Pe scurt: procesul verbal de predare-primire consemnează transferul unor bunuri, documente sau al unei gestiuni între două părți. Nu are un format impus prin lege, dar dacă intră în contabilitate trebuie să conțină elementele minime prevăzute de OMFP nr. 2634/2015.
Atenție la tipul corect: predarea unei gestiuni se face după alte reguli decât predarea unui laptop — cu inventariere obligatorie, conform Legii nr. 22/1969. Modelul de mai jos acoperă predarea de bunuri și documente.
Descarcă modelul gratuit
Completat parțial, editabil, cu toate rubricile obligatorii. Fără înregistrare.
Word (.docx)
PDF
Excel (.xlsx)
Varianta Excel e utilă când predai o listă lungă de bunuri, cu serii și valori.
Ce este și ce dovedește
Este documentul în care se consemnează, în scris și sub semnătura ambelor părți, faptul că anumite bunuri, documente sau responsabilități au trecut de la o persoană la alta. Rolul lui nu e birocratic, ci probatoriu: în caz de litigiu, el stabilește cine răspundea de ce, de la ce dată și în ce stare se aflau bunurile la momentul transferului.
Fără el, răspunderea rămâne discutabilă. Cu el, discuția se mută de la „cine a avut laptopul” la „ce scrie în document”.
Patru documente diferite, un singur nume
Aici se produce cea mai frecventă confuzie. „Proces verbal de predare-primire” acoperă, în vorbirea curentă, patru situații care se tratează diferit.
| Document | Când se folosește | Ce îl deosebește |
|---|---|---|
| PV de predare-primire bunuri | Laptop, telefon, sculă, autoturism, documente | Fără format impus. Modelul de pe această pagină |
| PV de predare-primire a gestiunii | Schimbarea gestionarului unui depozit, magazin, casierie | Inventariere obligatorie, comisie, conform Legii nr. 22/1969 |
| PV de recepție | Primirea mărfii de la furnizor | Însoțește nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) |
| PV de constatare | Consemnarea unei stări de fapt: avarie, lipsă, deteriorare, nerespectarea unei obligații | Nu transferă nimic — constată. Poate fi întocmit și unilateral, cu martori |
Alegerea greșită a tipului nu e o formalitate: la predarea unei gestiuni fără inventar, documentul nu produce efectul de descărcare de gestiune.
Predarea gestiunii nu se face cu acest model. Când se schimbă gestionarul unui depozit, magazin sau al casieriei, legea cere inventarierea faptică a întregii gestiuni, efectuată de o comisie, iar procesul verbal consemnează rezultatul inventarului și eventualele diferențe. Un document semnat fără inventar nu îl descarcă pe cel care pleacă de răspundere pentru lipsurile constatate ulterior.
Ce trebuie să conțină obligatoriu
Dacă documentul stă la baza unei înregistrări în contabilitate — scoaterea din gestiune a unui obiect de inventar, transferul unui mijloc fix — el este document justificativ și trebuie să conțină elementele minime din OMFP nr. 2634/2015.
| Element | Detaliu |
|---|---|
| Denumirea documentului | „Proces verbal de predare-primire” |
| Denumirea entității | Firma sau instituția care îl întocmește, cu sediul |
| Numărul și data | Număr de înregistrare din registrul intern, data și locul întocmirii |
| Părțile | Nume, prenume, funcție, act de identitate sau delegație, pentru cel care predă și cel care primește |
| Conținutul operațiunii | Ce se predă, cu descriere, cantitate, serie, cod de inventar |
| Temeiul | Contract, comandă, decizie internă, fișă de post — cu număr și dată |
| Date cantitative și valorice | Valoarea fiecărui bun, acolo unde e relevantă contabil |
| Starea bunurilor | Nou, uzat, cu defecte constatate — descris explicit |
| Semnăturile | Ale ambelor părți. Martorii sunt opționali, dar utili la bunuri de valoare |
| Numărul de exemplare | De regulă două, câte unul pentru fiecare parte. Se menționează în text |
Lipsa unuia dintre aceste elemente nu anulează documentul între părți, dar îi poate slăbi valoarea probatorie și îl poate face inutilizabil ca document justificativ contabil.
