Modulul de Generare documente din Zarina CRM reprezintă o soluție avansată de tip Enterprise pentru automatizarea completă a ciclului de viață al actelor oficiale (contracte, oferte personalizate, proforme sau procese-verbale). Sistemul integrează un editor vizual dinamic, versionare asincronă, urmărire prin pixel telemetric și un portal public securizat pentru semnătură digitală cu audit juridic integrat.
1. Managementul Șabloanelor și Shortcode-uri Dinamice (Template Builder)
Crearea structurilor de bază se realizează dintr-un panou centralizat de administrare a șabloanelor, echipat cu instrumente de mapare contextuală a datelor:
- Clasificare pe Categorii de Business: Șabloanele pot fi structurate în funcție de utilitatea lor operațională (Contract Comercial, Ofertă de Preț, Factură/Proformă, Proces-Verbal, Altele) și pot fi activate sau dezactivate instantaneu.
- Shortcode-uri Inteligente de Substituție: Sistemul pune la dispoziție variabile dinamice grupate pe categorii (Furnizor, Client, Metadate, Ofertă Financiară) care extrag automat datele din setările CRM în momentul compilării (ex: date fiscale companie, conturi bancare, adrese de email).
- Motor de Loop Matriceal (Loop Products): Pentru documentele care necesită listarea unor tabele de produse, șabloanele acceptă etichete de pornire și oprire (
{LOOP.PRODUCTS}și{/LOOP.PRODUCTS}). Acest motor iterează automat prin nomenclatorul de articole și generează dinamic liniile tabelului, completând detalii precum indexul, denumirea, descrierea, cantitatea, unitatea de măsură, prețul unitar și subtotalul. - Controlul Înserierii (Start Number): Fiecare șablon deține un contor numeric de pornire configurabil (ex: numerotarea contractelor începe de la 100). La fiecare generare finalizată cu succes, sistemul incrementează automat această valoare pentru a asigura continuitatea unică a seriilor.
2. Fluxul de Generare Asincronă și Integrarea Financiară
Compilarea unui document nou este asistată pas cu pas printr-o interfață fluidă, optimizată pentru reducerea timpilor de operare:
- Identificare Inteligentă Client: Selectorul de clienți utilizează un motor asincron de căutare predictivă. La introducerea primelor litere, sistemul interoghează baza de date din Gestiune leaduri și contacte, completând automat profilul fiscal al beneficiarului.
- Corelare Opțională cu Ofertele: Utilizatorul poate lega documentul generat de o ofertă specifică din modulul de Creare Oferte. Prin această acțiune, totalurile financiare și lista de produse sunt injectate automat în corpul textului. Plasa de siguranță a sistemului elimină automat orice placeholdere sau blocuri de loop rămase necompletate înainte de randare, prevenind apariția textului brut în documentul final.
- Editor Workbench cu Protecție Draft: Înainte de generarea fizică a fișierului, textul precompletat este încărcat într-un editor complet configurat. Un sistem de background monitoring salvează automat stadiul modificărilor în memoria locală, permițând restaurarea instantanee a ciornei în cazul întreruperilor accidentale de sesiune.
- Randare PDF de Înaltă Rezoluție: Platforma compilează codul HTML utilizând un motor de randare compatibil cu standardele UTF-8 (fontul *DejaVu Sans*), garantând afișarea corectă a diacriticelor și a elementelor grafice (tabele elastice, alinieri și imagini).
3. Registrul de Documente, Versionare Fluidă și Pixel Telemetric
Toate documentele emise sunt stocate într-un registru centralizat de evidență (Document Registry) dotat cu funcții avansate de trasabilitate:
- KPIs de Performanță: Monitorizează numărul total de documente generate în luna curentă, volumul de emailuri transmise, erorile de livrare SMTP și rata globală de deschidere (Open Rate) a mesajelor.
- Arhitectură de Versionare (Version Forking): În cazul în care un document necesită modificări sau renegocieri, funcția de regenerare nu suprascrie fișierul existent. Sistemul blochează versiunea anterioară pentru audit legal și generează o nouă ramură ierarhică (ex: v2, v3), păstrând întregul istoric de modificări ordonat cronologic sub documentul părinte.
- Telemetrie Open-Tracking: La expedierea documentului prin email, CRM-ul injectează în mesaj un pixel invizibil de urmărire legat de un token hexazecimal unic de 32 de caractere. Când clientul deschide emailul, o componentă anti-cache interceptează descărcarea pixelului (blocând stocarea în serverele Gmail sau Outlook Proxy) și actualizează instantaneu statusul documentului în Deschis (Opened), înregistrând data, ora, adresa IP și amprenta de browser (User Agent).
- Alerte Live în CRM: Prima deschidere a documentului de către client declanșează o notificare vizuală imediată în sistem (clopoțel) și generează un pop-up de urgență ridicată pe ecranul agentului responsabil, oferind un link direct către istoricul cazului.
4. Portalul Public de Semnare Contracte și Auditul Criptografic (Client)
Dacă documentul necesită aprobarea oficială a partenerului, inițierea fluxului de semnare dezactivează atașarea fișierului PDF în email, forțând utilizarea unui canal securizat:
- Interfață Publică Split-Screen: Clientul primește un link securizat pe bază de token unic prin care accesează un portal public dedicat. Interfața este optimizată complet și pentru dispozitive mobile, afișând documentul PDF în partea stângă și o zonă de semnătură digitală (Canvas Area) în partea dreaptă.
- Preluare Semnătură (Mouse & Touch): Clientul poate semna olograf direct pe ecran folosind mouse-ul sau tehnologiile tactile (Touchscreen), sistemul capturând mișcarea și generând un fișier grafic transparent securizat.
- Amprentă și Audit Juridic (Client Audit): În momentul semnării, platforma calculează amprenta criptografică unică SHA-256 a fișierului PDF aflat pe disc și o împachetează într-un fișier structural JSON de audit legal. Acest pachet stochează: adresa IP verificată, user agent-ul browser
