Un soft CRM pentru firme de recrutare și resurse umane ține evidența candidaților, a proiectelor de recrutare, a clienților angajatori și a termenelor administrative. Nu selectează candidați în locul tău și nu înlocuiește platformele de anunțuri. Rezolvă partea care se pierde cel mai des: cine a fost contactat, ce s-a discutat, unde a rămas fiecare proces și ce ai promis clientului.
Zarina CRM se instalează pe găzduirea firmei, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, fără abonament lunar. Într-o activitate în care aduni CV-uri de la sute de persoane care nu îți vor deveni niciodată angajați, locul în care stau acele date nu este un detaliu.
Două tipuri de organizație, două probleme diferite
„Recrutare și resurse umane” acoperă două activități care nu au aceeași problemă, iar un text care le tratează la fel nu ajută pe niciuna.
O agenție de recrutare are doi clienți simultan: compania care plătește și candidatul care trebuie convins. Problema ei este volumul de relații — sute de candidați, zeci de poziții deschise, mai mulți angajatori cu cerințe care se schimbă. Ce se pierde aici este contextul: cine a fost deja prezentat cui, ce a răspuns, de ce a fost respins și dacă poate fi propus altundeva peste șase luni.
Un departament intern de resurse umane nu vinde nimic. Problema lui este conformitatea și evidența: contracte, acte adiționale, dosare de personal, termene legale de transmitere, concedii, pontaj. Ce se pierde aici nu este o oportunitate comercială, ci un termen, iar consecința este o amendă.
Aplicația acoperă ambele, dar se configurează diferit. Merită să știi de la început în care dintre cele două situații ești.
Termenele care nu se negociază
Pentru un departament intern, cele mai multe probleme nu vin din strategie, ci din calendar. Hotărârea de Guvern nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților stabilește termene ferme:
| Situație | Termen de transmitere |
|---|---|
| Contract individual de muncă nou | Cel târziu în ziua anterioară începerii activității |
| Modificarea datelor de identificare ale angajatorului sau ale salariatului | 3 zile lucrătoare de la apariția modificării |
| Modificări privind durata contractului, funcția, tipul contractului | Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării |
| Modificarea salariului și a elementelor conexe | 20 de zile lucrătoare de la producere |
| Încetarea contractului | Cel târziu la data încetării |
Un termen exprimat ca „ziua anterioară începerii activității” nu poate fi urmărit dintr-o listă lunară. Este un termen individual, legat de o dată individuală, pentru fiecare angajare în parte. Exact tipul de obligație care se ratează atunci când persoana responsabilă are altceva urgent în ziua respectivă.
Îți configurăm o instanță de test pe structura ta reală: pozițiile deschise, etapele de selecție, clienții angajatori sau, după caz, fluxul intern de contracte și termene. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Ce face concret aplicația
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Fișa de candidat | Datele, documentele, istoricul discuțiilor și pozițiile pentru care a fost propus. Când revine peste un an, contextul există deja. |
| Poziții deschise | Fiecare proiect de recrutare are etape, responsabil și termen, urmărite prin gestiunea sarcinilor pe echipă. |
| Clienți angajatori | Contractele, tarifele și cerințele fiecărui client, cu istoricul complet al colaborării, în fișa de client. |
| Programarea interviurilor | Interviurile și întâlnirile cu clienții se programează în calendarul de activități, cu notificări. |
| Documente | CV-uri, acorduri, contracte și acte adiționale stau legate de persoană, nu în e-mail — vezi documentele atașate fișei. |
| Termene administrative | Data începerii activității declanșează termene calculate automat, cu responsabil și alertă înainte de scadență. |
| Pontaj și concedii | Pentru departamentele interne, evidența orelor și a absențelor prin modulul de HR și pontaj automat și pontajul pe angajat. |
| Solicitări interne | Cererile venite de la angajați sau de la clienți intră într-un flux cu responsabil și termen — vezi modulul de solicitări și documentația tehnică a modulului. |
| Colaboratori externi | Recrutorii externi și furnizorii de servicii se gestionează prin modulul de parteneri, cu acces limitat. |
| Drepturi pe roluri | Cine vede ce candidat și ce document se stabilește prin administrarea rolurilor. Esențial într-o bază de date cu mii de persoane. |
| Rapoarte | Timp mediu pe poziție, surse de candidați, încărcarea echipei și stadiul fiecărui proiect, în modulul de rapoarte. |
Datele candidaților sunt cea mai expusă categorie pe care o deții
O firmă de recrutare acumulează date personale ale unor oameni cu care nu are niciun contract și pe care, în majoritate, nu îi va angaja niciodată. Este o poziție incomodă din perspectiva protecției datelor și merită tratată direct, nu ocolită.
