Pe scurt: TVA colectat − TVA deductibil. Rezultat pozitiv înseamnă TVA de plată, virat până pe 25 a lunii următoare. Rezultat negativ înseamnă sold negativ, pe care îl poți reporta sau solicita la rambursare.
Pragul pe care puțini îl cunosc: sub 5.000 de lei soldul negativ nu poate fi cerut la rambursare — se reportează obligatoriu. Peste prag, bifezi opțiunea de rambursare în decontul 300, iar termenul legal de soluționare este de 45 de zile.
pragul minim pentru a cere rambursarea
termenul legal de soluționare
termenul de depunere și plată
cotele la care se calculează ambele componente
Cele două componente ale ecuației
- TVA colectat — taxa adăugată pe facturile emise și încasată de la clienți. Nu este venit al firmei, sunt banii statului aflați temporar la tine. Se înregistrează în contul 4427.
- TVA deductibil — taxa plătită furnizorilor la achiziții destinate activității economice. Se înregistrează în contul 4426.
TVA colectat − TVA deductibil = poziția de TVA| Rezultat | Ce înseamnă | Cont | Ce faci |
|---|---|---|---|
| Pozitiv — colectatul depășește deductibilul | TVA de plată. Datorie față de bugetul de stat | 4423 | Virezi suma până pe 25 a lunii următoare |
| Negativ — deductibilul depășește colectatul | Sold negativ. Creanță asupra bugetului | 4424 | Reportezi în perioada următoare sau ceri rambursarea |
Regularizarea se face la finalul fiecărei perioade fiscale, lunar sau trimestrial, în funcție de vectorul fiscal al firmei.
Nota contabilă de regularizare:
4426 TVA deductibilă
4423 TVA de plată
Exemplu de calcul
Lună obișnuită — rezultă TVA de plată
| Operațiune | Bază | TVA 21% |
|---|---|---|
| Facturi emise clienților | 150.000 lei | 31.500 lei colectat |
| Facturi primite de la furnizori | 90.000 lei | 18.900 lei deductibil |
| TVA de plată | — | 12.600 lei |
Suma se virează până pe 25 a lunii următoare, odată cu depunerea decontului 300.
Aceeași lună, cu o investiție — rezultă sold negativ
Firma cumpără în plus un utilaj de 200.000 lei fără TVA.
| Element | Sumă |
|---|---|
| TVA colectat | 31.500 lei |
| TVA deductibil curent | 18.900 lei |
| TVA deductibil din investiție | 42.000 lei |
| Total deductibil | 60.900 lei |
| Sold negativ | 29.400 lei |
| Peste pragul de 5.000 lei | se poate cere rambursarea |
Investițiile mari sunt principala cauză a soldurilor negative. La fel și lunile cu achiziții masive de stoc înaintea unui sezon.
Poziția de TVA o afli pe 20, dar decizia o iei pe 5.
Zarina CRM ține la zi facturile emise și încasările, cu transmitere în e-Factura prin SmartBill, FGO sau Oblio. Vezi ce ai facturat și ce ai încasat în timp real, ca să știi dacă îți ajung banii de TVA înainte să vină scadența, nu după.
Licență pe viață, utilizatori nelimitați, instalat pe găzduirea firmei tale.
Ce faci cu soldul negativ
Ai două variante, iar alegerea se face bifând sau nu opțiunea de rambursare în decontul 300.
| Report | Rambursare | |
|---|---|---|
| Cum se face | Nu bifezi nimic. Soldul trece automat în perioada următoare | Bifezi opțiunea de rambursare în decont |
| Prag minim | Fără prag | Peste 5.000 lei. Sub acest nivel, soldul se reportează obligatoriu |
| Timp până la bani | Se compensează cu TVA-ul de plată din lunile următoare | Termen legal de 45 de zile, 90 dacă se dispune inspecție anticipată |
| Risc | Niciunul | Declanșează analiză de risc și posibil control fiscal |
| Când are sens | Când urmează luni cu TVA de plată care va absorbi soldul | Când suma e mare și nu se va compensa curând |
Soldul negativ nu se pierde niciodată. Se reportează la nesfârșit până când e compensat sau rambursat.
