- contact@zarinacrm.ro
- 0758.068.538
Consultația se termină. Documentul e deja pregătit.
Un program de facturare pentru cabinet medical care pornește din fișa pacientului, nu dintr-un tabel separat. Serviciile prestate, pachetele consumate și decontările devin documente fără să retasteze nimeni nimic — iar factura se emite prin SmartBill, Oblio sau FGO, ori direct din platformă, dacă asta alegi.
Instalat pe serverul cabinetului. Fără cost pe utilizator, oricâți oameni ai la recepție.
De ce facturarea într-un cabinet medical nu seamănă cu facturarea obișnuită
Într-un magazin, documentul urmează vânzarea. Într-un cabinet, documentul urmează un act medical care s-a desfășurat în timp, uneori în mai multe ședințe, uneori dintr-un pachet plătit în avans, uneori decontat de altcineva decât pacientul.
De aici vin toate complicațiile pe care le știe orice persoană de la recepție: pacientul a venit la a opta ședință dintr-un pachet de zece și nu are ce plăti azi; are abonament lunar și trebuie doar bifat; a plătit un avans luna trecută; are asigurare privată și factura merge către asigurator; a adus un membru al familiei și cere un singur document pentru amândoi.
Niciuna dintre situațiile astea nu se rezolvă elegant dintr-un program de facturare care nu știe nimic despre pacient. De aceea documentul trebuie să plece din dosarul pacientului, unde există deja istoricul, pachetul, ședințele consumate și ce s-a prestat efectiv.
De la programare la document, fără reintroducere de date
Traseul e același de fiecare dată. Programarea devine prezență, prezența devine fișă de consultație, fișa produce o listă de servicii prestate, iar lista devine documentul de plată.
Nimeni nu retastează numele pacientului, CNP-ul, adresa sau denumirea serviciului. Datele există deja, o singură dată, în fișă. Recepția confirmă și emite.
Consecința practică se vede la sfârșitul zilei: lista de încasări corespunde cu lista de pacienți văzuți. Când cele două nu se potrivesc, diferența are un nume și o oră, nu rămâne o nelămurire generală.
Cine emite efectiv factura: tu alegi, nu noi
Aici e partea pe care majoritatea furnizorilor o ocolesc, iar noi o spunem direct. Cele mai multe cabinete au deja un program de facturare — SmartBill, Oblio sau FGO — și un contabil obișnuit cu el. Nu are sens să îl schimbe pentru că schimbă CRM-ul.
De aceea platforma generează proforma din fișa pacientului și o trimite mai departe, prin cheie API, către programul de facturare pe care îl folosești deja. Factura fiscală se emite acolo, în contul tău, cu seriile tale, iar contabilul lucrează exact cum lucra și înainte. Detaliile conexiunii sunt descrise în pagina despre CRM-ul integrat cu SmartBill.
Dacă preferi ca totul să se întâmple într-un singur loc, emiterea nativă, inclusiv e-Factura, se poate configura la cerere, ca parte din implementare. Nu este activată implicit, pentru că nu toate cabinetele o vor — iar cele care o vor, o vor exact pe fluxul lor.
Alegerea rămâne a clientului, nu a noastră. Ce nu se schimbă, în niciuna dintre variante, este locul de unde pleacă informația: fișa pacientului.
| Varianta | Cum funcționează | Pentru cine e potrivită |
|---|---|---|
| Proformă + program extern | Platforma generează proforma din fișă și o trimite prin API către SmartBill, Oblio sau FGO, unde se emite factura fiscală. | Cabinete care au deja un furnizor de facturare și un contabil obișnuit cu el. |
| Emitere nativă | Documentul fiscal se emite direct din platformă, cu seriile cabinetului, cu transmitere e-Factura. Se configurează la implementare. | Cabinete care vor un singur sistem și nu au atașament față de programul actual de facturare. |
Spune-ne cum facturezi acum — ce program folosești, cine emite, cum tratezi pachetele și abonamentele — și îți arătăm exact ce se schimbă și ce rămâne la fel. Dacă nu se schimbă nimic în bine, o spunem.
Pachete de ședințe, abonamente și membership
Un pachet de zece ședințe de recuperare nu e o factură, e o obligație care se consumă în timp. Platforma îl tratează ca atare: se vinde o dată, se scade la fiecare prezență, are termen de valabilitate și se vede oricând câte ședințe au mai rămas.
