Ce este TVA la încasare și cine poate aplica regimul

TVA la încasare este regimul opțional în care TVA-ul devine exigibil la data încasării facturii, nu la data emiterii ei, în limita a 90 de zile. Ajută firmele care încasează greu, pentru că nu mai plătesc la stat o taxă pe care încă nu au primit-o de la client. Mai jos: cine poate aplica regimul, un exemplu pe aceeași factură cu și fără TVA la încasare și ce obligații apar.

Ce reprezintă regimul de TVA la încasare în 2026?

Regimul de TVA la încasare este un mecanism fiscal opțional care modifică momentul exigibilității taxei. Spre deosebire de regimul general, unde TVA devine colectată în momentul emiterii facturii, în acest sistem, obligația de plată apare doar atunci când banii intră în contul firmei. Pentru a gestiona corect aceste fluxuri, multe firme din România au ales investiția în sistemul CRM Zarina, care automatizează monitorizarea facturilor neîncasate și a termenelor de plată.

Această facilitate fiscală a fost concepută pentru a proteja firmele mici și mijlocii de situația paradoxală în care trebuie să vireze TVA la stat pentru facturi pe care clienții nu le-au achitat încă. Într-o perioadă în care presiunile economice sunt constante, analizând ce este inflația și cum influențează business-ul, devine evident că păstrarea disponibilităților bănești în interiorul firmei pentru o perioadă mai lungă este un avantaj competitiv major.

Cine poate aplica regimul de TVA la încasare?

Conform reglementărilor fiscale valabile în iulie 2026, regimul poate fi aplicat de persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA care au sediul activității economice în România. Principalul criteriu de eligibilitate este cifra de afaceri anuală, care nu trebuie să depășească plafonul legal stabilit prin Codul Fiscal. Dacă firma dumneavoastră se află sub acest plafon, puteți opta pentru acest regim prin depunerea unei notificări la organele fiscale competente.

Există însă și limitări. Nu pot aplica acest regim persoanele impozabile care fac parte dintr-un grup fiscal unic sau firmele care nu au sediul în România. De asemenea, anumite operațiuni, cum ar fi livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care beneficiarul este o persoană afiliată, sunt excluse de la acest regim. Pentru a evita erorile de raportare, procesul de implementare CRM include adesea configurări specifice pentru marcarea facturilor care intră sub incidența acestui regim, asigurând o legătură nativă cu sistemele de contabilitate.

Exemplu: aceeași factură, cu și fără TVA la încasare

Pentru o firmă cu termene lungi de încasare, sistemul eliberează bani: în exemplu, 10.500 lei rămân în firmă două luni în plus. Contrapartida este evidența: plățile către furnizori trebuie urmărite la fel de atent, pentru că TVA-ul de pe facturile primite se deduce tot doar la plată. Și clienții sunt afectați: cine cumpără de la o firmă care aplică TVA la încasare deduce TVA-ul abia după ce plătește factura, iar mențiunea „TVA la încasare” trebuie să apară pe factură.

Dacă în cursul anului cifra de afaceri depășește plafonul, firma iese din sistem din perioada fiscală următoare, după notificarea ANAF. Pentru tranziția din 2026, depășirile plafonului vechi de 4.500.000 lei în ianuarie–februarie 2026 nu au dus la radiere, dacă firma a rămas sub noul plafon de 5.000.000 lei.

Diferența dintre TVA la facturare și TVA la încasare

Alegerea regimului fiscal corect poate însemna diferența dintre stabilitate și blocaj financiar. Tabelul de mai jos sintetizează principalele diferențe dintre cele două sisteme:

Indiferent de momentul exigibilității, suma rămâne aceeași. Dacă aveți un total cu TVA inclus și doriți să aflați baza, extragi TVA-ul dintr-o sumă cu TVA inclus în două clicuri.

