Psihologia și psihoterapia se bazează pe încredere, confidențialitate și continuitate. În spatele fiecărei ședințe există însă o muncă invizibilă: programări, fișe de client, note de ședință, consimțăminte, plăți. Pentru mulți psihologi, această parte ajunge să consume energie și timp, iar agendele pe hârtie și fișierele împrăștiate adaugă o grijă în plus — cea legată de siguranța informațiilor.
Un program CRM pentru cabinete de psihologie și psihoterapie rezolvă partea administrativă, dar are o particularitate pe care niciun soft generic nu o cunoaște: în această profesie, regulile privind dosarul clientului, confidențialitatea și promovarea serviciilor vin din codul deontologic, nu doar din legislația generală. Iar unele dintre ele determină direct ce trebuie să poată face sistemul.
Ce nu face acest program CRM pentru psihologi
Delimitare, înainte de lista de funcționalități
Nu este instrument de evaluare psihologică. Nu conține teste, chestionare standardizate sau bareme de interpretare. Acestea se licențiază separat, de la editorii lor, și rămân în platformele dedicate.
Nu produce diagnostic și nu formulează recomandări clinice. Nu interpretează notele de ședință și nu sugerează intervenții.
Nu ține loc de supervizare. Consemnarea cazurilor în sistem nu înlocuiește discuția în supervizare, cu regulile ei proprii de confidențialitate.
Nu este casă de marcat. Aparatul de marcat electronic fiscal rămâne cel folosit în prezent.
Nu produce conformitate. Consimțământul informat, temeiul prelucrării, termenele de păstrare și decizia de a comunica o informație rămân obligații ale psihologului. Aplicația le transformă în etape și semnalează ce lipsește dintr-un dosar.
Ce acoperă efectiv: fișele clienților și notele de ședință, programările și memento-urile, consimțămintele semnate, pachetele de ședințe și facturarea, drepturile de acces într-o clinică, exportul și ștergerea la cerere, plus rapoartele care leagă toate acestea.
Ce înseamnă un CRM în psihologie și psihoterapie
CRM este acronimul pentru Customer Relationship Management, dar în cazul psihologilor termenul potrivit este Client Relationship Management. Nu vorbim despre vânzări, ci despre gestionarea profesionistă a relației terapeutice: cine este clientul, când a venit, ce s-a convenit, ce documente există și ce urmează.
Un asemenea sistem centralizează datele de identificare, istoricul ședințelor, notele terapeutice, programările și reprogramările, documentele semnate, plățile și comunicarea. Scopul nu este controlul, ci claritatea și siguranța informațiilor — două lucruri care, în această profesie, nu sunt opționale.
Confidențialitatea și limitele ei
Codul deontologic al profesiei de psiholog cu drept de liberă practică stabilește confidențialitatea ca obligație, dar prevede și situațiile în care ea cedează. Ambele au consecințe asupra felului în care se ține evidența.
Art. VI.1 și VI.2. Confidențialitatea este obligatorie, iar psihologul protejează informațiile obținute în activitatea profesională. Excepțiile sunt limitate și enumerate: protecția sănătății publice, prevenirea unui pericol iminent și prevenirea unei fapte penale.
Sursă: Codul deontologic al profesiei de psiholog cu drept de liberă practică
În plus, datele privind sănătatea mintală intră în categoria specială prevăzută la articolul 9 din Regulamentul (UE) 2016/679, ceea ce înseamnă obligații suplimentare de documentare și de limitare a accesului.
Traducerea în sistem are două părți. Prima, banală: accesul se dă pe rol, iar într-un cabinet cu mai mulți terapeuți fiecare vede clienții alocați lui, nu întreaga bază. A doua, mai puțin evidentă: atunci când psihologul decide, în una dintre situațiile de excepție, să comunice o informație, decizia însăși trebuie să rămână consemnată — cu data, destinatarul și motivul. Nu ca formalitate, ci pentru că este singura dovadă că decizia a fost luată în cadrul prevăzut, nu la întâmplare.
Licență unică, instalată la tine
Zarina CRM se instalează pe serverul cabinetului sau pe o găzduire aleasă de tine, iar licența se plătește o singură dată, indiferent câți terapeuți colaborează. Vezi condițiile de licențiere sau, dacă încă evaluezi variante, criteriile după care se alege un soft de cabinet.
Ce se întâmplă cu dosarele la încetarea practicii
Este obligația despre care nu se vorbește la achiziția unui software, deși ar trebui să fie primul criteriu.
