Model Bon de Consum

Bonul de consum este documentul prin care materialele ies din gestiune ca să fie folosite în activitatea firmei. Nu se vând, nu se transferă — se consumă. Iar consumul, ca orice mișcare de patrimoniu, trebuie să aibă un document în spate.

Este documentul cel mai des ignorat din toată evidența de stoc, pentru că nimeni nu îl cere la ușă. Consecința apare mai târziu: la inventar, când cantitatea din raft nu se potrivește cu cea din evidență și nimeni nu poate spune unde s-a dus diferența.

Cine folosește bonul de consum

• Producție — materiile prime care intră în fabricație ies din depozit pe bon de consum.
• Construcții și instalații — materialele repartizate pe un șantier sau pe o lucrare.
• Cabinete și clinici — consumabilele folosite la proceduri, de la mănuși la materiale de unică folosință.
• Service și mentenanță — piesele montate la o intervenție.
• Administrativ — consumabilele de birou date pe departamente.

Cadrul legal

Bonul de consum avea codul 14-3-4A. După OMFP nr. 2634/2015, formatul nu mai este impus, dar elementele minime rămân obligatorii, iar documentarea ieșirii bunurilor din gestiune este cerută de Legea contabilității nr. 82/1991. Consumul nedocumentat este, în esență, o lipsă în gestiune.

Model bon de consum

Cum se completează

1. Destinația consumului este rubrica esențială. Un bon fără destinație scade stocul, dar nu spune pe ce s-a dus. Costul nu poate fi repartizat pe lucrare, pe comandă sau pe pacient.
2. Cantitatea se scrie la eliberare, nu la estimare. Dacă din cele cinci bucăți eliberate se folosesc trei, restul se returnează cu bon de restituire, nu se ignoră.
3. Lotul se trece obligatoriu la produsele cu termen de valabilitate. Fără el, trasabilitatea se rupe exact în punctul în care ar fi fost nevoie de ea.
4. Două semnături, două persoane. Cel care predă și cel care primește nu pot fi aceeași persoană; altfel documentul nu transferă nicio răspundere.
5. Bonul se întocmește la eliberare. Un bon completat la sfârșitul săptămânii pentru tot ce s-a consumat este o reconstituire din memorie, nu o evidență.

Greșeli care fac bonul inutil

• Bonuri emise global, „pentru consum curent”, fără destinație — costul rămâne nerepartizat.
• Consum înregistrat direct în contabilitate, pe baza facturii de achiziție, fără bon — stocul scriptic rămâne umflat până la inventar.
• Lipsa lotului la produse cu valabilitate, urmată de imposibilitatea de a retrage un lot.
• Cantități rotunjite, care par ordonate și nu corespund realității.
• Bon semnat doar de gestionar, fără primitor.

Bonul de consum într-un sistem de gestiune

Pe hârtie, bonul de consum e un document care se completează după ce materialul a plecat. Într-un sistem de gestiune, el este operațiunea care scade stocul, în momentul în care se întâmplă, din lotul corect: la produsele cu valabilitate, regula FEFO alege automat lotul care expiră primul, nu ultimul recepționat.

Așa se leagă consumul de activitatea care l-a generat. Într-o clinică, materialele consumate la o procedură ajung pe fișa pacientului și mai departe pe documentul de plată — vezi cum funcționează evidența consumabilelor și a aparaturii pentru clinici. Într-o firmă de construcții, aceleași materiale se repartizează pe lucrare, pentru costul real al șantierului.

Documentul propriu-zis se generează din fișa produsului, cu lot, preț și cantitate completate automat — parte din modulul de generare a documentelor. Și, spre deosebire de hârtie, orice anulare rămâne în istoric, cu stocul reversat corect.

Întrebări frecvente

Precizare. Modelul de mai sus este orientativ și trebuie adaptat la situația concretă a firmei tale. Nu ține loc de consultanță juridică sau contabilă — pentru cazuri atipice, cere părerea contabilului sau a unui specialist.