Pragul de 5.000 de lei se raportează la soldul perioadei, nu la cel cumulat. Dacă ai 3.000 de lei sold negativ într-o lună, nu poți cere rambursarea — dar suma se reportează, iar dacă luna următoare adaugi încă 4.000, soldul cumulat de 7.000 devine solicitabil.
Rambursare cu control anticipat sau ulterior
| Tip | Când se aplică | Efect |
|---|---|---|
| Control ulterior | Procedura standard pentru majoritatea contribuabililor | Banii se rambursează întâi, verificarea vine ulterior |
| Control anticipat | Contribuabili cu risc de rambursare necuvenită, cu fapte înscrise în cazier fiscal, aflați în insolvență, sau când suma și circumstanțele o impun | Inspecția are loc înainte de aprobare. Termenul se prelungește la 90 de zile |
Încadrarea se face pe baza analizei de risc realizate de ANAF, nu la cererea contribuabilului.
Controlul anticipat este o inspecție fiscală în toată regula, cu aviz, durată maximă și drept de contestație. Vezi cum decurge o inspecție fiscală și ce documente ți se pot cere.
Solduri negative repetate atrag atenția. O firmă care solicită rambursare lună de lună, fără o justificare economică vizibilă — investiții, export, activitate sezonieră — intră în categoriile de risc. Nu e ilegal, dar înseamnă control. Dacă activitatea ta produce structural sold negativ, ține dosarul de justificare pregătit permanent, nu construit în grabă la solicitarea inspectorului.
Operațiuni care schimbă calculul
| Operațiune | Efect asupra balanței |
|---|---|
| Taxare inversă — achiziții intracomunitare, anumite operațiuni interne | Neutru. Se evidențiază simultan ca TVA colectat și ca TVA deductibil |
| Export în afara UE | Scutit cu drept de deducere. Nu colectezi, dar deduci — împinge balanța spre sold negativ |
| Livrare intracomunitară | La fel ca exportul: scutită, dar cu drept de deducere |
| Operațiuni scutite fără drept de deducere — medical, învățământ, închiriere | Nu colectezi și nu deduci. Poate impune pro-rata la achizițiile comune |
| Vehicule cu utilizare mixtă | Deducerea se limitează la 50%, deci deductibilul scade |
Firmele care exportă sau livrează intracomunitar au structural sold negativ — colectează puțin, deduc mult.
TVA la încasare schimbă momentul, nu suma
În regimul normal, TVA-ul devine exigibil la emiterea facturii. Poți ajunge să virezi taxa la stat înainte de a fi încasat factura. Sistemul TVA la încasare mută exigibilitatea la momentul încasării efective.
Plafonul de acces a crescut la 5.000.000 de lei cifră de afaceri începând cu 1 martie 2026, urmând să ajungă la 5.500.000 de lei din 1 ianuarie 2027.
Nu e gratuit. În același regim, TVA-ul deductibil se deduce tot la momentul plății către furnizori, nu la primirea facturii. Avantajul apare doar dacă încasezi mai lent decât plătești — tipic pentru firmele care lucrează cu retaileri mari sau cu instituții publice.
Cinci greșeli care schimbă rezultatul
- Facturi primite dar neînregistrate. Furnizorul le-a transmis în e-Factura, tu nu le-ai operat. Deductibilul iese mai mic, plătești mai mult, iar decontul precompletat arată diferență.
- Cerere de rambursare sub 5.000 de lei. Se respinge. Suma se reportează oricum, dar ai pierdut timp și ai atras o analiză de risc degeaba.
- Deducerea integrală la vehicule cu utilizare mixtă. Limita este 50%, iar excepția pentru utilizare exclusiv economică cere foaie de parcurs.
- Uitarea decontului în lunile fără activitate. Se depune și pe zero. Nedepunerea poate duce la declararea firmei ca inactivă fiscal.
- Bugetarea TVA-ului după încasări, nu după facturi. În regimul normal, datorezi taxa la emitere. Clientul care plătește la 90 de zile nu îți amână scadența.
Întrebări frecvente
Cum se calculează TVA-ul de plată?
