Fișa individuală de instruire este documentul care dovedește că un angajat a fost instruit în domeniul securității și sănătății în muncă. Se completează pentru fiecare persoană în parte, se semnează de cel instruit și de cel care instruiește, și se păstrează la angajator pe toată durata raporturilor de muncă.
Este primul document cerut la orice control și primul căutat după un accident de muncă. Fără el, obligația de instruire se consideră neîndeplinită, indiferent ce s-a discutat efectiv cu angajatul.
Cadrul legal
- Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă — stabilește obligația generală de instruire.
- HG nr. 1425/2006, cu modificările ulterioare — normele metodologice: fazele instruirii, conținutul fișei, periodicitatea.
- Pentru situații de urgență și apărare împotriva incendiilor: Legea nr. 307/2006 și OMAI nr. 712/2005 — instruirea se consemnează, de regulă, într-o fișă distinctă.
Cele trei faze ale instruirii
| Faza | Când | Cine o face |
|---|---|---|
| Introductiv-generală | Înainte de începerea activității, la angajare | Lucrătorul desemnat sau serviciul extern de prevenire |
| La locul de muncă | După cea introductivă, înainte de a lucra efectiv | Conducătorul locului de muncă |
| Periodică | La intervalul stabilit prin instrucțiuni proprii | Conducătorul locului de muncă |
Instruirea periodică se face suplimentar și în situații speciale: la reluarea activității după o absență mai mare, la schimbarea echipamentelor sau a procedurilor de lucru, după un accident sau la modificarea legislației aplicabile.
Model fișă individuală de instruire SSM
Punct de lucru: [___]
FIȘĂ INDIVIDUALĂ DE INSTRUIRE ÎN DOMENIUL
SECURITĂȚII ȘI SĂNĂTĂȚII ÎN MUNCĂ
Numele și prenumele: [_______________]
CNP: [_____________] · Data nașterii: [ZZ.LL.AAAA]
Funcția / ocupația: [_______________] · COR: [______]
Locul de muncă: [_______________]
Data angajării: [ZZ.LL.AAAA]
Aviz medical nr. [___] din [ZZ.LL.AAAA] — apt pentru funcția de mai sus
Echipament individual de protecție acordat:
[___________________________________________________]
──────────────────────────────────────────────────────────────────
INSTRUIRE INTRODUCTIV-GENERALĂ
Data: [ZZ.LL.AAAA] · Durata: [__] ore
Materiale prezentate: [Legea 319/2006, HG 1425/2006, riscuri generale,
acordarea primului ajutor, ______________]
Verificarea însușirii: [admis / respins]
Semnătura celui instruit ……………
Numele și semnătura celui care a efectuat instruirea
[Nume, funcție] ……………
──────────────────────────────────────────────────────────────────
INSTRUIRE LA LOCUL DE MUNCĂ
Data: [ZZ.LL.AAAA] · Durata: [__] ore
Riscuri specifice locului de muncă: …………………………
Instrucțiuni proprii aplicabile: nr. [___], [___]
Verificarea însușirii: [admis / respins]
Semnătura celui instruit ……………
Semnătura conducătorului locului de muncă ……………
Admis la lucru începând cu data de [ZZ.LL.AAAA].
Semnătura conducătorului locului de muncă ……………
──────────────────────────────────────────────────────────────────
INSTRUIRE PERIODICĂ
┌──────────────┬───────┬────────────────────────┬──────────┬──────────┐
│ Data │ Durata│ Tematica / materiale │ Semn. │ Semn. │
│ │ (ore) │ │ instruit │ instructor│
├──────────────┼───────┼────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
└──────────────┴───────┴────────────────────────┴──────────┴──────────┘
Periodicitatea instruirii pentru acest loc de muncă: la [__] luni,
conform instrucțiunilor proprii aprobate prin decizia nr. [___]/[____].
Ce se verifică efectiv la control
- Existența fișei pentru fiecare angajat, inclusiv pentru cei aflați în perioada de probă și pentru cei cu contract pe durată determinată.
- Data instruirii introductive să fie anterioară începerii activității. O fișă completată a doua zi este, formal, o instruire făcută după ce omul a lucrat deja.
- Semnăturile. Ambele, la fiecare rubrică. O fișă semnată doar de instructor nu dovedește nimic despre angajat.
- Respectarea periodicității stabilite prin instrucțiunile proprii. Dacă ai scris „la 6 luni”, la 7 luni ești în neregulă cu propriul document.
- Corelarea cu fișa postului și cu avizul medical. Riscurile instruite trebuie să fie cele ale postului efectiv ocupat — vezi ce presupune o fișă de post bine scrisă.
Greșeli frecvente
- Fișe completate în bloc, cu aceeași dată pentru tot personalul, inclusiv pentru cei angajați ulterior.
- Instruire periodică sărită pentru angajații aflați în concediu la data ședinței, fără recuperare ulterioară.
- Tematica scrisă generic — „norme SSM” — fără trimitere la instrucțiunile proprii aplicabile postului.
- Lipsa instruirii suplimentare după schimbarea unui echipament sau a unei proceduri.
- Fișa PSI confundată cu cea SSM. Sunt reglementate diferit și, de regulă, se țin separat.
Cum ții evidența fără să pierzi termenele
Partea grea nu e completarea fișei, ci urmărirea scadențelor: cine trebuie reinstruit luna asta, cine a lipsit de la ultima ședință, cui îi expiră avizul medical. Într-o firmă cu treizeci de oameni și periodicități diferite pe locuri de muncă, calendarul acesta nu se ține minte.
Într-o platformă care ține fișele de personal, fiecare angajat are termenele lui, iar alertele vin înainte de scadență, nu după — la fel ca la evidența de personal și pontaj. Documentele în sine se completează din fișa angajatului, cu datele de identificare și funcția deja preluate: vezi generarea automată de documente.
Întrebări frecvente
Cine poate face instruirea introductiv-generală?
Lucrătorul desemnat cu atribuții în domeniul SSM, un serviciu intern de prevenire și protecție sau un serviciu extern abilitat. Angajatorul poate îndeplini el însuși aceste atribuții doar în condițiile și pentru categoriile de firme prevăzute de lege.
La ce interval se face instruirea periodică?
Intervalul se stabilește prin instrucțiunile proprii ale firmei, în funcție de riscurile fiecărui loc de muncă, în limitele prevăzute de normele metodologice. Odată stabilit, el devine obligatoriu pentru angajator.
Fișa se ține pe hârtie sau poate fi electronică?
Practica uzuală este fișa pe hârtie, cu semnături olografe, tocmai pentru că semnătura celui instruit este elementul probator. Evidența termenelor și a programărilor poate fi ținută electronic, dar fișa semnată se păstrează.
Un angajat temporar sau un colaborator are nevoie de fișă?
Persoanele care desfășoară activitate la angajator, inclusiv cele puse la dispoziție de un agent de muncă temporară, trebuie instruite privind riscurile de la locul de muncă. Forma de consemnare se stabilește în funcție de raportul juridic existent.
Precizare. Modelul de mai sus este orientativ și trebuie adaptat la situația concretă din firma ta. Nu ține loc de consultanță juridică — pentru cazuri atipice sau litigii, cere părerea unui specialist în dreptul muncii.
