Coachingul și dezvoltarea personală au, în România, o particularitate care schimbă tot ce urmează: nu sunt profesii reglementate. Nu există un colegiu care să elibereze un atestat, un cod deontologic obligatoriu prin lege sau un registru public al practicienilor. Această libertate are un revers: în lipsa unui cadru profesional impus, singurele lucruri care structurează relația cu clientul sunt contractul, informarea de la început și felul în care sunt ținute datele.
Un soft CRM pentru terapeuți și coachi nu rezolvă partea de conținut a muncii. Rezolvă exact stratul de mai sus: ce s-a convenit, ce s-a plătit, ce s-a livrat, ce a fost comunicat și când. Pagina descrie ce acoperă concret Zarina CRM într-o practică de coaching, ce obligații legale se aplică chiar și în lipsa unei reglementări profesionale și ce anume nu face acest program.
Prima delimitare: coaching nu înseamnă psihoterapie
Este distincția pe care o pagină comercială onestă trebuie să o facă de la început, fiindcă are consecințe reale pentru practician.
Legea nr. 213/2004 reglementează exercitarea profesiei de psiholog cu drept de liberă practică. Printre activitățile pe care le acoperă se numără psihoterapia și testarea psihologică, iar exercitarea lor presupune diplomă de licență în psihologie sau asimilată, obținută într-o instituție de învățământ superior acreditată (art. 2).
Coachingul, mentoratul și dezvoltarea personală nu figurează ca profesii reglementate. Certificările internaționale există și au valoare profesională, dar nu sunt echivalente cu un atestat de liberă practică emis de Colegiul Psihologilor din România.
| Activitate | Regim | Ce înseamnă pentru evidență |
|---|---|---|
| Psihoterapie, evaluare psihologică | Profesie reglementată, cu atestat de liberă practică și cod deontologic obligatoriu. | Reguli proprii privind dosarul, confidențialitatea și păstrarea înregistrărilor. Descrise în pagina pentru cabinete de psihologie. |
| Coaching, mentorat, dezvoltare personală, training | Activitate nereglementată. Cadrul îl dau contractul cu clientul și legislația generală privind consumatorii și datele personale. | Contractul, informarea și dovada livrării devin elementele centrale ale evidenței. Pagina de față. |
De ce contează pentru tine, practic. Dacă activitatea ta intră, în conținut, în zona psihoterapiei — lucrul cu traume, tulburări diagnosticate, tratarea unei suferințe psihice — regimul aplicabil nu este cel de coaching, indiferent cum este denumit serviciul în ofertă. Verificarea se face cu Colegiul Psihologilor, nu cu un furnizor de software.
Un sistem informatic nu poate stabili unde se află granița. Poate însă păstra dovada a ceea ce ai convenit cu clientul și a ceea ce ai livrat, ceea ce este exact ce se cere într-o eventuală discuție.
Ce nu face acest soft CRM pentru coachi
Delimitare, înainte de lista de funcționalități
Nu conține instrumente de evaluare psihologică. Teste, chestionare standardizate și bareme de interpretare se licențiază separat, de la editorii lor, și sunt rezervate persoanelor atestate.
Nu produce diagnostic și nu formulează recomandări clinice.
Nu este platformă de livrare a cursurilor. Lecțiile video, materialele și testele de curs rămân în platforma de e-learning folosită; în sistem se ține relația comercială și evidența livrării.
Nu este casă de marcat. Aparatul de marcat electronic fiscal rămâne cel folosit în prezent.
Nu produce conformitate. Contractul, informarea precontractuală și temeiul prelucrării rămân obligații ale practicianului.
Ce acoperă efectiv: clienții și contractele, pachetele de ședințe cu consumul lor, programările și memento-urile, documentele semnate, plățile și facturarea, comunicarea și rapoartele care leagă toate acestea.
Pachetele vândute online și dreptul de retragere
Aici se află obligația cu impactul financiar cel mai direct, iar majoritatea practicienilor care vând pachete printr-un formular online nu o au configurată corect.
Art. 9 din OUG nr. 34/2014. La contractele încheiate la distanță, consumatorul are un termen de 14 zile calendaristice pentru a se retrage. Pentru servicii, termenul curge de la încheierea contractului.
Art. 16 lit. a). Dreptul de retragere se pierde la contractele de prestări de servicii după prestarea completă a serviciilor, dar numai dacă executarea a început cu acordul prealabil expres al consumatorului și după ce acesta a confirmat că a luat cunoștință că își va pierde dreptul de retragere. Sunt două condiții cumulative.