Cât timp păstrezi un CV. Nu la nesfârșit. Ai nevoie de o perioadă de retenție stabilită și motivată, iar păstrarea unui candidat în „baza de talente” după finalizarea recrutării pentru care a aplicat presupune un temei separat — de regulă consimțământul lui, obținut explicit și revocabil.
Ce faci când cineva cere ștergerea. Trebuie să poți identifica toate locurile în care există datele persoanei și să le elimini. Dacă CV-urile sunt împrăștiate în inbox-uri, foldere partajate și fișiere locale, cererea devine imposibil de onorat corect. O evidență centralizată nu este doar comodă, ci face diferența între a putea răspunde și a nu putea.
Aplicația ajută la ambele: fiecare candidat are o fișă unică, documentele sunt atașate ei, iar accesul este limitat pe roluri. Instalarea pe găzduirea ta adaugă un element pe care îl poți documenta într-o notă de informare: datele nu părăsesc infrastructura firmei. Detalii în pagina despre instalarea pe găzduirea ta.
Selecția asistată de inteligență artificială este activitate cu risc ridicat
Regulamentul european privind inteligența artificială încadrează sistemele folosite pentru recrutare și selecția candidaților în categoria celor cu risc ridicat, în anexa III. Pentru această categorie sunt prevăzute obligații suplimentare: evaluarea riscurilor, supraveghere umană, transparență față de persoanele afectate, documentare tehnică.
Spunem asta pentru că are o consecință directă asupra a ce livrăm: Zarina CRM nu clasifică, nu punctează și nu respinge candidați automat. Filtrarea se face pe criterii pe care le definești tu și rămâne o operațiune de căutare, nu o decizie a sistemului. Selecția aparține recrutorului.
Dacă un furnizor îți promite „filtrare automată a CV-urilor cu inteligență artificială”, întreabă-l ce obligații îți transferă odată cu funcția respectivă. Nu este un motiv de renunțare, dar este un motiv de întrebare.
Ce nu face
Nu publică anunțuri și nu înlocuiește platformele de recrutare. Candidații intră din sursele tale actuale.
Nu calculează salarii și nu depune declarații. Ține evidența, nu face salarizarea. Pentru estimări rapide există calculatorul de salariu net, gratuit și fără cont.
Nu transmite în registrul general al salariaților. Urmărește termenele și te avertizează; transmiterea rămâne în procedura actuală.
Resurse gratuite pentru echipele de HR
Independent de software, pe site există materiale pe care le poți folosi imediat: un model de fișă de post, un model de act adițional la contractul de muncă, pașii cercetării disciplinare prealabile și motivele legale de concediere. Pentru evidența orelor există și o foaie de pontaj online.
Cât costă
Licența costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per recrutor și nici abonament lunar.
În recrutare, modelul are un efect concret: bazele de date cu candidați cresc, iar echipele se dimensionează pe proiecte. Într-o licențiere per utilizator, fiecare recrutor adăugat pentru o campanie costă. Detaliile sunt în pagina de licențiere, iar pentru fluxuri care nu există în varianta standard există o variantă dezvoltată pe măsură.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la etapele tale de selecție și de la structura clienților sau a departamentelor, nu de la un șablon. Baza de candidați și istoricul se importă din Excel sau din aplicația anterioară. Etapele sunt descrise în pagina despre implementarea sistemului.
Surse oficiale
- Hotărârea de Guvern nr. 905/2017 — registrul general de evidență a salariaților și termenele de transmitere
- Inspecția Muncii — obligațiile angajatorului și procedurile de control
- ANSPDCP — prelucrarea datelor candidaților și drepturile persoanelor vizate
- Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială — anexa III, sistemele folosite în ocuparea forței de muncă și selecția candidaților
Întrebări frecvente
Ce este un soft CRM pentru firme de recrutare?