Art. VIII.2 și VIII.5. Datele se păstrează numai cu acordul clienților. La încetarea activității, psihologul are obligația de a distruge înregistrările, transferul lor către un alt profesionist fiind posibil doar cu consimțământul prealabil al clientului.
Sursă: Codul deontologic al profesiei de psiholog, cap. VIII
Această prevedere pune o întrebare incomodă oricărei platforme în cloud: dacă înregistrările se află pe serverele unui furnizor extern, ce înseamnă exact „distrugerea” lor? Ștergerea din interfață nu este același lucru cu ștergerea din copiile de siguranță ale furnizorului, iar termenele de retenție ale acestuia nu sunt sub controlul psihologului.
Într-o instalare pe găzduirea ta, întrebarea are un răspuns verificabil: datele sunt acolo unde le vezi, iar ștergerea și copiile de siguranță sunt sub controlul cabinetului. Nu este un argument de marketing, ci consecința directă a unei obligații deontologice.
Ce trebuie să poată face sistemul, concret: să șteargă selectiv dosarul unui client, la cerere; să exporte dosarul complet pentru transferul către un alt profesionist, atunci când clientul consimte; și să consemneze ambele operațiuni.
Consimțământul informat, inclusiv pentru minori
Art. V.10. Persoana trebuie să înțeleagă scopul intervenției, beneficiile, riscurile, alternativele și dreptul de retragere.
Art. V.11. Pentru minori și pentru persoanele fără capacitate deplină de exercițiu, consimțământul se obține de la reprezentantul legal.
Pentru un cabinet care lucrează cu copii și adolescenți, art. V.11 înseamnă că fișa clientului are, de fapt, două seturi de date: ale minorului și ale reprezentantului legal, cu roluri diferite. Programarea se comunică părintelui, dar conținutul ședinței rămâne supus confidențialității, în limitele stabilite la începutul intervenției.
În aplicație, consimțământul se generează din șablon propriu, cu datele completate automat, iar exemplarul semnat se atașează la dosar. Un dosar fără acest document apare marcat în lista de lucru — ceea ce contează mai ales când primul contact s-a făcut telefonic, într-o zi aglomerată.
Ce ai voie să comunici despre serviciile tale
Codul deontologic reglementează și promovarea. Art. X.1 și X.2 cer ca publicitatea să fie onestă, întemeiată pe realizări proprii, fără exagerări și fără discreditarea colegilor de profesie.
Peste asta se suprapune art. 12 din Legea nr. 506/2004, care cere consimțământ prealabil expres pentru comunicări comerciale prin e-mail sau SMS, cu o excepție limitată pentru clienții de la care adresa a fost obținută cu ocazia unei prestații și cu posibilitate de refuz simplă și gratuită la fiecare mesaj.
Surse: Codul deontologic, cap. X · Legea nr. 506/2004, art. 12
Distincția care contează operațional este între mesajele care țin de intervenția convenită și cele care sunt promovare:
| Tipul mesajului | Exemple | Regim |
|---|---|---|
| Legat de intervenție | Confirmarea programării, memento înainte de ședință, notificarea unei reprogramări, informarea privind soldul unui pachet. | Face parte din relația convenită cu clientul. |
| Promoțional | Anunțarea unui grup nou, a unui atelier, a unei reduceri sau a unui serviciu nou. | Cade sub art. 12 din Legea nr. 506/2004 și sub cerințele deontologice privind publicitatea onestă. |
În aplicație, cele două canale sunt separate de la configurare. Memento-urile pleacă pe baza programării, prin calendarul de activități, iar campaniile se construiesc doar pe contactele care poartă un temei valid, prin modulele de automatizare a e-mailurilor și de SMS.
De clarificat cu Colegiul, nu cu furnizorul de software. Încadrarea unui text anume ca informare sau ca publicitate este o chestiune deontologică. Aplicația poate separa canalele, poate consemna temeiul și poate exclude automat contactele fără acord. Nu poate decide dacă o anumită formulare este permisă.
Programări, pachete de ședințe și plăți
Specificul financiar al unui cabinet de psihologie nu seamănă cu al unui cabinet medical. Se lucrează cu ședințe recurente, adesea vândute în pachete, cu o frecvență convenită și cu anulări care au reguli proprii.
