Model fișă individuală de instruire SSM

Fișa individuală de instruire este documentul care dovedește că un angajat a fost instruit în domeniul securității și sănătății în muncă. Se completează pentru fiecare persoană în parte, se semnează de cel instruit și de cel care instruiește, și se păstrează la angajator pe toată durata raporturilor de muncă.

Este primul document cerut la orice control și primul căutat după un accident de muncă. Fără el, obligația de instruire se consideră neîndeplinită, indiferent ce s-a discutat efectiv cu angajatul.

Cadrul legal

• Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă — stabilește obligația generală de instruire.
• HG nr. 1425/2006, cu modificările ulterioare — normele metodologice: fazele instruirii, conținutul fișei, periodicitatea.
• Pentru situații de urgență și apărare împotriva incendiilor: Legea nr. 307/2006 și OMAI nr. 712/2005 — instruirea se consemnează, de regulă, într-o fișă distinctă.

Cele trei faze ale instruirii

Instruirea periodică se face suplimentar și în situații speciale: la reluarea activității după o absență mai mare, la schimbarea echipamentelor sau a procedurilor de lucru, după un accident sau la modificarea legislației aplicabile.

Model fișă individuală de instruire SSM

Cum se completează fișa PSI

Fișa individuală de instruire în domeniul situațiilor de urgență — în practică, „fișa PSI” — urmează aceeași logică în trei faze ca fișa SSM, dar conținutul instruirii diferă: reguli de prevenire a incendiilor, folosirea stingătoarelor și a hidranților, căile de evacuare, modul de alertare și punctul de adunare.

1. Datele salariatului: nume, funcție, loc de muncă, data angajării.
2. Instruirea introductiv-generală: data, durata, materialul prezentat, semnătura celui instruit și a persoanei care a făcut instruirea (cadrul tehnic PSI sau persoana desemnată).
3. Instruirea la locul de muncă: riscurile de incendiu specifice postului — de exemplu, depozitarea materialelor inflamabile sau lucrul cu foc deschis — și echipamentele de intervenție din zonă.
4. Instruirile periodice: câte un rând pentru fiecare sesiune, cu data, tema și cele două semnături.
5. Verificarea: rezultatul testării cunoștințelor, consemnat de conducătorul locului de muncă.

Proces-verbal de instruire: înlocuiește fișa?

Când instruirea periodică se face în grup, multe firme întocmesc un proces-verbal cu tema, durata și lista participanților. Documentul este util ca dovadă a sesiunii, dar nu înlocuiește fișa individuală: fiecare instruire se consemnează și în fișa fiecărui salariat, cu semnătura lui. La control se cer de regulă fișele, iar procesul-verbal vine ca anexă.

Modelul se poate descărca în PDF, tipări și completa de mână, cu semnături olografe. Varianta electronică cu semnătură electronică este acceptată doar dacă procedura internă și semnăturile respectă cerințele legale.

Ce se verifică efectiv la control

1. Existența fișei pentru fiecare angajat, inclusiv pentru cei aflați în perioada de probă și pentru cei cu contract pe durată determinată.
2. Data instruirii introductive să fie anterioară începerii activității. O fișă completată a doua zi este, formal, o instruire făcută după ce omul a lucrat deja.
3. Semnăturile. Ambele, la fiecare rubrică. O fișă semnată doar de instructor nu dovedește nimic despre angajat.
4. Respectarea periodicității stabilite prin instrucțiunile proprii. Dacă ați scris „la 6 luni”, la 7 luni sunteți în neregulă cu propriul document.
5. Corelarea cu fișa postului și cu avizul medical. Riscurile instruite trebuie să fie cele ale postului efectiv ocupat — vedeți ce presupune o fișă de post bine scrisă.

Greșeli frecvente

• Fișe completate în bloc, cu aceeași dată pentru tot personalul, inclusiv pentru cei angajați ulterior.
• Instruire periodică sărită pentru angajații aflați în concediu la data ședinței, fără recuperare ulterioară.
• Tematica scrisă generic — „norme SSM” — fără trimitere la instrucțiunile proprii aplicabile postului.
• Lipsa instruirii suplimentare după schimbarea unui echipament sau a unei proceduri.
• Fișa PSI confundată cu cea SSM. Sunt reglementate diferit și, de regulă, se țin separat.

Cum țineți evidența fără să pierdeți termenele

Partea grea nu e completarea fișei, ci urmărirea scadențelor: cine trebuie reinstruit luna asta, cine a lipsit de la ultima ședință, cui îi expiră avizul medical. Într-o firmă cu treizeci de oameni și periodicități diferite pe locuri de muncă, calendarul acesta nu se ține minte.

Într-o platformă care ține fișele de personal, fiecare angajat are termenele lui, iar alertele vin înainte de scadență, nu după — la fel ca la evidența de personal și pontaj. Documentele în sine se completează din fișa angajatului, cu datele de identificare și funcția deja preluate: vedeți generarea automată de documente.

Întrebări frecvente

Precizare. Modelul de mai sus este orientativ și trebuie adaptat la situația concretă din firma dumneavoastră. Nu ține loc de consultanță juridică — pentru cazuri atipice sau litigii, cere părerea unui specialist în dreptul muncii.