CHECKLIST PRINTABIL • 16 DOCUMENTE • ACTUALIZAT 2026

Documente necesare pentru un proiect de digitalizare: checklistul complet al dosarului de finanțare

Q: Câte oferte de preț trebuie să depun pentru aceeași achiziție?

Depinde de apel. Numărul de oferte cerute pentru fundamentarea unei linii de buget variază de la un ghid la altul și uneori în funcție de valoarea achiziției, deci se verifică în ghidul solicitantului. Indiferent de număr, cerințele de conținut rămân aceleași: identificarea furnizorului, specificații tehnice, preț defalcat, dată și termen de valabilitate.

Q: Cât timp trebuie să fie valabilă o ofertă de preț?

Suficient cât să acopere perioada de evaluare, nu doar ziua depunerii. Realist, evaluarea și selecția durează 2-4 luni, iar contractarea încă 1-2 luni, așa că o ofertă valabilă 30 de zile expiră înainte de a fi citită. Cere furnizorului o valabilitate corelată cu calendarul apelului.

Dosarul de finanțare pentru digitalizare se construiește, de regulă, din patru familii de documente: actele de identificare ale firmei, documentele financiare și fiscale, documentele tehnice ale investiției și declarațiile pe proprie răspundere. Lista exactă se stabilește prin ghidul fiecărui apel, dar structura se repetă aproape identic de la un program la altul. Mai jos ai checklistul de lucru și erorile care duc cel mai des la respingere.

Vezi checklistul complet Cum arată o ofertă acceptată

Structurat pe cele 4 blocuri din ghiduri Ofertă formală pentru dosar la cerere Fișă tehnică gata de anexat

Actualizat: 18 august 2026 · Verificăm periodic cerințele din ghidurile publicate de MIPE și de agențiile regionale

Checklist dosar finanțare digitalizare

Ce documente necesare apar în aproape orice dosar de digitalizare?

Documentele necesare unui proiect de digitalizare demonstrează, în majoritatea ghidurilor, trei lucruri: că firma există și funcționează legal, că poate susține cofinanțarea și că investiția propusă este descrisă credibil. Restul sunt declarații prin care îți asumi condițiile programului. Marcajele indică documentele care apar în aproape toate apelurile și pe cele care apar doar la unele.

1. Documente de identificare a firmei

Certificat constatator emis de ONRC Aproape mereu Din el se citesc codurile CAEN autorizate, sediile, acționariatul și starea firmei. Se cere în formă recentă, deci se obține spre finalul pregătirii dosarului.

Act constitutiv și toate actele de modificare Aproape mereu Forma actualizată, cu tot istoricul: sediu, acționariat, capital, coduri CAEN. Un act adițional lipsă din lanț este motiv clasic de clarificări.

Împuternicire pentru persoana care semnează Doar dacă e cazul Necesară când semnează altcineva decât administratorul înscris la ONRC. Mandatul trebuie să acopere explicit depunerea și semnarea în platformă.

2. Documente financiare și fiscale

Situații financiare anuale depuse și înregistrate Aproape mereu Exemplarul depus, cu dovada înregistrării. Din el se verifică, în multe apeluri, condiții precum un exercițiu financiar cu profit din exploatare pozitiv.

Balanța de verificare Aproape mereu Cea aferentă ultimei perioade încheiate — imaginea intermediară între două bilanțuri.

Certificat de atestare fiscală — buget de stat Aproape mereu Emis de ANAF, atestă lipsa obligațiilor restante. Are valabilitate limitată: obținut prea devreme, expiră înainte de evaluare.

Certificat de atestare fiscală — buget local Aproape mereu Câte unul pentru fiecare localitate cu sediu sau punct de lucru. Cel mai frecvent uitat document din dosar.

3. Documente tehnice ale investiției

Plan de afaceri sau descrierea investiției Aproape mereu Piesa pe care se dă efectiv punctajul: ce problemă rezolvă digitalizarea, ce module se achiziționează, cine le folosește, ce indicatori se modifică. „Achiziție software” nu este o descriere a investiției.