La fel funcționează abonamentele lunare și formulele de membership medical: se reînnoiesc la data stabilită, iar recepția vede pe fișă dacă luna curentă e acoperită sau nu, înainte să ceară bani.
Diferența față de o evidență ținută în Excel e că nimeni nu trebuie să își amintească. Ședința consumată se scade la prezență, nu la sfârșitul lunii, când cineva compară două fișiere.
Devizul care devine document de plată
În stomatologie, ortopedie sau medicină estetică, discuția despre bani începe înainte de tratament, cu un plan și un cost estimat. Devizul acela nu trebuie rescris la final.
Se construiește o dată, din nomenclatorul de servicii, se prezintă pacientului, iar pe măsură ce etapele se execută, ele se marchează ca prestate. La final, documentul de plată se generează din ce s-a făcut efectiv, nu din ce s-a estimat inițial — cu diferențele vizibile, nu ascunse.
Modul în care se construiesc ofertele și devizele medicale este descris separat, cu toate câmpurile și variantele de prezentare.
Deviz estimativ
Plan de tratament cu etape, tarife și total estimat, prezentat pacientului înainte.
Proformă
Documentul intermediar care pleacă din fișă către programul de facturare.
Chitanță și încasare
Cu metoda de plată, pentru închiderea corectă a zilei la casă.
Situație de decont
Pentru firme, asiguratori sau aparținători, cu serviciile prestate detaliate.
Ce vede omul de la recepție când vine pacientul
Cea mai scumpă întârziere dintr-un cabinet nu e în cabinet, e la ghișeu: pacientul stă în picioare cât cineva caută dacă mai are ședințe, ce a plătit ultima dată și pe cine se emite documentul.
Ecranul de recepție live arată toate astea într-un singur loc, pe pacientul din față: ce are programat azi, ce pachet are activ, ce restanțe există și ce document urmează să fie emis.
Rezultatul nu e o cifră de marketing, e o observație simplă: discuția despre bani durează mai puțin și se termină fără „vă spun eu data viitoare".
Ce se vede după, în cifre
Un program de facturare pentru cabinet medical are sens abia când răspunde la întrebările de la sfârșitul lunii, nu doar când tipărește documente.
| Întrebarea | Ce arată platforma |
|---|---|
| Cât s-a încasat luna asta, pe medic? | Valoarea documentelor emise, defalcată pe medicul care a prestat serviciul |
| Care servicii aduc cei mai mulți bani? | Clasament pe servicii, cu număr de prestații și valoare |
| Cine are restanțe? | Lista documentelor emise și neîncasate, cu vechimea fiecăruia |
| Câte pachete s-au vândut și câte s-au consumat? | Diferența dintre încasat în avans și prestat efectiv |
| Cât înseamnă abonamentele, lunar? | Venitul recurent, separat de încasările punctuale |
Toate se exportă în Excel și PDF, cu antetul cabinetului. Restul indicatorilor și modul în care se citesc sunt în pagina de rapoarte și analiză pentru clinici.
Unde stau datele financiare și cine le vede
Platforma se instalează pe serverul cabinetului sau pe unul ales de acesta. Datele pacienților și documentele financiare rămân în proprietatea cabinetului — nu există un furnizor extern care să le stocheze și de la care să fie nevoie să le ceri înapoi.
Accesul se dă pe roluri. O persoană care doar programează pacienți nu vede valorile încasate; un medic vede ce a prestat el; administratorul vede totul. Fiecare document emis, modificat sau anulat rămâne în jurnal, cu utilizatorul și ora.
Aceeași logică se aplică și părții de stoc, dacă o folosești — consumabile, aparatură, sterilizare — descrisă în pagina de gestiune pentru clinici medicale.
Termenii care apar în discuția despre facturare medicală
Patru noțiuni care înseamnă lucruri diferite pentru medic, pentru recepție și pentru contabil.
Proformă
Document intermediar, fără valoare fiscală, care conține ce urmează să fie facturat. În platformă, este puntea dintre fișa pacientului și programul de facturare care emite factura propriu-zisă.