Mențiuni care merită adăugate
- Termen de restituire, dacă bunul se predă temporar.
- Clauza de răspundere pentru deteriorare sau pierdere, cu modul de evaluare a prejudiciului.
- Accesoriile predate — încărcător, husă, licențe, chei, documente de însoțire.
- Fotografii anexate, la bunuri cu urme de uzură. Anexa se menționează în corpul procesului verbal.
Model orientativ
PROCES VERBAL DE PREDARE-PRIMIRE
nr. ____ din ____________
Încheiat astăzi, data, la localitatea, între:
Predător: nume, prenume, funcția, în calitate de reprezentant al denumirea firmei, cu sediul în adresa, CUI …
Primitor: nume, prenume, funcția, act de identitate
În temeiul contract / decizie / fișa postului nr. … din …, s-a procedat la predarea-primirea următoarelor bunuri:
tabel: nr. crt. · denumire · serie / cod inventar · cantitate · valoare · stare
Bunurile se predau în starea descrisă mai sus, împreună cu accesoriile menționate.
Primitorul răspunde de integritatea și buna utilizare a bunurilor primite, până la restituirea acestora.
Prezentul proces verbal a fost încheiat în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte.
Am predat, Am primit,
Descarcă versiunea completă, cu tabelul de bunuri și rubricile pregătite, din butoanele de la începutul paginii.
Un model e util o dată. O echipă de 20 de oameni cere sute.
Zarina CRM generează procesele verbale cu datele firmei și ale angajatului deja completate din fișa de personal, le păstrează atașate la dosarul fiecărei persoane și îți arată ce echipamente sunt încă în posesia cui. Instalat pe găzduirea ta — documentele nu pleacă nicăieri.
Licență pe viață, utilizatori nelimitați, fără abonament lunar.
Situații frecvente și ce se schimbă la fiecare
| Situație | Ce adaugi în document |
|---|---|
| Echipament IT către angajat | Serie, cod inventar, valoare, accesorii, obligația de restituire la încetarea contractului |
| Autoturism de serviciu | Număr de înmatriculare, kilometraj la predare, starea anvelopelor, actele și cheile predate |
| Documente sau dosare | Lista nominală a documentelor, numărul de file, mențiunea „în original” sau „în copie” |
| Recepție de la furnizor | Referința facturii și a avizului, diferențele cantitative sau calitative constatate |
| Transfer între puncte de lucru | Gestiunea sursă și cea destinatară, avizul de însoțire a mărfii |
| Predare la încetarea contractului | Toate bunurile aflate în posesia salariatului, corelate cu procesele verbale de predare anterioare |
La încetarea contractului de muncă, procesul verbal de restituire este documentul care închide răspunderea salariatului pentru bunurile primite.
Cât se păstrează
Dacă documentul are calitatea de document justificativ contabil, termenul general de păstrare este de 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care a fost întocmit — termen introdus prin Legea nr. 36/2023.
Pentru documentele care privesc raporturile de muncă, merită păstrate cel puțin pe durata contractului plus termenul general de prescripție, pentru situația în care apare un litigiu privind bunurile nerestituite.
Cinci greșeli care golesc documentul de conținut
- Descrieri generice. „Un laptop” nu dovedește nimic. „Laptop Dell Latitude 5540, serie SN-XXXXXX, cod inventar 1234, valoare 4.500 lei” dovedește.
- Lipsa mențiunii despre stare. Fără ea, orice zgârietură devine subiect de dispută la restituire.
- Un singur exemplar. Partea care nu deține un exemplar semnat poate contesta conținutul.
- Folosirea modelului simplu la predarea unei gestiuni. Fără inventar, gestionarul care pleacă rămâne răspunzător.
- Semnătura fără dată. Momentul transferului de răspundere devine imposibil de stabilit.
Fișa de post are un defect practic: se scrie o dată, la angajare, și apoi rămâne în dosar în timp ce postul se schimbă. La control sau la un litigiu, diferența dintre ce scrie în fișă și ce face omul în realitate devine problema angajatorului. Ținută digital, alături de fișa angajatului, se actualizează și se versionează fără să dispară varianta anterioară: vezi generarea și arhivarea automată a documentelor de personal.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu procesul verbal de predare-primire?