Oferte de preț de la furnizori, cu specificații tehnice Aproape mereu Fundamentează fiecare linie de buget. Numărul cerut variază de la un apel la altul; cerințele de conținut sunt însă constante și le detaliem mai jos.

Documente privind locul de implementare Aproape mereu Titlu de proprietate, contract de închiriere sau alt drept de folosință. Locul declarat trebuie înregistrat ca sediu ori punct de lucru, în regiunea care finanțează.

CV-urile echipei de proiect Doar la unele apeluri Se cer când grila punctează capacitatea de implementare a solicitantului.

4. Declarații și anexe-tip

Declarația de eligibilitate Aproape mereu Confirmi pe proprie răspundere condițiile de acces: firma nu este în insolvență sau lichidare, nu are obligații fiscale restante, nu se încadrează în situațiile de excludere din ghid.

Declarația privind ajutoarele de minimis primite Aproape mereu Inventarul ajutoarelor primite de firmă și de întreprinderile cu care formează o întreprindere unică. Omisiunile nu se tratează ca erori de formă.

Declarația de angajament privind cofinanțarea Aproape mereu Îți asumi contribuția proprie și cheltuielile neeligibile. Programele funcționează de regulă pe rambursare: plătești integral furnizorii înainte de a primi banii.

Declarația privind respectarea principiilor orizontale Aproape mereu Egalitate de șanse, dezvoltare durabilă, accesibilitate. Unele grile cer și explicarea concretă în corpul proiectului.

Anexele-tip ale ghidului, în formatul impus Aproape mereu Fiecare apel publică propriile modele. Un model dintr-un apel anterior face documentul neconform, oricât de corect ar fi de fond.

Această listă nu înlocuiește ghidul solicitantului. Este structura care se repetă în majoritatea ghidurilor pentru digitalizare, nu o listă oficială. Lista opozabilă, formatul anexelor, numărul de oferte și termenele de valabilitate se verifică exclusiv în ghidul apelului la care aplici.

Acte necesare fonduri europene IMM

Cine emite fiecare document și cât durează să îl obții?

Documentele dosarului se împart în două categorii cu logici opuse: cele emise de terți, care se așteaptă și care expiră, și cele redactate de tine. Ordinea de lucru pornește de la primele.

Document	Cine îl emite	Expiră?	Când îl pregătești
Certificat constatator	ONRC	Da	Aproape de depunere, ca să fie recent la evaluare
Act constitutiv și acte de modificare	Arhiva proprie a firmei / ONRC	Nu	Din prima zi — verifică dacă lanțul de modificări e complet
Situații financiare depuse	Contabilitate, cu dovada înregistrării	Nu	Din prima zi
Balanța de verificare	Contabilitate	Se actualizează lunar	Aproape de depunere, pentru cea mai recentă perioadă
Certificate de atestare fiscală	ANAF și direcțiile locale de taxe	Da	Aproape de depunere; câte unul pentru fiecare localitate cu sediu sau punct de lucru
Oferte de preț	Furnizorii soluției	Da	Cu suficient timp înainte: cere valabilitate lungă, nu ofertă rapidă
Documente pentru locul de implementare	Cadastru, notar sau proprietar	Contractul de închiriere, da	Devreme — verifică dacă acoperă și perioada de durabilitate
Declarații și anexe-tip	Firma solicitantă, pe formularele ghidului	Nu	La final, după ce bugetul și descrierea investiției sunt fixate

Glisează lateral pentru a vedea tot tabelul

Regula practică: documentele care expiră se obțin ultimele, cele care nu expiră se strâng primele. Cel mai des se pierde timp pe actele de modificare lipsă din arhivă și pe certificatele fiscale locale ale punctelor de lucru secundare.

Oferte de preț pentru dosar

Ce trebuie să conțină o ofertă de preț ca să fie acceptată la evaluare?

O ofertă de preț este acceptată atunci când permite evaluatorului să verifice singur trei lucruri: cine este furnizorul, ce livrează exact și cât costă fiecare componentă. Orice element lipsă o transformă într-o simplă afirmație de preț — iar prețurile nejustificate se taie din buget.