Pachet consumabil
Un număr de ședințe plătite în avans, care se sting pe măsură ce sunt prestate. Contabil, banii sunt încasați la vânzare; operațional, obligația rămâne deschisă până la ultima ședință.
Plătitor
Persoana sau entitatea pe care se emite documentul: pacientul, un aparținător, angajatorul sau un asigurator privat. Nu coincide întotdeauna cu cel care primește serviciul medical.
Nomenclator de servicii
Lista serviciilor cabinetului, cu denumirea și tariful fiecăruia. Este sursa unică din care se completează fișele și documentele — motivul pentru care aceeași procedură are același nume pe toate facturile.
Întrebări frecvente
Emite platforma factura fiscală sau doar proforma?
Ambele variante există. Implicit, platforma generează proforma din fișa pacientului și o trimite prin cheie API către SmartBill, Oblio sau FGO, unde se emite factura fiscală în contul tău, cu seriile tale. Emiterea nativă, inclusiv transmiterea e-Factura, se poate configura la cerere, ca parte din implementare.
Trebuie să renunț la SmartBill dacă iau platforma?
Nu. Majoritatea cabinetelor rămân pe furnizorul pe care îl au, iar contabilul lucrează exact ca înainte. Legătura se face prin chei API, iar proforma pleacă din platformă către programul de facturare existent.
Cum se facturează un pachet de ședințe?
Pachetul se emite o singură dată, la vânzare. Ședințele următoare nu mai produc documente de plată — se scad automat din pachet la fiecare prezență, iar fișa arată câte au mai rămas și până când sunt valabile.
Pot emite documentul pe firmă sau pe asigurator, nu pe pacient?
Da. Plătitorul se alege pe document și poate fi pacientul, un aparținător, angajatorul sau un asigurator privat. Serviciile prestate rămân legate de pacient, indiferent cine plătește.
Ce se întâmplă cu abonamentele lunare?
Se reînnoiesc automat la data stabilită, iar recepția vede pe fișa pacientului dacă luna curentă este acoperită înainte să ceară plata. Veniturile din abonamente se raportează separat de încasările punctuale.
Se poate anula un document emis greșit?
Da, prin operațiune de anulare, nu prin ștergere. Documentul rămâne în registru cu starea lui, iar pachetele sau ședințele consumate se reversează corect. Nimic nu dispare din istoric.
Recepția vede valorile încasate de fiecare medic?
Doar dacă rolul ei o permite. Există șapte roluri de acces cu drepturi separate; o persoană care doar programează pacienți nu are acces la valori, iar fiecare acțiune rămâne în jurnalul de audit.
Merge pentru un cabinet stomatologic?
Da, și este unul dintre cazurile în care devizul contează cel mai mult: planul de tratament se construiește înainte, se execută pe etape, iar documentul final se generează din ce s-a prestat efectiv, nu din estimarea inițială.
Datele financiare rămân la cabinet?
Da. Platforma se instalează pe serverul cabinetului sau pe unul ales de acesta, iar datele rămân în proprietatea cabinetului. Nu există un furnizor extern care să le stocheze.
Există abonament lunar pentru platformă?
Nu. Modelul este de licență perpetuă, cu utilizatori nelimitați și instalare pe serverul tău. Configurarea pe fluxul cabinetului se stabilește la implementare, iar prețul final rezultă după o analiză scurtă a situației actuale.
Cât durează până intru în lucru?
Depinde de câte servicii intră în nomenclator și de câți pacienți se preiau din evidența actuală. Instalarea și conectarea la programul de facturare sunt rapide; partea care cere timp este curățarea listei de servicii și a tarifelor. Termenul se stabilește după analiză.
O analiză scurtă, fără obligații: ce program folosești, câți pacienți treci pe lună, cum tratezi pachetele și cine emite documentele. Dacă fluxul tău actual funcționează bine, îți spunem asta, nu îți vindem altceva.
Datele din panourile ilustrative ale acestei pagini sunt exemple, nu situații reale ale unui client. Platforma descrisă este o soluție de administrare a cabinetului — programări, dosar de pacient, servicii prestate și documente de plată. Emiterea documentelor fiscale se face prin programul de facturare ales de cabinet sau, la cerere, nativ, conform configurării stabilite la implementare. Responsabilitatea privind respectarea obligațiilor fiscale și a celor specifice activității medicale revine cabinetului.