectați opțiunea Generează ofertă.
- Sistemul va prelua automat toate datele salvate în fișa de lead și le va transfera în modulul dedicat de Creare Oferte.
- Auditarea detaliilor: Verificați conformitatea datelor transferate (produse, cantități, prețuri, informații de facturare, cote TVA, precum și termeni specifici de livrare sau plată).
- Salvați documentul pentru a finaliza propunerea.
3. Validarea ofertei și activarea fluxului de facturare
Acceptarea condițiilor comerciale de către client marchează trecerea automată către etapa de facturare:
- În momentul primirii acordului din partea clientului, schimbați Statusul ofertei în Acceptat.
- Prin această acțiune, platforma vă oferă posibilitatea de a transmite datele instantaneu către modulul de Facturare PDF (sau prin intermediul integrărilor native cu sisteme de facturare automatizate precum SmartBill, Oblio sau FGO) pentru generarea documentelor fiscale și transmiterea corectă în sistemul e-Factura ANAF.
4. Automatizarea transferului în registrul de încasări
Sincronizarea inter-module asigură reflectarea instantanee a obligațiilor de plată în departamentul financiar:
- Odată ce o ofertă este validată ca fiind Acceptată, Zarina CRM generează automat o fișă corespunzătoare în Modulul încasări și plăți.
- Înregistrarea nou creată va primi implicit statusul Neplătit, fiind centralizată imediat în tabloul de control al fluxurilor de numerar (Cashflow).
5. Monitorizarea plăților și actualizarea statusului financiar
Înregistrarea fluxurilor de capital se realizează rapid, menținând situația contabilă la zi:
- Accesați Modulul încasări și plăți și localizați tranzacția aferentă clientului dumneavoastră.
- Pentru a reduce timpii administrativi, modificarea statusului din Neplătit în Plătit se realizează printr-un simplu dublu-clic pe câmpul respectiv.
- Sistemul salvează automat modificarea, actualizând în timp real fișa financiară a partenerului comercial și rapoartele manageriale.
Beneficiile majore ale fluxului integrat Zarina CRM
- Integritate totală a datelor: Eliminarea completă a erorilor umane și a introducerii repetitive de date. Informațiile circulă fluid și securizat pe traseul: Lead → Ofertă → Factură → Încasare.
- Trasabilitate operațională: Monitorizare clară a întregului ciclu de viață al unui client, de la stadiul de simplă oportunitate până la confirmarea plății.
- Eficiență și rapiditate: Automatizarea etapelor intermediare și utilizarea unor comenzi rapide (precum actualizarea prin dublu-clic) minimizează birocrația internă și optimizează timpul de lucru al echipei.