Antet și date de identificare

Denumire completă, CUI, număr de înregistrare, sediu, date de contact. Fără identificarea emitentului, oferta nu poate fi verificată.

Data emiterii

Suficient de recentă încât prețul să fie credibil la momentul evaluării. O ofertă nedatată este, practic, inutilizabilă.

Specificații tehnice detaliate

Module, funcționalități, utilizatori, tipul licenței, cerințe de infrastructură, implementare, migrarea datelor, instruire. Aici se pierde sau se câștigă linia de buget.

Cel mai des greșit

Preț defalcat pe componente

Licență, implementare, personalizare, migrare, instruire — fiecare cu valoarea ei. Altfel o componentă neeligibilă poate atrage respingerea întregii linii.

Termen de valabilitate

Trebuie să acopere evaluarea, nu doar ziua depunerii: evaluarea și selecția durează de regulă 2–4 luni, contractarea încă 1–2 luni.

Verifică durata

Corespondență cu bugetul proiectului

Denumirile din ofertă trebuie să apară identic în bugetul cererii de finanțare, altfel urmează o solicitare de clarificări.

Ofertă respinsă

„Soft CRM — 15.000 EUR”

Nu se vede ce se cumpără: licență sau abonament, câți utilizatori, ce module
Nu poate fi comparată cu alta: nu descrie același obiect
Nu separă componentele eligibile de cele neeligibile
Nu susține punctajul tehnic: nu spune ce tehnologii intră efectiv în firmă
Rezultat tipic: clarificări, reducerea liniei de buget sau eliminarea ei

Ofertă utilizabilă

Ofertă cu specificație tehnică

Tipul licenței și modul de găzduire, explicite
Module și funcționalități, cu numărul de utilizatori acoperiți
Servicii separate: implementare, migrarea datelor, instruire
Preț defalcat pe fiecare componentă, cu moneda precizată
Valabilitate care acoperă evaluarea și contractarea

Dacă evaluezi un CRM pentru dosar: îți punem la dispoziție fișa tehnică Zarina CRM pentru dosar — module, funcționalități și cerințe de infrastructură redactate în limbajul ghidurilor. La cerere emitem și ofertă formală, cu antet, specificații defalcate și valabilitate corelată cu calendarul apelului. Fiind licență perpetuă pe serverul firmei, investiția se justifică mai simplu pe perioada de durabilitate.

Erori de documentație

Șase greșeli de dosar care duc la respingere sau clarificări

Cele mai multe proiecte nu pică pe idee, ci pe documentație. Erorile de mai jos sunt vizibile în cinci minute de verificare — dar verificarea nu se face.

Certificate fiscale expirate la data evaluăriiValabile la depunere, expirate când ajunge proiectul la evaluator. Se cer ultimele, nu primele.

Certificatul fiscal local lipsă pentru un punct de lucruSe cere doar de la primăria sediului social, uitând punctele de lucru din alte localități — inclusiv locul de implementare.

Oferte fără specificații tehniceUn rând de descriere și o sumă: nu justifică bugetul și nu pot fi comparate între ele.

Anexe completate pe un model dintr-un apel anteriorFormularele se schimbă de la un apel la altul, iar formatul greșit înseamnă document neconform.

Declarația de minimis incompletăSunt raportate doar ajutoarele firmei solicitante, nu și cele ale întreprinderilor legate.

Neconcordanțe între documenteAdresa locului de implementare diferă între certificatul constatator, contract și cererea de finanțare. Sau denumirea achiziției diferă între ofertă și buget.

Solicitarea de clarificări are termen scurt și, de regulă, o singură rundă. Un document care nu poate fi obținut în intervalul acordat se transformă direct în respingere. De aceea dosarul se verifică integral înainte de depunere.

Întrebări frecvente

Documentele dosarului — răspunsuri directe

Care este documentul cel mai des uitat din dosar?

Certificatul de atestare fiscală de la bugetul local, pentru punctele de lucru din alte localități decât sediul social. Firmele cer reflex un singur certificat, de la primăria sediului, iar lipsa celuilalt generează clarificări exact când timpul este cel mai scurt.

Ce este declarația de eligibilitate?