Art. 14 alin. (5). Dacă a cerut expres începerea prestării și apoi se retrage, consumatorul plătește o parte proporțională din preț, raportată la ce s-a furnizat până la comunicarea retragerii.
Sursă: OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor · Portal Legislativ
Tradus în situația reală: un client care cumpără online un pachet de zece ședințe poate cere restituirea în 14 zile. Dacă nu ai obținut acordul expres pentru începerea prestării și confirmarea că își pierde dreptul, restituirea este integrală, chiar dacă ați avut deja două ședințe. Dacă le-ai obținut pe amândouă și ați avut două ședințe, se restituie proporțional.
Consecința pentru configurare este simplă și rar aplicată: momentul acordului, textul confirmării și data primei ședințe trebuie să existe în dosarul clientului, nu într-un e-mail pierdut. Documentul se generează din șablon propriu, iar exemplarul semnat rămâne atașat.
Licență unică, instalată la tine
Zarina CRM se instalează pe găzduirea ta sau pe o găzduire aleasă de tine, iar licența se plătește o singură dată, indiferent câți colaboratori ai. Vezi condițiile de licențiere sau cere o instanță de test configurată pe pachetele tale reale.
Contractul, în lipsa unui cadru profesional
Într-o profesie reglementată, o parte din reguli vin de la sine: ce se poate promite, cât se păstrează dosarul, ce se întâmplă la încetarea activității. În coaching, nimic din toate acestea nu este stabilit din afară. Rămâne contractul.
Elementele care lipsesc cel mai des din contractele de coaching, și pe care sistemul le poate transforma în câmpuri obligatorii ale dosarului:
- Obiectul, formulat ca serviciu de coaching, cu mențiunea explicită că nu constituie psihoterapie, consiliere psihologică sau act medical.
- Numărul de ședințe, durata și valabilitatea pachetului. Un pachet fără termen de valabilitate scris devine, în practică, nelimitat.
- Regula de anulare și de reprogramare, cu termenul până la care o ședință se poate muta fără să se consume.
- Acordul pentru începerea prestării și confirmarea privind dreptul de retragere, dacă vânzarea s-a făcut la distanță.
- Regimul înregistrărilor ședințelor, dacă acestea se înregistrează: cine are acces, cât se păstrează, ce se întâmplă la final.
- Temeiul comunicării comerciale, separat de acordul pentru prestarea serviciului.
Datele clienților, chiar dacă nu ești psiholog
Un coach nu ține fișe medicale. În practică însă, notele de ședință ajung frecvent să conțină informații despre starea psihică, tratamente urmate sau situații de sănătate relatate de client. În momentul în care asemenea informații sunt consemnate, ele intră în categoria specială prevăzută la articolul 9 din Regulamentul (UE) 2016/679, cu obligații mai stricte decât pentru un simplu nume și număr de telefon.
Concluzia practică nu este să eviți notițele, ci să le tratezi ca atare: acces limitat, instalare sub controlul tău, termene de păstrare stabilite și scrise, ștergere la cerere. Instalarea pe găzduirea ta reduce numărul de terți care ating aceste date și simplifică inventarul prelucrărilor, dar nu ține loc de temei sau de informare. Documentele-cadru sunt informarea privind prelucrarea datelor și modelul de acord de prelucrare.
Ce ai voie să comunici
Fiind o activitate nereglementată, coachingul nu are restricții deontologice privind publicitatea. Are însă restricțiile generale: art. 12 din Legea nr. 506/2004 cere consimțământ prealabil expres pentru comunicări comerciale prin e-mail sau SMS, cu o excepție limitată pentru clienții de la care adresa a fost obținută cu ocazia unei prestații, pentru servicii similare și cu posibilitate de refuz simplă și gratuită la fiecare mesaj.
Sursă: Legea nr. 506/2004, art. 12
Se adaugă o precauție care ține de bun-simț profesional, nu de lege: testimonialele clienților. Într-o relație în care oamenii povestesc lucruri intime, publicarea unei recomandări nominale presupune un acord scris separat, dat după încheierea colaborării, nu în entuziasmul primei ședințe. Acordul se atașează la dosar, ca orice alt document.
În aplicație, memento-urile legate de ședințe pleacă pe baza programării, prin calendarul de activități, iar campaniile se construiesc doar pe contactele cu temei valid, prin modulele de automatizare a e-mailurilor și de SMS.
Pachete, ședințe și obiective
Modelul economic al unei practici de coaching diferă de al unui cabinet: se vinde un parcurs, nu o consultație. Asta schimbă ce trebuie urmărit.