- Agenda pe terapeut și pe sală, cu durate diferite pe tip de intervenție: evaluare, ședință individuală, ședință de cuplu, grup.
- Pachetele cu număr de ședințe, valabilitate și consum urmărit automat, astfel încât soldul să fie vizibil în orice moment, și pentru terapeut, și pentru client.
- Regula de anulare convenită la început, aplicată consecvent, cu consemnarea anulărilor târzii.
- Memento-urile trimise înainte de ședință, care reduc neprezentările — pierderea directă cea mai mare într-o practică cu program fix.
- Facturarea pe pachet sau pe ședință, cu transmitere în e-Factura prin integrarea cu ANAF și conexiunea cu SmartBill sau FGO.
Ce face concret aplicația într-un cabinet de psihologie
| Modul | La ce folosește în practică |
|---|---|
| Fișa clientului | Date de identificare, reprezentant legal în cazul minorilor, istoricul ședințelor, notele de ședință, documentele semnate și temeiul comunicării consemnat. |
| Agendă și programări | Calendar pe terapeut și pe sală, durate pe tip de intervenție, reprogramări, anulări consemnate, memento-uri automate. |
| Documente | Consimțământ informat, contract de servicii și adeverințe generate din șabloane proprii, atașate semnate la dosar. |
| Drepturi de acces | Roluri separate pentru terapeuți, coordonator și administrare. Într-o clinică, fiecare terapeut vede clienții alocați lui. |
| Pachete și plăți | Pachete cu număr de ședințe și valabilitate, consum automat, sold vizibil, istoric financiar pe client. |
| Export și ștergere | Exportul integral al dosarului pentru transfer cu consimțământ și ștergerea selectivă la cerere, ambele consemnate. |
| Comunicare | Memento-uri legate de intervenție, separate de campanii, cu excluderea automată a contactelor fără temei valid; corespondența grupată pe client. |
| Sarcini | Rechemări, pregătirea unei evaluări sau trimiterea unui document, urmărite prin modulul de sarcini. |
| Rapoarte | Analize pe grad de încărcare, rate de neprezentare, pachete consumate și venituri, livrabile prin rapoarte programate. |
Lista completă a modulelor este în pagina de funcționalități, iar manualele de utilizare în documentația platformei.
Cabinet individual sau clinică de psihologie
Aceeași licență acoperă ambele situații; diferă numărul de roluri configurate.
Pentru un cabinet individual, valoarea stă în agendă, în fișele clienților și în urmărirea pachetelor. Pentru o clinică de psihologie cu mai mulți specialiști, se adaugă distribuirea programărilor, accesul diferențiat pe terapeut și rapoartele centralizate pe încărcare și venituri. Pentru cabinetele care funcționează într-un centru cu mai multe specialități, aceleași module fac parte din softul pentru cabinet medical și clinică.
Ce se vede în rapoarte
- Gradul de încărcare pe terapeut și pe interval orar, util la decizia de a mai prelua sau nu un caz.
- Rata de neprezentare și ponderea anulărilor târzii.
- Pachetele expirate cu ședințe neconsumate — lista din care se recuperează cel mai des relația cu un client care a întrerupt.
- Durata medie a intervențiilor pe tip de caz, ca reper pentru planificare.
- Sursa clienților noi: recomandare, formular web, colaborare cu alt profesionist.
Modulele de analiză asistată semnalează abaterile față de perioada anterioară. Sunt semnalări pe datele proprii, nu interpretări clinice, iar decizia rămâne a psihologului.
Unde se oprește această pagină
| Activitate | Pagina potrivită |
|---|---|
| Cabinet de psihologie, psihoterapie sau consiliere | Pagina de față. |
| Cabinet medical, policlinică, centru de recuperare | Softul pentru cabinet medical și clinică. |
| Cabinet stomatologic sau clinică dentară | Varianta pentru cabinete stomatologice. |
| Cabinet de nutriție și dietetică | Varianta pentru nutriționiști. |
| Coaching, dezvoltare personală, training, fără atestat de psiholog | Varianta pentru terapeuți și coachi. |
Cum arată implementarea
Instalarea se face pe serverul cabinetului sau pe o găzduire aleasă de acesta, cu licență pe viață și fără limită de utilizatori. Terapeuții colaboratori, coordonatorul și contabilul pot avea conturi separate, cu drepturi diferite, fără cost per utilizator. Comparația cu abonamentele este detaliată într-un material separat.
- Configurare. Tipurile de intervenție cu duratele lor, structura pachetelor, regula de anulare, rolurile de acces, șabloanele de consimțământ și regulile de memento.
- Import. Baza de clienți existentă, cu marcarea explicită a contactelor care au temei valid pentru comunicări comerciale.
- Instruire. O sesiune practică pe fluxul real; pașii sunt documentați în documentația Zarina CRM.
Etapa care determină rezultatul este prima. Un cabinet care are deja regula de anulare scrisă și structura pachetelor clarificată se configurează repede. Greșelile frecvente sunt inventariate într-un material dedicat.
Condițiile de licențiere sunt în pagina de prețuri, comanda se face din formularul dedicat, iar pentru o discuție despre specificul cabinetului există pagina de contact.
Întrebări frecvente
Ce este un soft pentru cabinet de psihologie?
Este platforma în care ții programările, fișele clienților, notele de ședință, consimțămintele semnate și facturarea, într-un singur loc. Spre deosebire de un CRM comercial, accentul cade pe continuitatea procesului terapeutic și pe confidențialitate, nu pe pipeline de vânzări.
Notele de ședință sunt protejate corespunzător?
Depinde de unde sunt stocate și de cine are acces. Într-o instalare pe găzduirea ta, datele nu părăsesc infrastructura cabinetului, iar accesul se limitează prin roluri: într-o clinică, un terapeut vede doar clienții alocați lui, nu întreaga bază.
Datele privind sănătatea mintală sunt o categorie specială în regimul general de protecție a datelor, iar codul deontologic adaugă obligația de confidențialitate profesională, cu excepții limitate și enumerate.
Ce se întâmplă cu dosarele dacă închid cabinetul?
Codul deontologic prevede că, la încetarea activității, psihologul are obligația de a distruge înregistrările, iar transferul lor către un alt profesionist este posibil doar cu consimțământul prealabil al clientului.
Sistemul trebuie deci să permită atât ștergerea selectivă, cât și exportul integral al unui dosar pentru transfer. Într-o instalare pe găzduirea ta, ambele operațiuni sunt sub controlul cabinetului, nu al unui furnizor extern.
Cum se gestionează cazul unui client minor?
Fișa are două seturi de date: ale minorului și ale reprezentantului legal, de la care se obține consimțământul, potrivit codului deontologic. Programările și comunicările administrative se adresează reprezentantului legal.
Conținutul ședinței rămâne supus confidențialității, în limitele stabilite cu familia la începutul intervenției. Aplicația păstrează separarea; regulile concrete le stabilește psihologul.
Pot trimite clienților anunțuri despre ateliere sau grupuri noi?
Acestea sunt comunicări promoționale, nu mesaje legate de intervenția convenită. Se aplică art. 12 din Legea nr. 506/2004, care cere consimțământ prealabil expres, și cerințele deontologice privind publicitatea onestă, întemeiată pe realizări proprii, fără exagerări.
În aplicație, campaniile se construiesc doar pe contactele cu temei valid, iar memento-urile de ședință rămân pe un canal separat.
Funcționează și pentru un cabinet cu un singur psiholog?
Da. Diferența față de o clinică este că nu ai nevoie de distribuirea programărilor între terapeuți și de rapoarte centralizate. Restul — fișe, agendă, remindere, pachete, facturare — se folosește identic.
Se pot factura pachete de ședințe, nu doar ședințe individuale?
Da. Pachetele și abonamentele recurente se configurează cu număr de ședințe, valabilitate și consum urmărit automat, astfel încât să știi oricând câte ședințe mai are disponibile un client.
Rapoartele scot separat pachetele expirate cu ședințe neconsumate, care sunt de regulă și cazurile întrerupte fără o închidere explicită.
Aplicația include teste psihologice?
Nu. Testele, chestionarele standardizate și baremele de interpretare se licențiază separat, de la editorii lor, și rămân în platformele dedicate.
În dosarul clientului se poate atașa raportul rezultat, ca document, împreună cu restul istoricului.
Cât costă și există abonament lunar?
Modelul este cu licență plătită o singură dată, fără abonament lunar obligatoriu și fără taxare per terapeut. Condițiile complete sunt în pagina de prețuri.
Pot muta clienții din agendă sau din Excel?
Da, prin import de fișiere CSV sau Excel se migrează datele structurate: nume, contact, istoricul programărilor și soldurile. Notele libere și documentele scanate se transferă manual sau prin atașare ulterioară.