Este declarația pe proprie răspundere prin care reprezentantul legal confirmă că firma îndeplinește condițiile de acces ale apelului: nu se află în insolvență sau lichidare, nu are obligații fiscale restante, nu se încadrează în situațiile de excludere din ghid.

Se semnează pe formularul-tip al apelului și este verificabilă prin celelalte documente ale dosarului.

Câte oferte de preț trebuie să depun pentru aceeași achiziție?

Depinde de apel. Numărul variază de la un ghid la altul și, uneori, în funcție de valoarea achiziției — este una dintre primele informații de verificat în ghidul solicitantului.

Indiferent de număr, cerințele de conținut rămân aceleași: identificarea furnizorului, specificații tehnice, preț defalcat, dată și valabilitate.

Cât timp trebuie să fie valabilă o ofertă de preț?

Suficient cât să acopere evaluarea, nu doar depunerea: realist, evaluarea și selecția durează 2–4 luni, iar contractarea încă 1–2 luni. O ofertă valabilă 30 de zile expiră, în practică, înainte de a fi citită.

De ce este respinsă o ofertă de tipul „soft CRM — 15.000 EUR”?

Pentru că nu justifică nimic. Evaluatorul nu poate stabili ce se cumpără — licență perpetuă sau abonament, câți utilizatori, ce module — și nu o poate compara cu altă ofertă. Fără specificații tehnice nu se poate separa partea eligibilă de cea neeligibilă, așa că linia de buget este redusă sau eliminată.

Ce se întâmplă dacă lipsește un document la depunere?

De regulă primești o solicitare de clarificări, cu termen scurt și, în multe apeluri, o singură rundă. Dacă documentul poate fi obținut în intervalul acordat, proiectul continuă; dacă nu, rezultatul este respingerea. Regulile exacte privind ce se poate completa ulterior se verifică în ghid.

Am nevoie de documente pentru locul de implementare dacă softul este în cloud?

Da. Locul de implementare este locația firmei în care se produce efectul investiției, nu locația serverului. Trebuie declarat, dovedit printr-un drept de folosință și, în multe apeluri, situat în regiunea care finanțează. Documentul ar trebui să acopere și perioada de durabilitate, de 3–5 ani.

Când se semnează declarațiile pe proprie răspundere?

La final, după ce bugetul și descrierea investiției sunt fixate. Declarațiile preiau date din restul dosarului, așa că semnate prea devreme ajung să contrazică versiunea finală a cererii.

Continuă documentarea

Restul silozului de finanțare

Ghidul complet: fonduri pentru digitalizarea IMM Programele active, cheltuielile eligibile, pașii de depunere și obligațiile după finanțare, într-un singur loc. Cum se depune dosarul în MySMIS2021 Platforma prin care se încarcă documentele: cont, roluri, structura cererii de finanțare și erorile de încărcare. Grila de punctaj și evaluarea proiectului Ce se punctează efectiv și cum influențează descrierea investiției scorul final. Cheltuieli eligibile și neeligibile Ce se decontează, ce nu se decontează niciodată și unde apar cele mai costisitoare confuzii. Ce software se decontează CRM, ERP și restul categoriilor de soluții care apar nominalizate în ghidurile de digitalizare.

Îți lipsesc specificațiile tehnice și oferta?

Cele două documente pe care le obții cel mai repede sunt și cele care influențează direct punctajul tehnic: fișa tehnică a soluției și oferta de preț defalcată. Îți trimitem fișa tehnică Zarina CRM redactată în limbajul ghidurilor, plus — la cerere — ofertă formală cu antet, preț defalcat și valabilitate corelată cu calendarul apelului tău.

Zarina CRM nu este firmă de consultanță în fonduri europene și nu garantează aprobarea proiectului sau decontarea cheltuielilor. Furnizăm soluția software și documentația tehnică necesară dosarului. Lista de mai sus are caracter orientativ și reflectă structura care apare de regulă în ghidurile pentru digitalizare; lista opozabilă, formatul anexelor și termenele se verifică exclusiv în ghidul solicitantului al apelului la care aplici.

Ultima verificare a cerințelor de documentație: 18 august 2026