- Pachetul cu număr de ședințe, valabilitate și consum urmărit automat, astfel încât soldul să fie vizibil oricând, și pentru tine, și pentru client.
- Obiectivele convenite la începutul parcursului, revizuite la intervale stabilite, ca reper al progresului.
- Temele și exercițiile dintre ședințe, cu memento la termen — partea din care se pierde cel mai frecvent continuitatea.
- Ședințele online și cele față în față, cu durate diferite și locuri diferite în agendă.
- Programele de grup, cu participanți multipli pe aceeași sesiune și facturare individuală.
- Facturarea pe pachet sau pe ședință, cu transmitere în e-Factura prin integrarea cu ANAF și conexiunea cu SmartBill sau FGO.
Ce face concret aplicația CRM într-o practică de coaching
| Modul | La ce folosește |
|---|---|
| Fișa clientului | Date de contact, obiectivele convenite, istoricul ședințelor, notele de sesiune, documentele semnate și temeiul comunicării consemnat. |
| Contracte și acorduri | Contract de servicii, acordul pentru începerea prestării și confirmarea privind dreptul de retragere, acordul pentru testimonial — generate din șabloane proprii și atașate semnate. |
| Pachete | Număr de ședințe, valabilitate, consum automat, sold vizibil, reguli de anulare și reprogramare aplicate consecvent. |
| Agendă | Ședințe individuale și de grup, online și față în față, cu durate proprii, confirmări și memento-uri automate. |
| Teme între ședințe | Sarcini cu termen trimise clientului, urmărite prin modulul de sarcini. |
| Plăți și facturare | Încasări pe pachet sau pe ședință, restituiri proporționale la retragere, facturi transmise în e-Factura. |
| Comunicare | Memento-uri de ședință separate de campanii, cu excluderea automată a contactelor fără temei valid; corespondența grupată pe client. |
| Export și ștergere | Exportul integral al dosarului la cererea clientului și ștergerea la termenul stabilit, ambele consemnate. |
| Rapoarte | Analize pe pachete, grad de încărcare, rate de finalizare și venituri, livrabile prin rapoarte programate. |
Lista completă a modulelor este în pagina de funcționalități, iar manualele de utilizare în documentația platformei.
Ce se vede în rapoarte
- Rata de finalizare a pachetelor: câți clienți parcurg tot programul și câți se opresc la jumătate. Indicatorul cel mai onest despre calitatea potrivirii dintre ofertă și client.
- Pachete expirate cu ședințe neconsumate, cu valoarea lor.
- Gradul de încărcare pe intervale, util la decizia de a mai prelua clienți sau de a crește tariful.
- Rata de neprezentare și ponderea reprogramărilor târzii.
- Sursa clienților noi: recomandare, rețele sociale, formular web, program de grup absolvit.
Modulele de analiză asistată semnalează abaterile față de perioada anterioară. Interpretarea rămâne a practicianului; contextul pentru citirea corectă a cifrelor este în materialul despre rapoartele construite pe date.
Unde se oprește această pagină
| Activitate | Pagina potrivită |
|---|---|
| Coaching, mentorat, dezvoltare personală, training individual | Pagina de față. |
| Psihoterapie, consiliere psihologică, evaluare psihologică | Varianta pentru cabinete de psihologie. |
| Cabinet medical, policlinică, centru de recuperare | Softul pentru cabinet medical și clinică. |
| Nutriție și dietetică | Varianta pentru nutriționiști. |
| Cursuri online cu platformă de livrare proprie | Varianta pentru educație online. |
| Consultanță de afaceri, activitate pe proiecte | Varianta pentru consultanți. |
Cum arată implementarea
Instalarea se face pe găzduirea ta sau pe o găzduire aleasă de tine, cu licență pe viață și fără limită de utilizatori. Colaboratorii, asistentul care preia programările și contabilul pot avea conturi separate, cu drepturi diferite, fără cost per utilizator. Comparația cu abonamentele este detaliată într-un material separat.
- Configurare. Tipurile de ședință cu duratele lor, structura pachetelor și valabilitatea, regula de anulare, șabloanele de contract și de acord, regulile de memento.
- Import. Baza de clienți existentă, cu marcarea explicită a contactelor care au temei valid pentru comunicări comerciale.
- Instruire. O sesiune practică pe fluxul real; pașii sunt documentați în documentația Zarina CRM.
Etapa care determină rezultatul este prima. O practică ce are deja contractul scris și pachetele clarificate se configurează în câteva zile; una care le stabilește cu ocazia implementării descoperă, de fapt, că problema nu era software-ul. Greșelile frecvente sunt inventariate într-un material dedicat.