Este o aplicație care ține evidența candidaților, a pozițiilor deschise, a clienților angajatori și a termenelor administrative. Nu publică anunțuri și nu selectează candidați automat; centralizează informația despre cine a fost contactat, ce s-a discutat și unde a rămas fiecare proces.
Este potrivit și pentru un departament intern de HR, nu doar pentru agenții?
Da, dar se configurează diferit. O agenție are nevoie de gestiunea relației cu doi tipuri de client — angajatorul și candidatul. Un departament intern are nevoie de evidența contractelor, a dosarelor de personal, a pontajului și a termenelor legale. Structura de bază este comună; etapele și câmpurile diferă.
Care este termenul de transmitere în registrul salariaților pentru un contract nou?
Potrivit HG nr. 905/2017, datele se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Modificările datelor de identificare se transmit în 3 zile lucrătoare, iar modificările privind salariul în 20 de zile lucrătoare. Verifică forma în vigoare a reglementării înainte de a-ți stabili procedurile.
Aplicația transmite singură datele în registrul salariaților?
Nu. Urmărește termenele, le calculează din data începerii activității și avertizează responsabilul înainte de scadență. Transmiterea efectivă rămâne în procedura pe care o folosești acum.
Cât timp pot păstra CV-urile candidaților respinși?
Nu pe termen nelimitat. Ai nevoie de o perioadă de retenție stabilită și motivată, iar păstrarea unui candidat într-o bază de talente după încheierea recrutării pentru care a aplicat presupune un temei separat, de regulă consimțământul obținut explicit și revocabil. Pentru situația concretă, consultă documentația autorității de supraveghere sau un specialist în protecția datelor.
Ce se întâmplă când un candidat cere ștergerea datelor?
Trebuie să poți identifica toate locurile în care se află datele persoanei și să le elimini. O evidență centralizată, în care fiecare candidat are o fișă unică cu documentele atașate ei, face cererea posibil de onorat. CV-urile împrăștiate în inbox-uri și foldere partajate fac inversul.
Filtrează automat CV-urile cu inteligență artificială?
Nu. Sistemul nu clasifică, nu punctează și nu respinge candidați automat. Căutarea se face pe criterii definite de tine și rămâne o operațiune de filtrare, nu o decizie a sistemului. Regulamentul european privind inteligența artificială încadrează sistemele de selecție a candidaților în categoria cu risc ridicat, cu obligații suplimentare pentru cine le folosește.
Aplicația mă face conform cu GDPR?
Nu, și niciun furnizor nu poate promite corect acest lucru. Instalarea pe găzduirea ta îți dă control asupra locului în care stau datele și asupra accesului, ceea ce este o parte a conformității. Restul depinde de măsurile firmei: temeiuri de prelucrare, informarea candidaților, perioade de retenție, procedura pentru cererile persoanelor vizate.
Unde sunt stocate datele candidaților?
Pe serverul firmei sau pe o mașină închiriată de firmă. Nu există o instanță partajată între mai multe agenții de recrutare și nu se folosește un cloud public comun. Furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție tehnică punctuală.
Se poate limita accesul unui recrutor doar la proiectele lui?
Da. Drepturile se configurează pe roluri, iar accesul poate fi restrâns la anumite proiecte, clienți sau categorii de documente. Într-o bază de date cu mii de persoane, limitarea accesului nu este o preferință organizatorică, ci o măsură de protecție a datelor.
Cât costă și există abonament lunar?
Licența costă 2.990 € plus TVA, plătită o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există abonament lunar și nici cost per utilizator, ceea ce contează într-o activitate în care echipele se dimensionează pe campanii.
Pot importa baza de candidați existentă?
Da. Lista de candidați, istoricul proiectelor și clienții se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Structura se mapează pe câmpurile din sistem în etapa de configurare. Este și momentul potrivit pentru a decide ce date nu mai au temei să fie păstrate.
Domenii conexe
Aceleași fluxuri — clienți, proiecte, termene, documente — configurate pentru alte profesii din servicii:
