Pe scurt: Un soft CRM pentru avocați ține într-un singur loc clienții, dosarele, termenele, documentele și onorariile cabinetului, fiecare termen având un responsabil. Zarina CRM se instalează pe serverul cabinetului, cu licență pe viață și utilizatori nelimitați, astfel încât datele clienților rămân în infrastructura proprie.
Un soft CRM pentru avocați este o aplicație care ține într-un singur loc clienții, dosarele, termenele, documentele și onorariile unui cabinet de avocatură. Înlocuiește dosarele fizice, fișierele Excel și agenda personală cu o evidență unică, în care fiecare document este legat de dosarul căruia îi aparține și fiecare termen are un responsabil.
Zarina CRM este livrat cu licență pe viață, instalat pe serverul cabinetului, cu utilizatori nelimitați și fără abonament lunar. Această alegere nu este comercială, ci una care ține de specificul profesiei: datele clienților nu părăsesc infrastructura pe care o controlați.
De ce un cabinet de avocatură are nevoie de alte reguli decât o firmă obișnuită
Majoritatea aplicațiilor de gestiune a clienților sunt construite pentru vânzări. Un cabinet de avocatură nu vinde: preia cauze, ține termene și răspunde pentru ele. Diferența are consecințe practice.
Secretul profesional nu este o preferință, ci o obligație. Statutul profesiei de avocat tratează secretul profesional ca fiind de ordine publică și extinde obligația asupra colaboratorilor, avocaților salarizați și a personalului cabinetului. Corespondența dintre avocat și client este confidențială, indiferent de forma ei. Un sistem în care datele stau pe serverele unui furnizor extern, într-o jurisdicție pe care nu o alegeți, ridică întrebări la care trebuie să puteți răspunde.
Termenul ratat nu se recuperează. Într-o firmă comercială, o ofertă trimisă cu o zi întârziere înseamnă o vânzare pierdută. În instanță, un termen omis poate însemna decăderea dintr-un drept. De aceea calendarul nu este o funcție secundară, ci nucleul aplicației.
Documentul contează mai mult decât conversația. Un CRM de vânzări urmărește discuții și etape. Un cabinet urmărește acte: împuterniciri, contracte de asistență juridică, cereri, întâmpinări, comunicări. Fiecare trebuie legat de dosar, datat și regăsibil în câteva secunde.
Ce nu face această aplicație. Nu este un program de legislație și nu vă spune ce să scrieți într-o cerere. Nu se conectează la portalul instanțelor pentru a prelua automat termene — datele de dosar se introduc de cabinet. Nu ține evidența contabilă a societății, ci doar partea de onorarii și facturare care pornește din dosar. Preferăm să spunem asta din capul locului, ca să nu descoperiți după implementare că așteptai altceva.
Vă configurăm o instanță de test cu structura de dosare a cabinetului dumneavoastră — tipuri de cauze, etape procesuale, câmpurile pe care le folosiți efectiv. Fără prezentare comercială și fără obligație.
Ce face concret un CRM pentru avocați
Modulele de mai jos sunt cele folosite efectiv într-un cabinet. Fiecare are o pagină dedicată, dacă doriți detaliile tehnice.
| Ce rezolvă | Cum funcționează |
|---|---|
| Fișa de client | Date de identificare, contractele de asistență juridică, dosarele deschise și întreaga corespondență, într-un singur ecran. |
| Dosarul de caz | Instanța, numărul de dosar, părțile, obiectul cauzei, etapa procesuală și avocatul responsabil. Istoricul rămâne atașat dosarului, nu memoriei cuiva. |
| Calendar de termene | Termene, audieri și date de depunere, cu notificări înainte și în ziua respectivă — vedeți modulul de calendar și programări. |
| Arhivă de documente | Fiecare act se leagă de dosar și de client; detalii în pagina despre documentele atașate fișei de client. |
| Generare de acte | Împuterniciri, contracte și notificări construite din șabloane, cu datele preluate automat — vedeți generarea automată de documente. |
| Ore lucrate și onorarii | Timpul se înregistrează pe dosar, nu global, folosind evidența orelor lucrate. Onorariul orar devine verificabil. |
| Facturare | Factura se emite din dosarul căruia îi aparține și pleacă în SPV prin integrarea cu e-Factura ANAF. |
| Drepturi pe roluri | Partenerii, colaboratorii și secretariatul văd doar ce le este necesar, prin administrarea utilizatorilor și a rolurilor. |
| Rapoarte | Dosare pe etape, încărcarea fiecărui avocat, onorarii facturate și încasate — prin modulul de rapoarte. |
Unde stau datele și de ce contează
Zarina CRM se instalează pe serverul cabinetului sau pe o mașină pe care o închiriați dumneavoastră. Nu există o instanță comună în care să stea datele mai multor cabinete, iar noi nu avem acces la baza dumneavoastră de date decât dacă ne-o dați explicit, pentru o intervenție punctuală. Pagina despre funcționarea pe găzduirea companiei descrie arhitectura în detaliu.
Ce se schimbă în practică
Cele mai vizibile efecte apar în trei momente ale săptămânii.
Când sună un client. Oricine din cabinet poate răspunde, pentru că stadiul dosarului, ultimul act depus și următorul termen sunt în același ecran. Nu mai depinde de cine a lucrat pe caz și dacă e în birou.
Când se închide luna. Orele lucrate sunt deja pe dosare, deci factura se construiește din ele, nu din reconstituire. Discuția cu clientul despre onorariu se poartă pe o listă de activități, nu pe o sumă globală.
Când pleacă un colaborator. Dosarele rămân în sistem, cu tot istoricul. Nu pleacă odată cu laptopul și cu memoria lui.