Nu există o obligație generală de a-l întocmi pentru orice transfer de bun. Devine însă necesar când transferul produce efecte contabile sau de răspundere — predarea unui mijloc fix, a unui obiect de inventar, a unei gestiuni. În lipsa lui, dovedirea răspunderii devine dificilă.
Ce format trebuie să aibă?
Nu există un formular tipizat impus prin lege pentru procesul verbal de predare-primire de bunuri. Dacă documentul stă la baza unei înregistrări contabile, trebuie să conțină elementele minime prevăzute de OMFP nr. 2634/2015: denumirea, entitatea, numărul și data, părțile, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice și semnăturile.
Care e diferența față de procesul verbal de predare a gestiunii?
Predarea gestiunii presupune inventarierea faptică a întregii gestiuni, efectuată de o comisie, conform Legii nr. 22/1969. Procesul verbal consemnează rezultatul inventarului și diferențele constatate. Un document semnat fără inventar nu produce descărcarea de gestiune.
Ce este procesul verbal de constatare?
Este documentul prin care se consemnează o stare de fapt — o avarie, o lipsă, o deteriorare, nerespectarea unei obligații — fără să transfere ceva. Spre deosebire de cel de predare-primire, poate fi întocmit și unilateral, în prezența unor martori.
În câte exemplare se întocmește?
De regulă în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte, iar numărul se menționează expres în corpul documentului. Când există și o a treia parte interesată — de exemplu departamentul de contabilitate — se întocmește în trei exemplare.
Poate fi semnat electronic?
Da. Semnătura electronică calificată produce aceleași efecte juridice ca semnătura olografă. Pentru semnătura electronică avansată sau simplă, valoarea probatorie se apreciază de la caz la caz, deci pentru bunuri de valoare mare semnătura calificată rămâne varianta sigură.
Ce fac dacă bunul se întoarce deteriorat?
Se întocmește un proces verbal de constatare a deteriorării, semnat de ambele părți sau, în lipsa acordului, în prezența unor martori. Compararea cu starea consemnată în procesul verbal inițial este exact motivul pentru care descrierea stării la predare trebuie să fie detaliată.
Cât timp trebuie păstrat?
Ca document justificativ contabil, termenul general este de 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care a fost întocmit, conform modificării aduse prin Legea nr. 36/2023.
Ce se întâmplă la încetarea contractului de muncă?
Se întocmește un proces verbal de restituire a tuturor bunurilor aflate în posesia salariatului, corelat cu procesele verbale de predare anterioare. Acesta este documentul care închide răspunderea salariatului și condiționează, în practică, eliberarea documentelor de lichidare.
Este nevoie de martori?
Nu este obligatoriu. Martorii devin utili la bunuri de valoare mare, la constatarea unor deteriorări sau atunci când una dintre părți refuză să semneze — situație în care refuzul se consemnează expres în document.
Un proces-verbal de predare-primire are valoare exact cât are evidența din spatele lui. Dacă bunul predat nu se scade din stocul unei locații și nu se adaugă în alta, documentul rămâne o hârtie, iar cantitățile din sistem devin, treptat, ficțiune. Transferurile care actualizează automat ambele gestiuni rezolvă asta: vezi transferurile între locații și gestiuni.
Concluzie
Un proces verbal de predare-primire valorează exact cât de precis e scris. Descrierea generică, starea nemenționată și lipsa datei sunt cele trei lucruri care îl transformă dintr-o dovadă într-o hârtie.
Iar înainte de a-l completa, verifică ce predai de fapt: bunuri, o gestiune, o recepție sau o constatare. Sunt patru documente diferite, iar folosirea celui greșit lasă exact răspunderea pe care voiai s-o transferi.
Precizare. Modelul are caracter orientativ și acoperă predarea-primirea de bunuri și documente. Pentru predarea gestiunilor, recepția lucrărilor de construcții sau situații cu miză patrimonială ridicată, adaptarea documentului se face cu sprijinul unui consilier juridic sau al expertului contabil.