Se scade TVA-ul deductibil din achiziții din TVA-ul colectat din vânzări, la finalul perioadei fiscale. Dacă rezultatul este pozitiv, suma se virează la bugetul de stat până pe 25 a lunii următoare, odată cu depunerea decontului 300.
Ce înseamnă TVA de recuperat?
Este soldul negativ rezultat când TVA-ul deductibil depășește TVA-ul colectat într-o perioadă fiscală. Reprezintă o creanță asupra bugetului de stat, care poate fi reportată în perioada următoare sau solicitată la rambursare.
De la ce sumă pot cere rambursarea de TVA?
Soldul negativ al perioadei trebuie să depășească 5.000 de lei. Sub acest prag, suma se reportează obligatoriu în perioada fiscală următoare și se poate cumula până la depășirea pragului.
Cât durează rambursarea de TVA?
Termenul legal de soluționare este de 45 de zile de la depunerea decontului cu opțiune de rambursare. Dacă se dispune inspecție fiscală anticipată, termenul se prelungește la 90 de zile, iar solicitările de documente suplimentare pot suspenda curgerea termenului.
Când se face rambursarea cu control anticipat?
Când contribuabilul prezintă risc de rambursare necuvenită, are fapte înscrise în cazierul fiscal, se află în procedură de insolvență, sau când circumstanțele solicitării o impun. Pentru restul contribuabililor se aplică procedura standard, cu control ulterior.
Pot compensa TVA-ul de recuperat cu alte taxe?
Da. Sumele aprobate la rambursare pot fi utilizate pentru stingerea altor obligații fiscale, precum impozitul pe profit sau contribuțiile sociale, prin mecanismul compensării.
Ce se întâmplă dacă am uitat să deduc TVA de pe o factură?
Dreptul de deducere se poate exercita ulterior, în interiorul termenului de prescripție, prin includerea facturii în decontul unei perioade următoare sau prin decont rectificativ. Condiția rămâne deținerea unei facturi conforme.
Taxarea inversă influențează suma de plată?
Nu. Operațiunea se evidențiază simultan ca TVA colectat și ca TVA deductibil, deci efectul asupra balanței este neutru. Rămâne însă obligatoriu de raportat corect în decont și în declarația 390.
De ce am constant TVA de recuperat?
Este normal pentru firmele care exportă, livrează intracomunitar sau se află în perioadă de investiții — colectează puțin și deduc mult. Situația nu este ilegală, dar recurența atrage analiza de risc a ANAF, deci documentația justificativă trebuie să fie completă.
Ce este TVA la încasare și care e plafonul în 2026?
Este regimul în care TVA-ul devine exigibil la încasarea facturii, nu la emiterea ei. Plafonul de acces a crescut la 5.000.000 de lei cifră de afaceri din 1 martie 2026, urmând să ajungă la 5.500.000 de lei din 2027. TVA-ul deductibil se deduce tot la momentul plății către furnizori.
Concluzie
Formula are un singur pas, dar rezultatul se decide cu mult înainte de calcul: în ce lună emiți factura mare, când faci investiția, dacă ai operat toate facturile primite. Poziția de TVA nu e o cifră pe care o afli la finalul lunii, ci una pe care o construiești pe parcursul ei.
Două praguri merită reținute: 5.000 de lei, sub care rambursarea nici nu se poate cere, și 45 de zile, termenul în care ar trebui să primești banii dacă o ceri. Iar dacă soldul negativ e o constantă a activității tale, dosarul de justificare nu se construiește la control — se ține la zi.
Pentru conversiile propriu-zise între sume cu și fără TVA, folosește calculatorul de TVA. Pentru regulile de deducere și limitările aplicabile, vezi ghidul despre TVA-ul deductibil.
Precizare. Materialul prezintă regulile generale aplicabile în 2026. Procedura de soluționare a deconturilor cu sume negative, criteriile de încadrare la risc și termenele se stabilesc prin ordin al președintelui ANAF și se pot modifica. Pentru situații concrete, în special solicitări de rambursare de valoare mare, consultă expertul contabil sau un consultant fiscal.
Vrei să nu mai introduci datele de două ori? Vezi facturarea direct din CRM, sincronizată cu SPV — emiți proforma din CRM și o transmiți prin SmartBill, FGO sau Oblio.
Testează platforma →