Condițiile de licențiere sunt în pagina de prețuri, comanda se face din formularul dedicat, iar pentru o discuție despre specificul practicii tale există pagina de contact.
Întrebări frecvente
Un coach are voie să facă psihoterapie?
Psihoterapia figurează printre activitățile reglementate de Legea nr. 213/2004, care cere diplomă de licență în psihologie sau asimilată și dreptul de liberă practică. Coachingul, mentoratul și dezvoltarea personală nu sunt profesii reglementate în România.
Dacă activitatea intră, în conținut, în zona psihoterapiei, regimul aplicabil nu este cel de coaching, indiferent cum este denumit serviciul în ofertă. Verificarea se face cu Colegiul Psihologilor.
Clientul care cumpără online un pachet se poate răzgândi?
Da, în 14 zile calendaristice de la încheierea contractului, potrivit art. 9 din OUG nr. 34/2014. Dreptul se pierde doar după prestarea completă a serviciilor și numai dacă executarea a început cu acordul prealabil expres al consumatorului și după ce acesta a confirmat că își pierde dreptul de retragere — două condiții cumulative.
Dacă a cerut expres începerea prestării și apoi se retrage, plătește proporțional cu ce s-a livrat până la comunicarea retragerii. De aceea acordul, confirmarea și data primei ședințe trebuie să existe în dosar.
Cum se configurează un pachet de ședințe?
Cu număr de ședințe, valabilitate și consum urmărit automat, astfel încât soldul să fie vizibil oricând. Regula de anulare se atașează pachetului: până la ce termen o ședință se poate reprograma fără să se consume.
Un pachet fără termen de valabilitate scris devine, în practică, nelimitat — situație din care se ajunge la discuții după un an sau doi.
Notele de ședință sunt date sensibile?
Pot deveni. Un coach nu ține fișe medicale, dar notele ajung frecvent să consemneze stări psihice, tratamente urmate sau situații de sănătate relatate de client. Din momentul în care asemenea informații sunt consemnate, ele intră în categoria specială prevăzută la articolul 9 din regulamentul general privind protecția datelor.
Concluzia practică este acces limitat, termene de păstrare stabilite și scrise, ștergere la cerere — nu evitarea notițelor.
Pot publica testimoniale ale clienților?
Cu acord scris separat, dat după încheierea colaborării. Într-o relație în care oamenii povestesc lucruri intime, un acord obținut în entuziasmul primei ședințe nu este un acord informat.
Acordul se atașează la dosarul clientului, ca orice alt document, astfel încât să existe dovada lui atunci când e nevoie.
Se pot gestiona programe de grup?
Da. O sesiune de grup are participanți multipli, dar facturare individuală, iar fiecare participant își consumă propriul pachet. Prezența se consemnează pe participant.
Aceeași logică acoperă atelierele și programele cu durată fixă, unde interesul este rata de finalizare, nu numărul de ședințe.
Aplicația livrează cursuri video?
Nu. Lecțiile video, materialele și testele de curs rămân în platforma de e-learning folosită. În sistem se ține relația comercială: cine a cumpărat, ce pachet, ce s-a livrat, ce s-a facturat.
Pentru practicile construite în jurul unei platforme de cursuri, configurația dedicată este descrisă în varianta pentru educație online.
Funcționează pentru un practician care lucrează singur?
Da. Structura este aceeași; diferă numărul de roluri configurate. Un practician independent folosește agenda, fișele, pachetele, contractele și facturarea la fel ca o echipă.
Avantajul apare mai devreme decât se așteaptă: din momentul în care ai peste douăzeci de clienți activi cu pachete în derulare, soldurile nu se mai țin minte.
Unde sunt stocate datele clienților?
Pe serverul tău sau pe o găzduire aleasă de tine. Datele nu ajung în infrastructura unui furnizor de servicii în cloud, ceea ce reduce numărul de terți implicați în prelucrare și îți lasă ștergerea sub control.
Este o decizie de arhitectură, nu un certificat de conformitate: temeiul prelucrării, informarea clienților și termenele de păstrare rămân obligațiile tale.
Cât costă și există abonament lunar?
Modelul este cu licență plătită o singură dată, fără abonament lunar obligatoriu și fără taxare per colaborator. Condițiile complete sunt în pagina de prețuri.
Costuri suplimentare pot apărea doar pentru găzduire externă, dezvoltări la cerere sau mentenanță opțională.
Vrei să aplici asta în practică? Vezi Zarina CRM pentru echipele de vânzări — instalat pe serverul tău, cu licență unică pe viață și utilizatori nelimitați.
Comandă Zarina CRM →