Avantajele aplicării acestui regim în imobiliare și servicii

Pentru agențiile imobiliare care gestionează comisioane mari sau pentru firmele de construcții care lucrează pe stadii de execuție, TVA la încasare este salvator. De exemplu, un sistem CRM pentru agenții imobiliare eficient va corela statusul contractului de vizionare cu cel al facturii emise, permițând managerului să vadă exact ce sume sunt blocate în facturi neîncasate și ce obligații fiscale vor genera acestea în viitorul apropiat.

Un alt beneficiu este prevenirea decapitalizării. Într-un scenariu pesimist, neplata facturilor la timp poate împinge o firmă spre riscul de insolvență și efectele sale negative, deoarece statul nu acceptă întârzierea plății taxelor pe motiv că „nu a plătit clientul”. Prin acest regim, riscul este transferat parțial către momentul lichidării creanței.

Cum ajută digitalizarea gestionarea regimului de TVA

Deși oferă avantaje financiare, regimul de TVA la încasare aduce o povară administrativă suplimentară: trebuie să țineți o evidență extrem de clară a încasărilor și plăților pentru a determina exact când trebuie declarată taxa. Aici intervine Zarina CRM. Cu o investiție unică de 2.990 € + TVA, fără abonamente lunare, firmele obțin un activ digital care monitorizează automat aceste fluxuri.

Sistemul include integrare nativă cu e-Factura ANAF prin platforme ca SmartBill sau FGO, ceea ce înseamnă că fiecare factură emisă este urmărită până la încasare. De asemenea, descoperiți toate avantajele Zarina CRM în ceea ce privește utilizatorii nelimitați și stocarea datelor pe serverul propriu (self-hosted), oferind control total asupra informațiilor financiare sensibile fără costuri recurente care să afecteze bugetul pe termen lung.

Automatizarea proceselor și impactul în vânzări

Dincolo de aspectele pur fiscale, un CRM modern ajută la accelerarea încasărilor prin remindere inteligente și automatizarea email marketing pentru notificările de plată. Dacă un client întârzie plata, sistemul poate trimite automat o notificare, reducând timpul în care banii stau blocați și, implicit, momentul în care firma trebuie să regleze conturile cu ANAF.

Întrebări frecvente

Cât timp pot rămâne în regimul de TVA la încasare?

Puteți rămâne în acest regim atâta timp cât cifra de afaceri anuală rămâne sub plafonul stabilit de lege. Dacă depășiți acest plafon, aveți obligația de a ieși din regim începând cu perioada fiscală următoare celei în care a fost atinsă limita, depunând notificarea corespunzătoare la ANAF.

Ce se întâmplă dacă o factură nu este încasată niciodată?

În cazul facturilor neîncasate într-un termen stabilit (de regulă 1 an de la emitere), legislația poate impune exigibilitatea taxei chiar și în absența banilor. Este esențial să monitorizați vechimea soldurilor utilizând rapoartele KPI din CRM pentru a evita surprizele la controlul fiscal.

Pot deduce TVA-ul de la furnizori imediat dacă sunt în acest regim?

Nu. În regimul de TVA la încasare, dreptul de deducere este amânat până în momentul în care plătiți factura către furnizorul dumneavoastră. Acest lucru înseamnă că trebuie să aveți o evidență strictă a plăților efectuate, nu doar a facturilor primite.

Este obligatoriu să folosesc un soft pentru acest regim?

Nu este obligatoriu prin lege, dar este practic imposibil să gestionați manual sute de facturi cu termene diferite de încasare fără a face greșeli în decontul de TVA (D300). Un sistem automatizat precum Zarina CRM reduce riscul de amenzi și erori umane.

Cine nu poate aplica sub nicio formă TVA la încasare?

Companiile care fac parte dintr-un grup fiscal, cele care nu au sediul în România sau firmele care depășesc plafonul de cifră de afaceri nu pot aplica acest regim. De asemenea, tranzacțiile cu persoane afiliate sunt întotdeauna excluse de la beneficiul amânării exigibilității taxei.

Disclaimer: Informațiile fiscale se pot modifica în funcție de actualizările legislative. Vă recomandăm să consultați un expert contabil pentru analize specifice și să contactați biroul de vânzări Zarina CRM pentru detalii despre versiunile software actualizate.