Cât costă
Licența Zarina CRM costă 2.990 € plus TVA, o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există cost per avocat, per colaborator sau per secretară, și nu există abonament lunar. Un cabinet cu trei avocați și unul cu douăzeci plătesc același preț de licență.
Diferența față de modelul cu abonament devine vizibilă în al doilea an. O aplicație cloud facturată lunar per utilizator costă cu atât mai mult cu cât crește cabinetul, exact când aveți mai puțin timp să schimbați sistemul. Detaliile complete sunt în pagina de licențiere, iar dacă aveți nevoie de fluxuri care nu există în varianta standard, există și o variantă dezvoltată pe măsură.
Cum decurge implementarea
Configurarea pornește de la modul în care lucrează deja cabinetul: tipurile de cauze, etapele pe care le urmăriți, câmpurile pe care le completați în fișa de dosar. Nu invers. Datele existente — liste de clienți, evidențe de dosare, fișiere de onorarii — se importă din Excel sau din aplicația anterioară. Procesul este descris în pagina despre implementarea sistemului.
Surse oficiale
Obligațiile profesionale la care se face referire mai sus sunt reglementate. Verificați-le la sursă:
- Statutul profesiei de avocat — secretul profesional (art. 8), extinderea obligației asupra colaboratorilor și personalului (art. 9), confidențialitatea corespondenței (art. 10)
- Legea nr. 51/1995 privind organizarea și exercitarea profesiei de avocat
- Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — obligațiile operatorului de date
Articole conexe
Întrebări frecvente
Ce este un soft CRM pentru avocați?
Este o aplicație care centralizează clienții, dosarele, termenele, documentele și onorariile unui cabinet de avocatură. Spre deosebire de un CRM de vânzări, este construit în jurul dosarului și al termenului, nu în jurul unei oportunități comerciale. Fiecare act este legat de cauza căreia îi aparține, iar fiecare termen are un responsabil și o notificare.
Unde sunt stocate datele clienților?
Pe serverul cabinetului sau pe o mașină închiriată de cabinet. Nu există o instanță comună mai multor clienți și nu se folosește un cloud public partajat. Furnizorul nu are acces la baza de date decât dacă i se acordă explicit, pentru o intervenție tehnică punctuală.
Aplicația mă face conform cu GDPR?
Nu, și niciun furnizor nu poate promite asta corect. Instalarea pe găzduirea companiei vă dă control asupra locului în care stau datele și asupra accesului la ele, ceea ce este o parte importantă a conformității. Restul depinde de măsurile cabinetului: temeiuri de prelucrare, informarea persoanelor vizate, evidența prelucrărilor, securizarea serverului. Softul este un instrument, nu un certificat.
Cum ajută la respectarea termenelor din instanță?
Termenele se introduc pe dosar și apar într-un calendar comun al cabinetului. Sistemul trimite notificări cu zile înainte și în ziua respectivă, către avocatul responsabil. Fiind pe dosar, termenul rămâne vizibil și pentru ceilalți, nu doar în agenda unei persoane.
Câți utilizatori pot folosi aplicația?
Nelimitați. Licența nu se calculează per om, deci puteți da acces partenerilor, avocaților colaboratori, consilierilor juridici și secretariatului fără cost suplimentar. Ce vede fiecare se stabilește prin drepturi pe roluri.
Cât costă și există abonament lunar?
Licența costă 2.990 € plus TVA, plătită o singură dată, pentru utilizatori nelimitați. Nu există abonament lunar și nu există cost per utilizator. Serviciile opționale — implementare extinsă, dezvoltări specifice, mentenanță — se contractează separat, doar dacă le cereți.
Se poate limita accesul colaboratorilor la anumite dosare?
Da. Drepturile se configurează pe roluri, iar accesul poate fi restrâns la nivel de dosar, tip de cauză sau modul. Un avocat colaborator poate vedea doar cauzele la care lucrează, iar secretariatul doar partea administrativă, fără conținutul dosarelor.
Se poate urmări timpul lucrat pe fiecare dosar?
Da. Orele se înregistrează pe dosar și pe activitate, nu global. La facturare, onorariul orar se construiește din activitățile efectiv consemnate, iar clientul primește o listă verificabilă în locul unei sume globale.
Pot importa dosarele și clienții din Excel?
Da. Listele de clienți, evidențele de dosare și fișierele de onorarii se importă din Excel sau din aplicația folosită anterior. Structura se mapează pe câmpurile din sistem în etapa de configurare, înainte de punerea în funcțiune.
Ce se întâmplă dacă pleacă un avocat colaborator?
Dosarele, documentele și istoricul rămân în sistem, pe serverul cabinetului. Accesul persoanei se retrage dintr-un singur loc. Spre deosebire de situația în care fiecare își ține evidența în fișiere proprii, informația nu pleacă odată cu omul.
Funcționează și pentru cabinete individuale, nu doar pentru societăți de avocați?
Da. Un cabinet individual folosește aceleași module — dosare, termene, documente, onorarii — fără partea de repartizare pe echipă. Licența fiind unică, nu plătiți mai puțin pentru că sunteți singur, dar nici nu plătiți mai mult când adăugați primul colaborator.
Se poate emite factura direct din aplicație?
Da. Factura se emite din dosarul căruia îi aparține, pe baza orelor și a onorariilor consemnate, și se transmite în Spațiul Privat Virtual prin integrarea cu sistemul RO e-Factura.
Domenii conexe
Aceleași fluxuri — dosare, ore lucrate, onorarii, documente — configurate pentru alte profesii din servicii:
Dacă pregătești un proiect de finanțare: situația fondurilor de digitalizare pe cele 8 regiuni — cu denumirile exacte ale apelurilor, bugetele și calendarele verificate în documentele oficiale.
Vezi apelurile deschise →