Cum emiți o e-Factură pas cu pas în 2026
Pe scurt: Pentru a emite o e-Factură, generezi factura în format XML, o validezi, te autentifici în SPV cu certificatul digital și o transmiți — manual din portalul ANAF sau automat printr-un program de facturare. După transmitere, ANAF îi atribuie un index de încărcare și, dacă e corectă, statusul „validat". Cel mai simplu e cu un program integrat: emiți factura și restul se întâmplă automat.
Cele două metode de a emite o e-Factură
Există două moduri de a transmite o factură în sistemul RO e-Factura: manual, prin portalul SPV, sau automat, printr-un program de facturare. Ambele duc la același rezultat — o factură XML validată de ANAF — dar diferă prin efort și risc de eroare.
Nu există o aplicație separată „e-Factura ANAF" instalabilă. Fie folosești interfața web a SPV, fie un program de facturare compatibil care se conectează la ANAF în locul tău.
Pașii de emitere a unei e-Facturi
Indiferent de metodă, fluxul are aceiași pași de bază. Cu un program integrat, pașii 2-6 se întâmplă automat.
- Emite facturaCreezi factura normal, cu datele complete: emitent, client (CUI/CNP corect), produse sau servicii, cantități, prețuri și cota de TVA.
- Generează fișierul XMLFactura se convertește în format XML UBL 2.1, conform standardului european EN 16931 cu regulile CIUS-RO. Un program de facturare face asta automat; manual, folosești aplicația gratuită a Ministerului Finanțelor.
- Validează structura XMLÎnainte de transmitere, XML-ul este verificat față de schemele și regulile ANAF. Poți valida și manual pe anaf.ro/uploadxml. O eroare prinsă acum se corectează în minute, nu în ore.
- Autentifică-te în SPVAccesezi Spațiul Privat Virtual cu certificatul digital calificat. Cu un program de facturare, autorizarea se face o singură dată, apoi nu mai ai nevoie de token la fiecare transmitere.
- Transmite facturaManual: în meniul de factură electronică, la Trimitere factură, alegi sintaxa UBL și CIF-ul, încarci XML-ul și trimiți. Automat: programul o trimite singur în SPV, imediat sau la momentul configurat.
- Verifică statusulANAF atribuie un index de încărcare și validează factura. Statusul trece prin starea de analiză și, dacă e corect, devine validat (bifă verde). Erorile sunt semnalate ca să le corectezi.
Pentru contextul complet — obligații, termene, sancțiuni — vezi ghidul complet e-Factura 2026.
Manual în SPV vs automat cu program de facturare
Transmiterea manuală e gratuită, dar consumă timp și atenție; cea automată elimină munca repetitivă și riscul de a rata termenul.
| Aspect | Manual (SPV) | Automat (program) |
|---|---|---|
| Cost | Gratuit | Abonament / licență |
| Timp per factură | Câteva minute | Instant |
| Generare XML | Manuală (app MF) | Automată |
| Certificat digital | La fiecare transmitere | O singură dată (autorizare) |
| Risc de eroare | Mai mare | Redus (prevalidare) |
| Verificare status | Manuală în SPV | Automată în aplicație |
Pentru volume mici (câteva facturi pe lună), varianta manuală poate fi suficientă. Pentru orice afacere cu facturi recurente, automatizarea devine practic o necesitate.
Ce se întâmplă după transmitere
După încărcarea în SPV, ANAF atribuie facturii un index de încărcare și îi verifică structura. Statusul trece prin „în analiză" și, dacă totul e corect, devine „validat", moment în care factura primește sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
- Status „validat": factura e recunoscută fiscal și disponibilă clientului în SPV-ul lui.
- Status „cu eroare": factura e considerată netransmisă; corectezi și retrimiți în termen.
- Disponibilitate: facturile rămân în SPV 60 de zile, apoi se arhivează — păstrarea pe termen lung e responsabilitatea ta.
O factură validată nu mai poate fi modificată. Pentru corecții se emite o factură storno, transmisă la rândul ei în termen.
Cel mai simplu: emitere dintr-un CRM integrat
Un CRM cu integrare e-Factura reduce tot fluxul la un singur pas: emiți factura din sistem, iar restul se întâmplă automat. Zarina CRM generează factura direct din ofertă sau comandă și o transmite în SPV prin SmartBill, FGO sau Oblio, fără introducere manuală a datelor.
Avantajul unui sistem unificat este că lead-ul devine ofertă, oferta devine comandă, comanda devine factură, iar factura ajunge automat în e-Factura — totul într-o singură platformă. Vezi integrarea e-Factura ANAF în Zarina CRM.
Întrebări frecvente — emitere e-Factură
Nu. e-Factura acceptă doar format XML (UBL 2.1, conform EN 16931 / CIUS-RO). Un PDF trimis pe email nu este o factură electronică în sensul RO e-Factura.
PDF-ul este doar o reprezentare vizuală generată ulterior; factura valabilă fiscal este fișierul XML validat de ANAF.
Transmiterea manuală se face prin portalul SPV: generezi XML-ul, te autentifici cu certificatul digital, încarci fișierul și verifici statusul. E gratuită, dar consumă timp și ai risc să uiți de termen.
Transmiterea automată se face printr-un program de facturare conectat la ANAF: emiți factura și sistemul o trimite singur în SPV, cu prevalidare și verificarea statusului. Majoritatea firmelor aleg această variantă.
Manual, procesul durează câteva minute de la generarea XML-ului până la încărcarea în SPV, plus timpul de validare al ANAF (de la câteva secunde la câteva ore). Automat, transmiterea e practic instantanee după emitere.
Indexul de încărcare este numărul unic pe care ANAF îl atribuie fiecărei facturi transmise în SPV. Este dovada că factura a fost preluată în sistem și îți permite să urmărești statusul procesării.
Facturile și răspunsurile ANAF sunt disponibile pentru descărcare în SPV timp de 60 de zile, după care se arhivează. Responsabilitatea păstrării pe termen lung (minimum 5 ani, conform Legii contabilității) rămâne la contribuabil.
Nu, dacă folosești un program de facturare integrat. Toată partea tehnică — generarea XML-ului, conexiunea cu ANAF, validarea — se întâmplă în spatele aplicației. Tu doar emiți factura normal.
Emiterea manuală prin SPV cere ceva mai multă atenție (generare XML, autentificare cu token), dar rămâne accesibilă pentru volume mici.
Un CRM cu integrare e-Factura, precum Zarina CRM, generează factura direct din ofertă sau comandă și o transmite automat în SPV prin SmartBill, FGO sau Oblio. Nu mai introduci datele de două ori și nu mai jonglezi între aplicații.
Astfel, pașii de mai sus se reduc practic la unul singur: emiți factura din CRM, iar restul se întâmplă automat.
Surse oficiale
- Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) — anaf.ro
- Ghidul oficial RO e-Factura (ANAF), OPANAF 1366/2021 (specificații RO_CIUS), OUG 89/2025
Emite și trimite e-Factura dintr-un singur click
Zarina CRM generează facturile din oferte și comenzi și le transmite automat în e-Factura ANAF prin SmartBill, FGO sau Oblio. Licență unică, utilizatori nelimitați.
